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企业档案管理

发布者:  发布时间:2020-11-03  阅读:2370次
 

企业作为推动经济社会发展的活跃因子,表现越来越突出,其结构和信息体系也越来越庞大,企业档案管理需要做到科学严谨,服务好企业发展。

 

 

一、文书档案

 

1)党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等;

2)行政管理类:行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等;

3)经营管理类:经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等;

4)生产管理类:生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等。

 

二、科技档案

 

1)产品文字材料:各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等。(2)科研文字材料:各种合同(协议书)、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等。

3)基建文字材料:各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概(预、决)算、检验分析材料、施工图样等。

4)设备文字材料:各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等

 

三、财务档案

 

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

 

四、人事档案

 

职工的招聘、履历、培训等;

 

五、电子档案

 

计算机磁带、磁盘和光盘等;

 

六、声像档案

 

照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等。

 

档案管理工作流程

 

 

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

 

二、借阅

1、本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

 

2、外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

 

三、收集、交接、整理、统计工作

1、立卷部门兼职档案员(资料员)根据单位制定的档案归档范围,平时做好文件材料的形成、收集、保存,确保归档文件材料完整

2、兼职档案员(资料员)根据不同各类文件材料的特点,按规定的案卷类目归卷

3、次年初,兼职档案员(资料员)对收集、积累的文件材料进行整理(初步立卷)

4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导

5、兼职档案员(资料员)按立卷要求立卷

6、兼职档案员(资料员)填写移交清单,并向单位档案室移交档案

7、档案室对案卷进行分类、整理

8、编制档号

9、编制案卷目录等各种检索工具

10、入库

11、做好档案的统计、保安

12、开展档案的利用

13、进行文件汇编,对档案信息进行二次、三次加工

 

四、鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组(由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成)进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

 


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