干部人事档案收集方法和途径

(一) 建立健全收集干部人事档案材料的制度

干部人事档案材料形成单位分散，形成时间不定，给收集工作增加了难度。只有建立干部人事档案材料的收集归档、索取、检查催要、收集登记制度等,才能使档案收集工作制度化、规范化，确保将所形成的应归档材料及时、齐全地集中到干部人事档案管理部门。

1. 归档制度

归档制度是关于将办理完毕的应归档的干部人事档案材料在归档时间内按归档要求移交干部人事档案管理部门保存的规定(详见《干部人事档案材料收集归档规定》第三十条:“干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制,在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续”)。归档制度是党和国家用法律法规形式固定下来的一项制度，须切实贯彻执行。工作中要建立由组织人事部门牵头，干部人事档案材料形成部门参加的收集机制,明确责任分工,加强监督和检查。

2. 催要制度

催要制度是指干部人事档案管理部门的工作人员在日常工作中不能坐等材料形成部门单位主动送交人事档案材料，应主动催促并索要属于归档范围的材料,靠前服务，做到口勤、手勤、脚勤，防止漏收材料。

3. 转递制度

转递制度是指干部人事档案管理部门应及时将因调动或辞职离开原单位的干部的人事档案转至有关部门的规定，确保“档随人走”。

4. 检查核对制度

为了对所管的干部人事档案材料心中有数，干部人事档案管理部门应根据所管辖档案的实际数量情况，在每季度、每半年或一年对干部人事档案进行核对检查。如果发现由于同名同姓或粗心而错收错装的材料，应及时加以纠正;因人员工作调动或辞职，应予转出的材料及时转至有关部门;不符合归档要求的材料，应退回形成单位重新制作或补办手续;不属于归档范围的材料,退回原单位处理;发现缺少材料，应及时填写补充材料登记表，以便继续收集和补充。

5. 及时登记制度

为了便于随时掌握材料收集工作情况，避免干部人事档案材料的重复收集和盲目收集，防止材料的散落、遗失，干部人事档案管理部门应做好档案材料收集登记制度。常用的收集登记主要分两种:一种是收文登记，即将收到的材料在收文登记簿上逐份登记;另一种是移交清单,由送交材料单位填写，作为转出或接收的底账，干部人事档案部门应妥善保留，以备后续检查核对。

6. 随时补充制度

为便于组织人事部门全面、历史地掌握干部的情况，干部人事档案管理部门可以根据工作需要和档案材料的短缺情况,不定期地统一布置填写履历表、登记表、自我鉴定、体检表等，以便随时补充干部人事档案材料。已建立干部人事档案信息系统的，应将收集到的材料及时补充录入，更新系统信息。反之，干部人事档案信息系统收到重要的干部人事档案时，也需要将电子档案制成纸质硬拷贝保存。这样的一个双向过程，能保证目前“双轨制”下，系统的档案信息管理与实体档案管理基本保持同步。

(二) 掌握信息，做好定向、定时、追踪收集

1. 定向收集

定向收集是指掌握干部人事档案材料形成的源流和规律，把握收集工作的主动权，向形成干部人事档案材料的部门进行收集。《干部人事档案材料收集归档规定》明确提出:“干部人事档案管理部门应当建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。”

2. 定时收集

定时收集就是按照事先确定的某一时间或某一时间周期向有关部门进行收集。这种收集是由许多干部人事档案材料的形成具有一定时间规律的特点决定的。比如，每年年终的总结工作，会评选先进工作者、十大杰出员工等,必然形成一批反映个人先进事迹的材料;每当机构重组、职务变动、工资调整等，必然形成一批干部任免审批表、工资调整相关的材料。把握干部人事档案材料形成的时间规律，就可以定时地将所形成的干部人事档案材料收集起来，避免时过境迁造成人事档案材料遗失或损坏。

3. 追踪收集

在收集、鉴别和整理档案过程中,可能会发现缺少某些材料，例如在鉴别归档材料时发现有的干部已经入党且已转正,但缺少转正申请书。在这种情况下，干部人事档案管理人员应及时将这些缺少的材料逐一登记， 并根据线索向有关部门进行收集。