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案例解读 | 关于电子会计档案的管理要求

发布者:  发布时间:2020-09-29  阅读:2525次

 案例一:会计档案电子化管理节约成本效果显著
自2013年以来,财政部、国家档案局联合有关部委组织部分企业开展会计档案电子化管理试点工作,为推进会计档案电子化工作,探索可行的途径积累了宝贵的经验。
实行会计档案电子化管理在成本节约方面效果显著。以某试点企业为例,全部记账凭证和明细分类账仅以电子形式保存后,每年可节约纸张超过1亿张,约合用纸225吨,累计节约纸张成本、运输成本、仓储成本、打印耗费、装订成本、人工成本等数千万元。
按照每一吨纸耗费3.6立方米木材测算,节约木材810立方米,按一棵成年树可产木材0.5立方米,每棵树可以吸收0.11吨二氧化碳计算,相当于178.2吨二氧化碳排放量。实行会计档案电子化管理,还显著提升了该企业的会计档案工作质量、管理效率和档案的利用价值。
案例二:纸质会计档案扫描影像件不能替代档案原件    
某国有大型企业拥有数量众多的分支机构且所处地域分散,为加强财务组织的风险控制能力、增强财务服务效能,该企业于20××年成立了财务共享服务中心,集中处理会计审核、结算与核算工作。
成立初期,各分支机构需将纸质发票快递至财务共享服务中心进行费用报销审核,报销时效很慢,员工抱怨很大。
财务共享服务中心重新设计费用报账流程,允许分支机构将纸质发票扫描为影像件上传报销系统,全流程实行电子审批,大大提高了费用报销的时效,分支机构平均报销所需时间由8~10天缩短为1-2天。
但是,该企业认为电子影像件的可靠性难以保证,很容易被篡改,甚至可能出现同一张纸质发票被扫描多次重复报销的风险,因此并未仅保存电子影像件作为会计档案,而是严格审核电子影像件与纸质发票原件的一致性,将纸质发票作为会计档案归档保管,将电子影像件作为数字副本用于提高财务工作效率。
案例三:建立记账凭证与相关联原始凭证的检索关系    
某企业提出基于纸质原始凭证的整理、制档和检索模式,通过原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题,并在此基础上实现取消打印保管纸质记账凭证,仅保管纸质原始凭证的做法,同时在电子会计档案管理系统保管记账凭证完整电于信息。
在实际操作中,原始凭证成档在电子会计档案管理系统中依旧以记账凭证为基本单位,同时通过电子会计档案管理系统及纸质档案卷首的记账凭证与原始凭证勾稽关系表管理卷内纸质原始凭证。
此操作不仅每年减少打印数千万张记账凭证,还将成档、制档过程的若干个关联环节压缩50%以上,大大减少纸质档案成档过程的劳动量,减轻工作压力。该企业有关纸质档案整理模式优化节约环节详见下图。

来源:兰台之家

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