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科技文件的立卷方法

发布者:  发布时间:2020-07-14  阅读:4125次
  科技文件之间的联系是多方面的,分类的方法多种多样,因此立卷的方法也是较为多元化的。通常的方法有以下几种。

(一) 按结构立卷

这种方法,主要适用于机械产品和设备科技文件,尤其是其图样部分。其做法是:按照机械产品和设备的组、部件或系统,将记载和反映其各组成部分的科技文件组成案卷。比如,一台铣床,是由床身、传动机构、变速机构、进给机构、升降机构、工作台、电气系统、润滑系统等部分组成,各结构部分的相关科技文件,即可分别立卷。

(二) 按子项或子课题立卷

前者主要适用于建设工程科技文件,即按照建设工程的子项将其科技文件组成案卷。比如,某机械厂建设工程由铸工车间、金属加工车间、机修车间、锅炉房、原料库、成品库等子项组成,各子项的科技文件可分别立卷。

后者适用于科研课题文件。大的科技研究课题常常由若干个子课题构成,每个子课题的科技文件是具有有机联系的,可分别立卷。

(三) 按工序或阶段立卷

按工序或阶段立卷,就是根据科技、生产程序或工作过程,把反映同一程序或过程的科技文件组成案卷。这种方法适用性较广。比如,工艺文件可以按加工工序的不同,组织相应的案卷科研文件和设计文件,可以按科研、设计阶段分别立卷地质勘探文件可以按踏勘、初探等工作进程立卷等。

(四) 按专业立卷

按专业立卷,是按照科技文件内容所涉及的专业来分别立卷。比如,一个机械产品的工艺文件,可以按照铸造、锻造、热处理、焊接、电镀、油漆等不同专业分别组织案卷。建设工程的图样,可以按建筑、结构、电气、通风、给水和排水等不同专业分别立卷。

(五) 按问题立卷

这种方法是按照科技文件反映的不同问题分别立卷。比如,某项综合调查或考察、某个专业讨论会等,均可按照调查或考察、讨论中的不同问题,将其科技文件分别立卷

(六) 按名称或文件性质立卷

前者是按照科技文件的不同名称,如设计任务书、计算书、说明书、工程预算书等分别立卷后者是按照科技文件的不同性质,如原始基础性文件、中间过程性文件、成果性文件等分别立卷。

(七) 按地区立卷

这种方法是按照科技文件反映的地区分别立卷。它主要适用于地质勘探文件、地形测量文件,以及水文、气象观测等文件。

(八) 按时间立卷

这种方法是按照科技文件所反映或形成的时间分别立卷。它主要适用于水文、气象、天文、地震等观测文件。如气象预报,可按时间把一年内形成的气象月报集中在一起组成案卷也可以把年内形成的月报和本年度的年报集中到一起组成案卷。

(九) 按作者立卷

作者,亦称责任者,包括个人作者、集体作者或机构。按照作者立卷,就是把同一作者形成的科技文件单独组成保管单位。比如,专家关于科学技术问题的建议,科学家的考察报告、论文、专著手稿等,均可以按不同的作者分别立卷。

上述九种方法,是立卷常用的主要方法。由于科技文件种类繁多,类型和载体复杂,在具体运用时,可根据科技文件的具体情况,选用既能保持科技文件的有机联系,又便于科技档案管理和利用的方法。

 

 


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