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档案与文件、图书、信息资料的区别

发布者:  发布时间:2020-07-29  阅读:4706次
  档案在社会现实中不仅实存形态广泛多样,而且与诸多事物有着较为复杂的关系,使人们往往难分彼此,甚至将其混为一谈。因此,有必要进一步从理论上梳理档案与相关事物的关系,弄清他们之间的联系与区别。

现实中与档案关系较近且不易分清的事物主要有文件、图书、资料、信息、文物等。

1 档案与文件的联系与区别

档案是由各种文件转化而来的,文件材料是档案的前身,档案是文件材料的归宿,因此,文件材料与档案的关系是最密切的。

档案和文件既有密切联系,又有区别。文件是由一定的国家机关、社会组织以及个人为了处理现实事务的需要而产生的,它和档案在内容和单体形式上是同一的。有些文件材料日后还需查考,就被有意识有目的地保存下来,转化成档案。因此,档案是处理完毕的历史文件,是留备查考的有价值的文件,是集中保存的系统的文件。

但档案和文件材料之间的区别也很明显:

1、并非所有的文件都能转化为档案,只有原始记录性强,查考价值高且文书处理程序完毕的一部分文件才能转化为档案,大量的文件并不转化为档案。

2、二者的概念内涵,尤其是本质不同。文件本质上是人们处理、解决现时具体事务、问题的信息传递工具。文件虽有原始记录性,但原始记录性并非文书的本质所在,也不是人们制作使用文件的根本目的与追求。它主要在空间上传播交流且具有相当程度的强制性(如公务文件)。而档案的本质则是已往社会实践的原始记录物。它主要是在时间上传递,让过去告诉现在,让现在告诉未来。因此,档案是人们追求、维系时间上的连续性、统一性的产物。从逻辑上讲,二者内涵不同,但外延有大面积交叉。

3、除了文件,档案还包括大量非文书(文件)类的原始性记录物。因此,档案就是档案,不能称“档案文件”。了解档案与文件的联系与区别,不但有助于进一步理解档案的定义,还有助于理解和掌握档案整理的必要性和整理的方法。因为,档案整理的许多原则和方法都与文件的形成、文件本身的各种因素紧密相关。为了管好档案,必须下工夫研究文件,掌握文件材料的来龙去脉。

2 档案与图书的联系与区别

档案与图书的关系也较为密切。有的档案部门还保存一些图书作为档案的补充,提供查阅利用;有些图书,例如回忆录、未公开出版的书稿等带有比较强的原始记录性。

档案与图书的区别是在于:

1、二者的本质不同。档案本质上是人们在社会实践中直接形成的原始记录。图书本质上是系统知识的结晶,是人类对自然及社会现象进行系统认识研究的结果。图书的内容虽会涉及社会实践,但却不是对社会实践的直接记录,而是经过加工、提炼、总结后的系统性产品。因此,我们可以说,档案是社会实践的记录;图书是系统认识的产品。当然,书稿则是档案,因为书稿是写作过程的原始记录。

2、二者的社会功能不同。档案是原始记录,可供人们查考史实、解决实际问题、研究历史之用。图书资料主要是供人们学习知识、陶冶性情。档案比图书更为宝贵。一些图书是在档案的基础上形成的。例如,著名小说《基督山伯爵》就是根据档案写成的。

3、二者在内容上的交叉重合部分也仍然具有不同的特点。档案内容中虽有知识,但这些知识是不系统的知识片段;图书资料的内容中虽也有对历史事实的记载,但这种记载却不是直接的原始记录,而是经过加工提炼后的系统性知识。如由档案文件内容直接汇编转化而成的图书(文选、文集、文件汇编等,档案界称为“编研成果”)所追求的也是系统性。

3 档案与资料的联系与区别

资料概念的外延较为宽泛。一般说来,凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的信息均可称为资料。文件、档案、图书、报刊、文章、录音、录像,不管是集中保存还是散存各处,都可以看成是资料。正由于这个因素,有的单位缺乏档案意识没有建立档案管理制度,把该作为档案管理的东西仅仅看作资料,没有按照档案管理的要求来管理这些“资料”。有的人把档案只看作资料,或者称档案为“档案资料”。

档案与资料都记录了各种信息和知识,都被人们有意识地保存。但是,从形成及其性质看,档案又与资料有所不同。档案产生的主要原因和直接目的是为了处理当时某种事务,作为记录和办事的工具,并非为了提供给人阅读。只是由于其中仍有某种用途,才被保存下来成为档案。因此可以说,档案是人们处理事务过程中遗留下来的“副产品”,它是人们进行社会实践活动附带的产物,是特定的形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物,不是事后编写和另外收集的材料,不是纯粹人为的结果,具有很强的原始性。同时,档案一般是原本、原稿,而且往往是孤本,独此一份。档案可以被人们作为资料看待并使用,但却不能把资料作为档案看待并使用。

4 档案与信息的联系与区别

档案是一种信息资源。档案信息与其他信息的不同在于档信息具有原生性。信息,按其形成特征可分为原生性信息和派生性信息。档案是人们社会活动形成的“第一手材料”,是事物发生、发展、变化的原始记录,它是没有经过处理的原始信息。它可以作为信息加工的原材料,经过加工产生出图书、资料等派生性信息。

档案是最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生性固化信息。档案汇集了大量的知识,也记载着丰富的信息,成为一种重要的信息资源。档案一方面以其信息的本源性、可靠性等特点而优于其他信息资料,同时又由于它的原始性和内向性等特点而使档案信息知识的系统性和传播功能低于其他信息资料。因此,应该掌握档案信息的特点,采取相应的科学管理措施,发挥档案信息的优势,弥补它的局限性,从而强化档案信息资源的功能。

5 档案与文物的联系与区别

档案与文物在内涵上有部分交叉重合。文物是有文化价值的历史遗留物,其中也有一些重要的历史文件可以发挥原始记录的作用。档案,尤其是重要的档案,既有原始记录作用又有突出的历史文化作用,也可以作为文物。因此,我国档案法实施办法规定“既是文物、图书资料又是档案的,档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录,联合举办展览,共同编辑出版有关史料或者进行史料研究”,从法律层面肯定了文物与档案的重合交叉关系。

档案与文物的相似之处在于都是自然形成的。其产生的目的都不是为了供人们日后阅读和考古研究。但是,档案的形成及其性质,与历史文物又有所不同。现今从地下出土的文物,它们被遗留下来,在当时一般是无意识的。而档案的最后形成,即由文件材料向档案转化,则是人们有目的地进行的。

档案与文物的区别还在于内容信息是否清晰、确定。绝大部分文物是实用性物品,其所记录的历史事实的内容信息不清晰、不明确,不能成为档案。而档案则是内容信息清晰、确定、可明确说明某一历史事实的原始记录。

档案中的“实物档案”确立的标准也是其所记录的内容、信息的清晰性与明确性。一般而言,只有那些自身带有文字的实物(如公章或印章、锦旗、奖杯、标牌、钱币、带字的旗帜、牌匾等)才可成为实物档案被档案部门收藏,而无文字的实用物品因不能说明其产生、使用的历史背景等史实,则不能成为实物档案。若其有较高的文化价值,可作为文物被博物馆等文物部门收藏。从这个意义看,档案不同于一般的历史遗物,它是以具体内容反映其形成机关或人物的社会活动的历史记录物,因此具有很强的记录性。

通过上述分析,我们可以认识到:区分档案与相关事物的关系必须牢牢把握档案的本质属性。档案是历史的原始记录,或者说是原始的历史记录,兼具原始性和记录性是档案区别于其他信息载体、文献资料和历史文物的关键。

 


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