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编制案卷封面及脊背

发布者:  发布时间:2020-10-20  阅读:3396次
一、文书档案案卷封面项目及其脊背项目填写


 


1.文书档案案卷封面项目

 

GB/T 9705—2008 《文书档案案卷格式》所设计的案卷封面项目及其填写方法如下:

 

1)宗名称。宗名称相同于立档单位的名称,填写时必须用全称或通用简称

2)类目名称。类目名称指全宗内档案分类表中的第一级类目的名称。

3)案卷题名。案卷题名即案卷标题,一般由档案整理人员自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确,字数以50字内为宜。

4)时间。时间应填写卷内文件所属的起止时间。

5)保管期限。保管期限项按整理时所划定保管期限填写。

6)件、页数。装订的案卷要填写总页数。不装订的案卷要填写本卷的总件数。

7)归档号。归档号填写文书处理号。有的单位将案卷目录中的室编案卷号作为归档号填写,方便了档案室保管和统计档案,利于以后将档案移交档案馆。

8)档号。案卷封面的档号由全宗号、目录号、 案卷号组成。

 

2.文书档案案卷脊背项目

案卷脊背项目包括全宗号、 目录号、年度、案卷号,一般用阿拉伯数字横排书写。

 

3.文书档案案卷封面及其脊背的填写

 

 

 

1)卷盒封面的填写

卷盒封面填写全宗即立档单位名称,填写时必须用全称或通用简称。

 

 

2)卷盒脊背项目的填写

全宗号:填写档案馆给立档单位编制的代号。

年度:填写文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2010。

保管期限:填写归档文件保管期限的简称或代码。

起止件号:填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“一”号连接。

机构(问题):填写作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。该项为选择项,分类方案类目中没分机构(问题),则不用填写。

盒号:填写档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。

 

 


二、科技档案卷盒封面及其脊背项目的填写




1.案卷封面的编制

1)案卷封面宜印制在卷盒正表面,亦可采用内封面形式(封面式样见图A1。虚线内为提示项/下同)。

 

 

2)案卷题名:应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容,主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字(号)、结构、阶段名称、文件类型名称等。

3)立卷单位:应填写负责科技文件组卷的部门或项目负责部门。

4)起止日期:应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日(年度应填写四位数字,下同)。

5)保管期限:应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。

6)密级:应填写卷内科技文件的最高密级。

7)档号:由全宗号、分类号(或项目代号或目录号)、案卷号组成;

全宗号:需向档案馆移交的档案,其全宗号由负责接收的档案馆给定;

分类号:应根据本单位分类方案设定的类别号确定;

项目代号:由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定;

目录号:填写目录编号;

案卷号:应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。

8)档案馆号:应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码。

 

2.案卷脊背的编制

1)案卷脊背印制在卷盒侧面,脊背式样见图A2。

 

 

2)案卷题名、保管期限、档号,填写方法同上(案卷封面填写)。

3)案卷脊背项目可根据需要选择填写。



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