档案库房不是静态的存放空间，而是一个不断发生取卷、调卷、阅览、复制、归还、归位等动作的动态系统。档案在库内流动的每一个环节，都是其物理状态最不稳定、受损概率最高的环节：错卷、串卷、缺页、撕页、污损、折角、遗失，大多不是发生在档案静静地躺在密集架上的时候，而是发生在档案被取出、翻阅、传递和归还的过程之中。《中华人民共和国档案法实施条例》第二十二条明确要求，档案馆应当建立健全科学的管理制度和查阅利用规范，制定有针对性的安全风险管控措施和应急预案，并根据档案的不同等级采取有效措施。把这一要求落到库内日常管理上，核心就是管住“流动”。本文围绕数量与顺序的控制、利用行为的现场监督与检查、利用方式与场所的限制、重要档案的保护性措施四个方面，梳理库内档案流动保护的实务要点。
一、档案流动保护的基本要求
（一）档案流动的主要环节
库内档案的流动，通常沿“调卷审批—出库提取—传递交接—阅览利用—复制摘抄—归还核对—入库归位”这一链条展开。链条上的每一个交接点，都是责任转移和风险叠加的位置。调卷人、库管人员、阅览人员、复制人员之间，只要有一个环节记录不清、点数不准、交接不明，就可能出现账实不符、卷内文件错位甚至档案遗失的问题。因此，流动保护不是某一个岗位的事，而是贯穿整条交接链的闭环管理。
（二）保护工作的基本原则
库内档案流动保护应把握三条原则。一是全程可追溯，档案从哪一架、哪一卷调出，由谁经手、在哪一处所、由谁归还，均有记录可查。二是最小接触，能不出库的不出库，能以复制件代替原件的不调原件，能在指定阅览区完成的不随意转移。三是分级防护，根据档案的重要程度和载体状况，采取差别化的控制强度，把有限的人力盯在高价值、高风险的档案上。
二、数量与顺序的控制
（一）出库数量的控制
1. 一次调卷数量应当与利用需求相匹配，按卷、按件清点发放，不得整堆、整捆地调出，更不得以“大概齐”的方式打包交接。对成卷、成盒调出的，出库前应当逐卷核对卷号、件数和卷内目录张数，做到出库有基数。
2. 对大批量调卷、跨部门调卷、长时间占用的调卷需求，应当履行审批手续，限定出库期限和归还时间，避免档案长期游离于库房之外、脱离管控视野。
3. 对同一利用者同时调用的案卷数量，应当结合阅览场地和监管能力设定上限。超出常规数量的，说明理由并经档案部门负责人同意后方可调出。
（二）卷宗顺序与排列的控制
1. 档案在密集架、案卷柜中的排架位置是固定的物理坐标。出库时应当记录其所在架、层、格和起止卷号，归位时按原位上架，不得随意插放、调换位置，更不得因临时腾出空位而改变整组案卷的排列顺序。
2. 卷内文件应当保持原有排列顺序。利用过程中不得自行抽换、抽取卷内文件，不得拆散卷皮、卷盒。阅览人员翻阅案卷应逐页翻动，看完一页再翻一页，不得倒摞、不得将案卷卷起折叠。
3. 对暂不能即时归位的案卷，应当集中存放于指定的“待归卷区”，按调出顺序码放、挂牌标识，与已归位案卷物理分开，防止混卷、错架。
（三）出入库登记与清点核对
1. 建立健全档案出入库登记制度。每一次出库、归还都应当记录调卷单号、案卷档号、卷名、件数、出库时间、经手人和归还时间，做到笔笔留痕、卷卷对号。
2. 档案归还时，应当当面清点。核对档号是否与调出登记一致、卷内文件是否齐全、页码是否连续、有无缺页涂改和新增污损。核对无误后方可签收归库；发现数量不符或文件缺失的，应当当场追查、登记并报告，不得含糊签收。
3. 定期对库房进行账实核对，将库房保管账、出入库登记和实际在架案卷进行比对，及时发现长期未还、去向不明的案卷，形成“调出—归还—核对—归位”的闭环。
三、对档案利用行为的现场监督与检查
（一）阅览现场的日常管理
1. 档案阅览应当在指定的阅览场所进行，由档案工作人员值守。利用者进入阅览区应当出示证件、办理登记，按调卷单对号接收案卷，不得擅自进入库房和整理用房。
2. 阅览桌面保持整洁，禁止携带饮品、食物、墨水、胶水、刀具等可能污损、损毁档案的物品进入阅览区。利用者自备的纸张、书包、外套等物品，应当存放在指定位置，不得与档案混放。
3. 一案一人一位，案卷在利用者之间不得随意传递、转借。确需共同查阅的，由工作人员在场组织，避免多人传阅过程中发生分页、缺页。
（二）巡查与检查要点
1. 档案部门应当安排人员对阅览现场进行不间断巡查，重点检查利用者的翻阅动作是否规范，有无折页、画线、批注、拍照、拆卷、抽页等行为。《机关档案管理规定》第二十一条要求，整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备，技术手段应与人工巡查相互补充、相互印证。
2. 巡查中应当关注几类高风险情形：长时间只看同一页而不动的，需要留意是否在偷拍、描摹；将案卷凑近面部、水杯的，需要提醒保持距离；频繁翻动前后对照的，留意有无夹带。
3. 每日阅览结束、每周固定时段，应当对阅览区、待归卷区进行整理和清点，核对当日调卷单与实际归还案卷是否一一对应，做到日事日清。
（三）违规行为的发现与处置
1. 对在档案上勾画、批注、折角、撕页，或擅自拍照、复制、抄录涉密内容的行为，工作人员应当立即制止，当场保全证据，停止其利用资格，并视情节报告档案主管部门和有关单位。
2. 对发现档案缺页、污损、字迹被改动的，应当第一时间封存相关案卷和调卷记录，保护现场，按应急预案查明责任，不得自行修补、掩盖后再行上报。
四、利用方式与场所的限制
（一）利用方式的限制
1. 档案馆为利用者提供档案，应当尽量以复制件代替原件。《档案馆工作通则》明确规定，档案原件一般不得借出馆外；确有特殊需要外借的，须经主管领导人批准，方可定期外借。这一规定在库内管理中应当严格执行，原件原则上只在馆内阅览区提供利用。
2. 涉密档案、未开放档案、控制使用档案，其利用范围、审批权限和使用方式另有规定的，从其规定。不得因人情、熟人而降低审批层级，不得超范围提供、超期限占用。
3. 摘抄、复制应当在工作人员监督下进行。复制方式以静电复印、扫描复制等不接触原件或低接触操作为宜；需要拍摄的，应当经批准并在指定区域完成，禁止利用者私自使用带存储功能的设备随意拍摄、外传。
（二）利用场所的限制
1. 档案利用应当在专用阅览室内进行，不得将案卷带离指定场所。库房、整理室、数字化加工间等工作区域，不得作为对外利用的场所；外来利用者不得进入。
2. 数字化加工、缩微拍摄等档案"在库流动"程度较高的作业，应当在符合温湿度、防尘、防火要求的专用用房内进行，并配置视频监控和出入门禁。作业过程中档案的交接、翻动、上架由专人负责，实行工位管理。
3. 阅览室、整理用房、数字化用房之间的档案传递，应当使用专用的卷宗运输车或防护函套，轻拿轻放，避免在传递途中跌落、散页、暴晒、淋雨。
（三）复制件与原件的分别管理
1. 已经完成数字化、缩微化的档案，提供利用时应优先提供数字副本或缩微品，从源头上减少原件出库频次。这既是保护原件的有效手段，也是《档案法实施条例》强调分级、分类防护的应有之义。
2. 复制件应当加盖档案证明章后使用，并与原件在档号、内容上严格对应。利用者退回复制件时，按规定处理，不得将非正式复制件随意遗弃、流入社会。
五、对重要档案的保护性措施
（一）重要档案范围的确定
1. 重要档案一般包括：珍贵历史档案、孤本孤件、满文或少数民族文字档案、舆图与照片等特殊载体档案、涉密等级较高的档案、破损脆弱档案，以及经鉴定列入重点保护范围的档案。各单位应当结合馆藏实际，形成重要档案清单并动态更新。
2. 对列入清单的档案，应当在保管账、出入库登记、阅览调卷系统中作出明显标识，使其在流动的每一个环节都被自动识别、自动升级管控。
（二）原件保护与替代利用
1. 重要档案原件原则上不提供直接阅览，一律以数字副本、仿真件或复制件替代利用。确需查阅原件的，须经档案部门负责人批准，在指定工作台、由工作人员陪同下进行，并控制单次阅览时长。
2. 对纸质已经酸化、脆化、残破的档案，应当先行修复或制成复制件后再行提供利用，不得让利用者直接翻阅濒危原件。翻阅时应使用无酸手套、垫板、压条等辅助用具，禁止手口水润翻页。
（三）特殊载体与重点部位的防护
1. 照片、底片、录音录像、实物、舆图、印章等特殊载体档案，对温湿度、光照、物理挤压更为敏感，调出和归还应当使用专用装具，平铺、竖放，不得折叠、卷绕、堆叠。DA/T 89—2022《实物档案数字化规范》对实物档案的提取、数字化和归还入库提出了明确流程，作业中应据此执行，减少反复翻动。
2. 库房出入口、密集架通道、阅览室、数字化间等重点部位，应按《机关档案管理规定》的要求配置全封闭防盗门窗、智能门禁、红外报警、视频监控和电子巡查等设施，形成人防、物防、技防三位一体的防线，让档案在库内的每一次流动都处于可视、可查、可追溯的状态。
结语
库内档案的保护，功夫更多下在“流动”二字上。档案一旦离开排架、进入人的手中，风险便随之而来。管住数量与顺序，是让每一卷档案有基数、有位置、有去向；管住现场监督与检查，是让翻阅行为始终在视线之内；管住利用方式与场所，是让原件尽量不出库、不在外人手中流传；管住重要档案的特殊保护，是把最珍贵、最脆弱的那部分档案用最严的措施护起来。四道关口环环相扣，才能把《档案法实施条例》关于安全风险管控和应急预案的要求，真正转化为库房里看得见、摸得着、落得下的日常动作。档案保护无小事，每一次出库、每一次归还、每一次归位，都是在为历史“续命”。 |
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