企业档案的性质和作用

企业档案的作用是指企业档案对于人们从事实践活动的影响，是企业档案价值在社会活动中的体现，此处对于企业档案作用的探讨，主要从企业的角度分析企业档案对于企业的作用。《企业档案工作规范》中明确指出:“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。”企业档案是企业各项职能活动的原始记录，是企业活动的真实凭证，包含了企业生产、经营、财务、管理、文化建设等各个方面的内容，因此，其对于企业的影响是多方位、多角度的。具体而言，企业档案的性质和作用可概括为以下几个方面:

（一）企业档案是企业核心竞争力的重要组成部分

从信息管理的角度来看，企业档案记录了企业生产经营活动的成功经验和失败教训，是信息资源的重要组成部分。与企业人力资源、 财力资源、技术资源等一样，信息资源也是企业资源中的重要组成部分，因此，企业档案是企业不可或缺的核心竞争力组成部分之一。 企业信息包括企业在各项职能活动中形成的各类信息的总和，如图书、资料、新闻、情报、档案等，其中，档案是与企业活动最为息息相关、最真实可靠的信息，能全面反映企业的各项职能活动，其价值在企业信息体系中占据着重要的地位。

（二）企业档案是企业管理的重要工具

企业档案形成于企业各项职能活动中，与此同时，企业档案反过来能够成为企业创新的基础、改善企业管理的工具。企业档案作为管理工具是指在企业生产经营或科研产品开发过程中，与信息、情报、技术等综合发挥作用，影响企业管理决策的过程。例如，通过有效利用以往形成的档案，便于企业管理者迅速掌握企业的内部情况(如生产线、技术设备、人才队伍等情况)和外部情况(如同行、同系统、国际等的情况)，以以往各类信息作为企业决策的基础，调整企业的生产方向、制定企业的生产计划，在企业内部进行指挥、控制、组织等管理活动。

（三）企业档案是维护企业经济利益和合法权益的有力保证

一方面， 借助企业档案能够实现对外生产计划的调整和对内的高效管理，预测未来市场发展趋势，增强企业的市场竞争力。另一方面，由于企业在市场竞争中不可避免地会遇到各种矛盾和纠纷，企业档案保存了大量与企业权益相关的法律凭证性材料，使得企业档案在企业发生经济纠纷事件时成为解决纠纷、维护企业经济利益和合法权益的重要法律凭证和经济技术依据，如销售合同，在企业发生重大事件或经济事故时，能够成为企业维权的有力依据。

（四）企业档案是塑造企业文化的基础

企业文化是企业所信奉并付诸实践的价值理念，企业档案是承载企业文化的重要载体，代表着企业的过去，企业档案能够为企业文化的塑造提供大量丰富的真实资料，在企业文化的塑造中扮演着重要的角色。首先，企业档案的教育宣传功能为企业形象宣传提供最客观的记录，企业档案的凭证价值和参考价值对外可以为人们提供可证明企业信誉的真实记录( 如企业的经营业绩、用户反馈资料等)。其次，发挥企业档案的激励功能，对内通过对与企业历史有关的档案进行汇编，可实现企业发展史的生动再现，便于加深员工对于企业发展历程的了解，增强员工对企业的归属感、凝聚力。最后，发挥企业档案的借鉴和参考功能，通过对企业档案的浏览，可总结以往管理中存在的问题、处理方法，吸取经验，为员工创造融洽、轻松的工作氛围。