档案数字化的管理流程

在具体开展档案数字化之前，先对此项工作的实际需求展开调研，包括调查档案馆(室)藏的数量、质量，现有管理和服务状况；归纳国内外同类机构的经验教训；分析档案数字化工作的效益；研究档案数字化工作的可行性和必要性；明确档案数字化的工作目标，以及为达成目标所需资金、人员、时间、制度等条件；对档案数字化工作提出相关建议等。可聘请第三方机构或人员参与需求调研，最终需形成调研报告。

2. 制订档案数字化工作计划

应在调查研究的基础上制订档案数字化工作计划，明确档案数字化工作的目标、工作内容、人员组织和职责分工、主要技术指标和方法、验收依据、安全管理措施、进度安排、经费预算、招投标事宜等。制订科学合理的工作计划，有助于合理安排各项资源，监督、检查工作质量和工作进度，保证档案数字化的合法化和标准化，并获得较高的投资回报。

3. 组建工作队伍，配备相关条件

档案数字化工作的组织形式主要包括以下几种:

(1) 外包式。即通过签订合同的方式由档案馆以外的人员(通常来自数字化专业公司)承担档案数字化工作。采用这种组织方式，一方面较少占用馆(室)内部的人力资源，不影响其他日常工作的开展;另一方面通过购买社会专业化服务，可以提高工作效率，节约成本。外包式是档案数字化工作常用的组织模式，需要注意的是从事档案数字化业务的公司般缺乏档案专家和长期从事档案专业工作的技术队伍，存在工作质量不符合档案管理要求的风险，需要在合同中明确质量要求和验收标准，并施以必要的监督和指导。

(2) 自建式。即成立专门从事档案数字化工作的工作机构，或从相关处室抽出有关人员组成临时小组，前者适合长期性的档案数字化工作，后者适合工作量集中、任务急、为时短的档案数字化项目。档案人员熟悉档案业务，可有效保证数字化成果的质量，但可能造成档案馆(室)人手紧张，影响日常工作。

(3) 内外组合式。即由档案馆(室)工作人员和社会上招聘的人员共同组成档案数字化队伍。这种组织方式综合了外包式和自建式的优点，数字化成果质量和工作效率高，也有利于通过实践锻炼培养技术骨干。

队伍组建完毕之后，需要为之配备一定的工作条件， 包括场所、资金、时间等。应明确和制定相关的规章制度，如档案数字化加工操作规程、档案机读目录格式等，以保证档案数字化的科学性和规范化。必要时还应对有关人员进行培训，使其更全面清楚地了解档案数字化的方法和要求。

4. 监控档案数字化工作的开展

在具体开展档案数字化预处理、加工、处理、组织、存储、服务、维护的业务流程中，有关责任方要按照工作计划开展必要的监督和检查，及时发现问题，并予以纠正和调整。

5. 评估数字化工作成果

在档案数字化业务告一段落之后， 应组织相关力量，采取科学的评估方法对数字化工作成果进行评估，内容涉及数字化资源的利用率、易用性、保存情况等多个方面。评估人员可能来自档案馆(室)内部、第三方机构，也可以是两者的结合。评估结果是改进后续档案数字化工作的依据，也可为档案部门争取更多数字化方面的投入提供必要的支持。