录音、录像档案

一、唱片档案

唱片是采用机械录音的方法，把声音录制在片状的圆盘上，存蓄在密密的声槽中，使用时再用唱机，将声槽中存储的声音重发出来。唱片种类分为粗纹唱片、密纹唱片、立体声唱片三种，近几年又新增了激光电视唱片等。唱片档案主要产生于文化、艺术、教育和科研部门，包括录音片(蜡片和胶片)、金属模版、文字材料。它基本按照制成材料分为金属模版、唱片两大类，可分别整理保管。金属模版可按版次分别人库，可按生产时的片号、版号分类排列保管:唱片可按片种(粗纹、密纹、立体声)和规格(尺寸、胶版、薄膜)内容分类。唱片档案应附有文字记录材料，报告要有原文，音乐、戏曲应有唱词、乐谱等。档案管理部门在接收唱片档案时，要同时检查是否有文字记录材料，并且在听音时，要核对原文。

二、录音、录像档案

利用电生磁原理，磁记录设备可将记录的信息转变成电信号，使文件载体的磁性层发生选择性磁化来保存信息;通过磁重放设备又将文件载体磁性层上的磁信号转变成电信号重放出来。通过这种磁记录形成录音、录像磁带，把其中具有保存价值的东西留存下来就是录音、录像档案。

录音、录像方法简便、高效、使用方便。但它易于失磁，在保管不适宜时，容易变质或折断。随着录音、录像活动的普及，录音、录像档案的数量会越来越多，人们对它的利用需求也会日益增长，因此，必须加强管理。其具体管理方法如下:

(一) 归档与收集

在录音、录像档案产生较多的单位(电台、电视台)，记者、编辑应将采访录制的各种素材，经过编辑加工，与有关登记单、审查表一并送交有关领导审定。送审表上应注明节目来源、节目内容、录音地点、原录日期、复制日期、录音效果、机速、时间以及过去消磁情况等。经过审批后的录音、录像材料才能归档，与之有关的文字材料应同时归档。

在录音、录像档案不多的单位，还要通过各种方式开展经常性的收集。通过向有关人员宜传档案工作的基本常识，防止在未经审查与批准的情况下，把反映立档单位基本活动面貌的磁带很快消磁，造成不可弥补的损失。因此，录音与录像档案也应同其他档案一样，其中具有保存与利用价值的应按照归档制度的要求交档案室统一保管。

(二) 验收

接收录音与录像档案要进行验收。手续是从核对录音、录像登记表开始，先检查登记表中的各项内容是否填写清楚，手续是否完备;随后是根据登记表记载的内容听音观看，其目的是核对内容和技术状况。视听时要以文字材料为依据。保存录音与录像档案的档案部门，应备有视听设备，以便进行物理性能与电磁性能的检查。

(三) 分类

录音、录像档案，在一般机关、单位形成的并不多，内容比较单一,无必要分类。在形成数量较多的单位，利用也很频繁，可以按内容进行分类。通常按政治、经济、文学艺术、科学、教育分为若干类别。如果数量多，还可以再分属类。分类时应把永久保留性节目与临时性节目分开，把机密的与一般的分开， 把不同版种(原版、复制版、播出版)区别开来。

(四) 编目

档案馆(室)对验收并须分类人库的录音、录像档案，应登记入册。如果数量少只建立总登记簿即可。按收到的先后次序人册，主要包括如下一些项目:编号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、技术状况(消磁情况、模版质量)、数量、备注等。

录音、录像档案应装在特制的盒内或套内，在盒套外面贴上标签，并写明题目(内容)讲话人、录制日期、盘(卷)数、编号、带长、时间等项目。盒内还附有文字材料，并统一编号。

(五) 鉴定

在录音、录像档案形成较少的单位，主要把好消磁关，如认为确有消磁必要，需征求业务部门意见，并送领导审批，在登记目录中注销。

在录音、录像档案较多的单位，其中有些具有长久保存价值，最好把磁带复制成唱片模版，以便长久保存。有些磁带在保管一段时间后， 要进行复查。有些磁带内容重要，为了长久保存，可以复制；有些已失去继续保存的价值，经过审查批准，可以消磁。

(六) 保护

接收人库的磁带录音要装入特制的磁带盒内。在盒内应有固定盘心的定位装置，磁带装入盒后应松紧适度，不应过紧；磁盘盒应有一定的硬度， 以防变形。录音与录像档案的保护条件与方法如下:

1. 适宜的温湿度

磁带受潮容易变形，所以要防潮，不要太干燥:温度过高，易于使磁带变脆。实践证明，对于磁带来说，库内温度保持在15°C～25°C,相对湿度保持在45%～60%为宜。为此，库房内应有空调设备和温湿度的测量仪器，以便随时记录数据，随时调整气温和湿度，及时改善库房的环境与条件。

2. 磁带应卷绕平整，不能有折皱、弯曲，防止带体损坏

磁带卷绕不当，如带边朝外面突出，太松或太紧，在磁带运行时，均会造成带体损坏。如卷绕太松，走带时会出现滑动，使磁带上出现折皱;卷绕太紧，易造成磁带永久性变形。所以，磁带应卷绕松紧适当，边端应平整。

3. 定期复制与转绕

磁带上保存的信息是有限的，为了使磁带上的信息长期保存下来，必须定期转录，可以根据磁带保存情况，5～10 年转录一次。

长期保存的磁带档案在目前情况下最好是6～12个月重绕一次，重绕的目的是释放磁带内部压力，并定期检查，一旦发现问题，可以及早重新复制。轮流倒带，带基不易损坏。倒带时，遇到断接处可用清洗溶剂清洗一下，重新接好。

4. 磁带要竖放

磁带的正确放置是竖直放在专用的磁带架上，可使其受力均匀，避免磁带卷边或变形，磁带的重心落在带盘芯上，可以避免因卷绕松弛造成磁带横向损伤。存放磁带处应避免强日光照射，强日光有损磁层稳定性，促使记录信号衰减，影响重放信息的清晰度。

5. 磁带使用与保存处所应避免靠近磁场

如果磁带离磁场太近，会使磁带退磁或磁化，造成信号失落，影响重放效果。存放磁带的库房，应避开散杂磁场的地方。比如，存放有电动机、电视机、扬声器、变压器等物附近，易产生磁场，磁带应避免放在这类电器上或其附近。