文书的保管

1. 文书的收集。一般来说，正常运转的文件无须专门收集，但有些文件材料并非通过正常的渠道运行，这就需要文书人员去专门收集。收集的方法大致有以下几种:

(1) 平时收集。一年之中,不经过正常运行程序、正常渠道运行的文书材料很多,有些材料,特别是内部材料，一般很少有人专门保管，而且时限性很强，如果等年终整理前专门收集，往往收集不到或收集不全，必须在平时随时收集。文书人员应在日常工作中,时时注意对失去现实效用的文书进行收集，这样才能保证文书收集的齐全完整，保证不失密泄密。

(2) 主动收集。主动收集即要求文书人员发挥主观能动性，主动去收集文件材料，而不是被动地坐等别人把文书材料送上门来。注意每一份发文和收文的运转情况，注意会议文件和内部文件的形成情况，注意外出开会带回文件和报刊上公开发表文件的情况。凡遇到上述情况,都要积极主动地进行收集，防止疏漏。

(3) 重点收集。重点收集即抓住形成文书材料的重点部门、如综合部门、调研部门、业务部门秘书部门等,收集不经正常渠道运转的文书材料；抓住应该归档的重点材料，尤其是本机关内部形成的重要文件的原稿和正件,进行重点收集。

2. 文书的清退。文书清退即文书部门根据有关制度和规定，对运转处理完的文件进行清理追退。清退是文书归档和销毁前十分重要的工作环节，清退工作做得如何，直接影响到文书的整理、归档和利用。

(1) 清退范围。每年各机关单位的收发文件很多,但不是所有的文件都必须清退,这就涉及一个范围问题。属于清退范围的有:

①加密的文件及资料。凡是标有绝密、机密、秘密字样的文件或资料，无论是传阅、承办，还是学习研讨之用，都应及时清退。

②送领导传阅的文件。送领导传阅的文件一般都是重要文件，而且领导工作繁忙,经常不能及时将文件退回文书部门,因此，领导人传阅的文件应在文书部门重点清退的范围之内。

③注明“清退"字样的文件。凡是注明“清退”字样的文件，诸如领导人的重要讲话、各种重要资料密码电报、会议印发的要求退还的文件讨论稿等,均在清退的范围之内。

④有重大错误的文件。如果发现发出的文件有重大原则错误，应及时通知收回,以免扩散影响。

(2) 文件清退的具体做法。发文机关在发文时，对需要阅后退回的文件，尤其是密件，应在文件上注明“清退"字样,并在每年的第一季度发出清退文件通知，附带上一年需要清退的文件目录。受文单位应按通知的要求和目录规定的范围、清退时间，将文件退回到文书部门。

对于传阅的文件，如果需要返回，须在传阅之前盖上“阅后退回存档”图章，以便提醒阅文者及时将文件退回。

文书人员应对超过退交时间而仍未退回的文件进行随时催退。

3. 文书的保存。被收集和清退回来的文件在未进行整理和归档之前，在文书部门有一段保存的时间。机关文书的保存方法，主要是采用文件夹和文件盒存放文件。在采用文件夹和文件盒存放文件的时候，为了做到条理清楚，便于利用,必须抓好以下几个环节:

(1) 做好文件夹和文件盒的置备工作。文件夹和文件盒是平时盛装、存放文书的工具,必须有充足的备品,这是文书保存的基本条件。文书部门]必须在每年的年初购进足够的文件夹和文件盒，以备使用。

(2) 文件夹和文件盒的分类。文件夹和文件盒的分类实质上是对装在文件夹和文件盒中的文件的分类，这是文书管理中重要和必要的工作内容，合理的分类，可以使文书管理工作井井有条。

分类的方法有很多。例如:按文件密级分类，这种分类有利于文件的安全保密;按发文机关分类，这种分类便于查找;按收文时间分类,这种分类便于近期文件的使用和阅办;按文件的内容分类,这种分类便于对同一内容文件的查找;按整理归档要求分类，这种分类有利于平时归档和年终整理。各级机关单位应根据本单位的实际情况，选择一种或几种分类方法，以有利于本单位的文书管理工作为原则。

(3) 文件夹和文件盒的编目标注。文件夹和文件盒内均应编写文件目录,记载文件夹和文件盒内文书的内容,以便查找和管理。文件目录的内容有以下几项:顺序号、文件标题、发文机关、行文日期等。另外，文件夹和文件盒的封面或脊背上应注明类别，以便查找。

(4) 文件夹和文件盒的陈放和整理。文件夹和文件盒一般陈放 在特别的卷柜内。摆放时,应按类集中排列，这样才便于管理和查找。对文件夹和文件盒中的文件应定期整理,随时调整置放错位的文件，并对已处理完毕的文件做一些整理的准备工作。

利用文件夹和文件盒保存文件，是文书管理的传统方法，亦是有效的方法。这种方法在文书管理工作中起到了非常重要的作用。

4. 文书的归档、销毁。

(1) 文书的归档。文书归档就是指文书处理部门将办理完毕的、具有保存价值的文件立卷，向单位档案室移交。需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

(2) 文书的销毁。文书的销毁是指对运转处理完毕而又无保存价值的文书进行销毁。

进行销毁工作之前必须明确销毁范围。需要销毁的文书大致包括:不需归档的各类文书、平时清退回来的重份文书、无保存价值的其他文献资料、上级机关授权销毁的材料、翻印复印的上级文件、订阅的内部发行的材料与刊物等。

文书的销毁，一般可一年集中进行一次，最好是安排在文书整理归档之后，也可以随时销毁,特别是密级较高的文件,应随时清退随时销毁，以防止丢失或泄密。

文书的销毁是一项严 肃的工作，必须按照有关规定和手续要求进行。其具体要求有以下几点:

首先,按上级规定的销毁权限和范围销毁。清退回的文件,需要销毁的由负责清退的机关统一销毁。 清退以外的文书，由县以上单位文书部门清点登记销毁，具以下单位一般不得销毁上级机关制发的各种文件。凡属销毁范围内的文件，任何文书管理部门和个人不得以任何借口截留不毁。

其次，履行销毁审批手续。文书销毁的审批,一般由机关办公部门的领导人负责。文书管理部门报批销毁时，应有关于销毁文书的书面申请，并附有销毁目录、经领导审批签字后,方可进行销毁。

再次，销毁文件应登记造册。文书人员应对推备销毁的文件逐件进行登记，然后认真进行核对，确定准备销毁的文件与登记册上的内容和数量无误时，才能进行销毁。文书销毁后，监督人员应写出销毁文书报告，销毁人和监督人需在报告上签字。销毁报告连同销毁文书的请批件、销毁目录一并由销毁单位存档。

最后,大批量文书销毁的处理。遇有大批量需要销毁的文书，可送造纸厂保密车间溶化纸浆。但绝密文件和密码电报等不可送造纸厂，应由机关人员自行焚毁。严禁向物资回收部门出售内部文件和资料、刊物等。