导语
库房是档案安全保管的核心场所，库房秩序管理直接关系到档案存取效率、实体安全和管理规范程度。在实际工作中，不少单位存在库房编号不统一、装具排列混乱、档案上架随意、全宗卷缺失等问题，导致找档慢、盘点难、移交时更是无从下手。库房秩序管理不是简单的“把档案摆整齐”，而是一套从空间编号到实体定位、从排架规则到全宗记录的系统工程。本文结合《机关档案管理规定》《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）、《全宗卷规范》（DA/T 12—2012）等现行规范，从库房编号、装具排列、档案存放、全宗卷建立四个方面，系统梳理库房秩序管理的实操要点。
一、库房编号
库房编号是库房秩序管理的起点，目的是让每一间库房都有唯一标识，便于定位、管理和统计。
（一）编号原则
1.唯一性原则
每间库房只能有一个编号，不得重复或空号。编号一经确定，不得随意更改，确保档案管理系统、台账和实体库房三者一致。
2.稳定性原则
库房编号应保持长期稳定，不因库房功能调整、管理人员变动而频繁变更。如确需调整，应同步更新所有台账、系统和标识，并做好变更记录。
3.易识别原则
编号应简洁明了、见号知位，避免过于复杂的编码规则。库房标识应张贴在库房入口醒目位置，便于工作人员快速识别和查找。
（二）编号方法
1.顺序编号法
库房数量较少、集中在同一区域的，可直接编制顺序号，如“1号库”“2号库”“3号库”。此法简单直观，适合中小型档案室使用。
2.分层分类编号法
库房分散在不同楼层、不同建筑内，或数量较多的，应以建筑物号、层号、房间号为要素组合编号。例如：
(1)第一层为建筑标识：用字母或数字区分不同建筑，如A座、B座，或1号楼、2号楼。
(2)第二层为楼层标识：用两位数字表示楼层，如01层、02层。
(3)第三层为房间号：用两位数字表示库房序号，如01号、02号。
组合后示例：A-03-02，表示A座3层第2号库房。
3.按保管期限或载体分类编号
库房数量较多且实行分库存放的，可在编号中体现分类信息，如“WS-永久-01”表示文书档案永久保管第1号库，“DS-光盘-01”表示电子档案光盘库第1号库。此类编号适用于大型档案馆或档案门类较多的单位。
二、档案装具的排列与编号
档案装具包括密集架、档案柜、光盘柜、底图柜等。装具排列与编号是库房秩序管理的基础环节，决定了档案能否快速定位和存取。
（一）排列要求
1.排列原则
档案装具的排列应符合以下要求：
(1)整齐成行，疏密适当。装具排列应横平竖直，行列对齐，行间留出合理通道，满足档案搬运和安全疏散需要。
(2)统一朝向。装具开门方向应一致，便于工作人员取放和盘点操作。
(3)与楼面荷载匹配。采用密集架的库房，楼面均布活荷载标准值应符合《档案馆建筑设计规范》要求，不得随意增加装具重量。
(4)留出通道。主通道宽度一般不小于1.0米，架间通道宽度根据密集架规格确定，确保人行和搬运畅通。
2.不同装具的排列方式
(1)密集架：沿库房纵深方向排列，架体列与列之间平行设置，排列方向应与库房长边一致。每列密集架为一个独立单元，列与列之间留有操作通道。
(2)固定档案柜：沿库房墙面排列，背靠背摆放时柜间不留空隙，单排摆放时柜后留出通风距离。
(3)特殊装具：光盘柜、底图柜等专用装具应集中摆放，与普通文书档案装具分区设置，便于专门管理。
（二）编号规则
1.列号编制
(1)档案柜架自库房入口处起，按从左至右的顺序编制列号，从“1”开始编制流水号。
(2)列号标识应粘贴在每列装具的醒目位置，如密集架侧面板、档案柜顶部或侧面，字号清晰可辨。
(3)多列装具排列时，列号应连续编制，不得跳号。密集架的列号通常标注在每列架体的传动侧或侧面板上。
2.节号与层号编制
(1)每列装具内，按从上到下的顺序编制格号（层号），从“1”开始。密集架的“节”是指每列架体中可独立移动或固定的单元，节号从左到右编制。
(2)固定档案柜的每一层即为一个格号，五节柜的每一节为一个节号。
(3)层号标识应标注在每层隔板前方或柜架立柱上，便于定位具体存放位置。
3.盒号编制
(1)档案盒在每层架上从左到右依次排列，盒号与件号、年度、保管期限等信息一并标注在档案盒盒脊上。
(2)档案盒盒脊应设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，可根据需要设置机构（问题）等选择项，具体格式按照《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）执行。
(3)同一分类单元内的档案盒应连续编号，新增档案盒接续排放在该单元末尾，不得随意插入中间。
三、档案的存放顺序和方式
档案存放顺序直接影响排架效率和找档速度，核心原则是“与分类方案一致，避免频繁倒架”。
（一）存放原则
1.分类一致原则
档案上架排列方法应与本单位归档文件分类方案保持一致，不得随意改变。分类方案一经确定，应长期保持稳定。
2.便于管理原则
排架方法应兼顾实体管理和移交进馆的需要。年度—机构（问题）—保管期限分类的，便于日常实体管理；年度—保管期限—机构（问题）分类的，便于档案移交进馆。
3.避免倒架原则
排架应预留一定空间，避免频繁倒架。新增档案应在对应分类单元的末尾接续排放，不要为了“整齐”而反复调整位置。
4.饱和度适宜原则
档案上架应保持适宜的饱和度，不宜过满。竖放档案盒之间应留有适当间隙，便于取放；密集架每节装载量应控制在设计承重范围内，不得超载。
（二）排架方法
1.按分类方案排架
根据《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015），库房排架方法分为两种：
(1)年度—机构（问题）—保管期限分类排架。每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，同一机构（问题）下再按保管期限排列。这种方法便于按机构查档，适合机关内部日常利用频繁的单位。
(2)年度—保管期限—机构（问题）分类排架。每年形成的档案按保管期限依次上架，同一保管期限下再按机构（问题）排列。这种方法便于档案到期鉴定和移交进馆，适合档案馆和保管期限管理要求严格的单位。
2.不同门类档案的存放
(1)文书档案：按上述分类方案排架，竖放在密集架或档案柜中。
(2)专业档案：会计档案、人事档案、科技档案等专业门类档案，应按各自专业规范排架，与文书档案分区存放。
(3)特殊载体档案：照片档案、录音录像档案、光盘档案、底图等，应使用专用装具存放，与纸质档案分开管理。
3.存放方向与方式
(1)竖放为主。纸质档案盒一律竖放，脊背朝外，便于识别和取放。不得横放叠压，避免档案变形。
(2)从上到下、从左到右。档案盒在每层架上按从上到下、从左到右的顺序排列，与编号方向一致。
(3)定位管理。档案上架后实行定位管理，每盒档案的存放位置应与台账或管理系统记录一致，不得随意挪动。
四、库内全宗卷的建立
全宗卷是记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。建立全宗卷是库房秩序管理的重要组成部分，也是档案管理规范化的标志之一。
（一）全宗卷的作用
1.历史记录作用
全宗卷集中保存了档案管理过程中形成的各类文件材料，完整记录了全宗从建立到现状的历史面貌，是查考全宗情况的第一手资料。
2.管理参考作用
全宗卷中收录的分类方案、保管期限表、鉴定报告、安全检查记录等材料，为后续档案管理工作提供参考依据，避免重复摸索。
3.移交凭证作用
档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批档案相关的全宗卷材料，作为档案移交的配套凭证。
（二）内容构成
按照《全宗卷规范》（DA/T 12—2012），全宗卷内容分为八大类：
1.全宗（馆藏）介绍类
包括全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。主要反映立档单位的历史沿革、职能任务、机构设置，以及档案的数量、门类、保管期限等基本情况。
2.档案收集类
包括档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。记录档案是怎么收进来的、从哪里收的、收了多少。
3.档案整理类
包括文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。反映本单位档案整理的标准、方法和工作过程。
4.档案鉴定类
包括档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。
5.档案保管类
包括档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。
6.档案统计类
包括档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。
7.档案利用类
包括档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。
8.新技术应用类
包括应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。
此外，馆藏量较大的档案馆还可建立综合全宗卷，将涉及多个全宗的综合性业务文件材料单独组卷管理。
（三）整理方法
1.装订
全宗卷内文件材料以件为单位进行装订，装订要求与文书档案一致。
2.分类
属于同一全宗卷的文件材料，按上述八大类进行分类归档。新增文件材料及时归入对应类目。
3.排序
文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列，不需要重新调整原有顺序。
4.编号
全宗卷文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成：
(1)全宗号：填写文件材料所属全宗的编号。
(2)类号：填写八大类的序号（1至8）。
(3)件号：填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。
编号示例：SZ1—1—2，表示某全宗全宗介绍类第2件文件。
5.编目录
全宗卷内文件材料应分类别、以件为单位，按排列顺序编制文件目录，设置类目名称、件号、责任者、题名、日期、备注等项目。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。
6.装盒
全宗卷文件材料按分类编号顺序装入无酸纸翻盖式卷盒。文件材料较多、一盒装不下时，可按顺序装入数盒，并分别编制盒号。卷盒封面和脊背应填写全宗号、全宗名称、盒号等项目。
（四）管理要求
1.集中保管
档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆藏档案的全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。区分全宗属类的档案馆，也可按全宗属类分别集中管理。
2.随档保管
保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，置于该全宗档案的卷首位置，也可与书本式检索工具放在一起管理。
3.双套制
档案室建立全宗卷宜采用双套制。档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料，确保档案管理记录随档案同步移交。
4.动态更新
全宗卷不是“一次建好、永久不变”，而是需要持续补充和完善。每年档案管理工作中形成的新文件材料，如年度归档情况、鉴定报告、安全检查记录、统计报表等，都应及时归入全宗卷对应类目，保持全宗卷的完整性和时效性。
结语
库房秩序管理是档案保管工作的基本功，看似琐碎，实则体系严密。从库房编号开始，到装具排列、档案存放，再到全宗卷建设，四个环节环环相扣：编号解决“空间在哪”的问题，装具排列解决“架子怎么摆”的问题，存放顺序解决“档案怎么放”的问题，全宗卷解决“历史怎么记”的问题。四项工作做到位，库房管理才能真正实现“找得到、管得住、交得清”。各单位应结合自身实际，对照《机关档案管理规定》《归档文件整理规则》《全宗卷规范》等现行规范，定期检查库房秩序管理现状，及时纠正编号混乱、排架随意、全宗卷缺失等问题，不断提升库房管理规范化水平。 |
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