工程文件归档要求

对与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。工程文件的具体归档范围应达到三个符合，一是符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328-2001) 等规范标准的基本要求;二是符合当地城建档案馆的规定要求;三是符合本工程项目建设实际。

二、归档文件必须是原件

归档的工程文件应为原件，这是归档工程文件质量的最基本要求。所谓原件即为文字文件、图纸或其他形式工程文件的原始件，也就是在工程建设过程中第一次正式形成或使用，且具有依据和凭证作用的文件。

(一) 原件的认定

1. 文字文件

工程建设过程形成的文字文件，包括各种用表，其原件是指在工程建设过程中第一次形成或使用，且签字、盖章手续完备，具有依据和凭证作用的原始文件。如在工程准备阶段的立项报告、请示及有关主管部门的批示、指示的原始件，凡正式发文均按国家规范制成，有发文编号、单位印章等重要元素。勘察、设计和施工、监理等单位在各自工作活动中形成的各类文字文件，特别是各种表格，均是按规定要求编制或填写的原始件，相关责任人该签认的则签了字，相关单位该盖章的则用了印。工程竣工验收时形成的各种认可文件，同样是原始件。

2. 图纸

图纸原件是指第一次 正式使用，并有相关责任单位和责任人签章的工程图纸。如施工图是由施工图的底图晒制的蓝图，且图标中内容填写完备。竣工图是指利用原施工图绘制或改绘的，或在计算机上修改输出的竣工图，不论是何种类型均盖有竣工图章，且内容填写规范。

3. 声像

(1) 照片的原件为现场拍摄胶片底片或磁盘(卡)输出(冲洗)的样片，或制成的光盘，还应包括照片拍摄的地点、位置、部位、时间等文字说明。

(2) 录像(音)带和磁盘、光盘。

无论是录像、录音，还是磁盘、光盘的原件，均为原始(母)带(盘)和编辑好的带(盘)，且包括摄录的地点、时间等文字说明。

(二) 原件的重要性

工程档案具有依据和凭证作用，即具有法律效力，只有工程文件的原件才具有这种性质，否则不具备原始价值，会受到质疑，失去效力。归档的工程文件须为原件，当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并应有经办人签字及日期。提供单位及相关责任人应对工程文件的真实性负责，一日出现问题，必须承担相应的责任。

三、归档文件应是工程建设活动的记录和反映

归档文件作为工程项目建设活动全过程的记录，必须完整、准确、系统。在工程建设过程中，工程文件不但要保证形成质量，而且要确保归档质量。各参建单位应收集好每一过程、每一环节、每一活动所形成的工程文件，并对文件的价值做出准确的评价。在把握文件价值的基础上明确哪些是应该归档的文件，再对其归档文件的数量、种类等作出判断，最终形成系列。工程文件归档时，应保持文件的原有的系列，特别是施工、监理单位需确认归档文件是否反映工程施工与竣工验收的各个环节、各个阶段。建设单位要全面检查归档文件的完整性、系统性和真实性，确定归档文件反映和记载了工程建设的全过程。

四、归档文件经过分类整理

归档文件在归档时不是文件的简单叠加、汇总，而必须经过分类和整理，这是对文件归档的又一基本要求。

工程文件包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件五部分。各参建单位及归档单位应按照管理职责和分工，对这五部分文件进行汇总和科学的分类、整理。

勘察单位应把勘察工作所形成的勘察文件分类整理。

设计单位应把形成的初步设计、技术设计、施工图设计等文件进行分类整理。

施工单位应把在施工过程中形成和收集的施工文件(包括竣工图)进行分类整理。

监理单位应把工程建设中形成的监理文件进行分类整理。

建设单位应把自身形成及汇集的工程准备阶段文件和竣工验收文件进行分类和整理。

无论是勘察、设计单位还是施工、监理、建设单位对所形成的工程文件进行分类整理时，都应遵循各自文件形成规律及其特点，按照一定的方法组织进行。如按专业、按文件性质、按文件名称、按形成时间等将文件逐层分类，使之系列化、条理化、有序化。

五、归档文件组成案卷

归档文件经过分类整理后应组成符合要求的案卷，这也是对文件归档的基本要求。

各参建单位在对所形成的文件分类整理后，遵循文件形成规律及相互间的有机联系，按照城建档案馆和建设单位的要求，采用合理的方法，将文件组合成案卷，在完成案卷编目后，进行认真检查，直至达到符合案卷质量要求。