导语
“电子文件该什么时候归档？”“哪些电子文件必须归档？”这是档案实务中最常被问到、也最容易出问题的两个问题。归档范围划不清楚，该归的没归、不该归的归了一堆；归档时间把不准，文件在业务系统里“躺”过了时限，面临丢失和不可读的风险。国家档案局令第22号《电子档案管理办法》施行后，电子文件归档的合规要求进一步明确。本文聚焦归档范围与归档时间两大实操问题，逐条梳理法规标准中的具体规定，帮助档案工作者把“应归尽归、按时归档”落到实处。
一、归档范围的确定依据与具体内容
（一）法定依据：归档范围由谁确定、依据什么确定
《电子档案管理办法》第十四条明确规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家相关法律法规和标准规范的规定，确定本单位电子文件归档范围和电子档案保管期限、电子档案分类方案，并纳入本单位文件材料归档范围和档案保管期限表、档案分类方案进行管理。这意味着，电子文件的归档范围不是另起炉灶单独编制，而是与本单位已有的文件材料归档范围“并轨管理”。
具体而言，确定电子文件归档范围时应依据以下法规标准：
1.通用依据。文书类电子文件参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）确定归档范围；科技类电子文件参照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002及《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行；照片、录音、录像等声像类电子文件参照GB/T 11821—2002和DA/T 78—2019执行。
2.专项依据。政务服务电子文件依据国办发〔2023〕26号《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》确定归档范围，其中明确要求“政务服务办理全过程中形成和调用的证据性材料、程序性材料、结果性材料等应当纳入归档范围”。
3.基本原则。凡直接形成的对国家和社会具有保存价值的电子文件，均应纳入归档范围。具有保存价值是核心判断标准，具体参照传统载体文件的归档范围执行。
（二）各门类电子文件归档范围的具体内容
1.文书类电子文件。电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整，电子公文格式要素符合GB/T 9704—2012的有关要求。以公务电子邮件附件形式传输、交换的电子文件，应下载并收集、归入业务系统或存储文件夹中。
2.科技类电子文件。在计算机辅助设计和制造过程中形成的产品模型图、装配图、工程图、物料清单、工艺卡片、设计与工艺变更通知等电子文件及其组件应齐全、完整。
3.声像类电子文件。照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档，录音类以WAV、MP3等格式归档，录像类以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档。声像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等。
4.邮件、网页、社交媒体类电子文件。邮件、网页、社交媒体类电子文件的文字信息、图像、动画、音视频文件等应齐全、完整，网页版面格式保持不变。需收集、归档完整的网站系统时，应同时收集网站设计文件、维护手册等。
5.政务服务电子文件。以办件为基本单位进行归档整理，元数据和以数据共享形式调用的电子证照等电子文件及其元数据应当与该办件办理材料一并归档。涉及联合办理的，应确保各办理环节形成的电子文件完整归档。
（三）元数据：不可遗漏的归档对象
《电子档案管理办法》第十六条明确规定，电子文件应当与元数据一并归档，电子文件元数据格式应当符合国家有关标准规范要求，电子文件及其元数据归档不得采用非开放的压缩、加密等技术措施。
元数据归档的实操要点包括：
1.各门类电子文件元数据的归档范围不同。文书类电子文件元数据按照DA/T 46—2009执行，照片类按照DA/T 54—2014执行，录音录像类按照DA/T 63—2017执行。
2.元数据与电子文件“捆绑”归档。归档时应通过归档信息包的形式，将电子文件及其元数据封装在一起，建立电子文件与元数据的关联，确保元数据随电子文件一同进入电子档案管理系统。
3.管理过程元数据须持续记录。组织机构应当持续进行元数据采集、维护等活动，完整记录电子档案管理过程。
（四）哪些电子文件可以不归档
1.不具有保存价值的电子文件。仅为一般性事务沟通、不反映法定职责或事务活动、不具有凭证和查考价值的电子文件，经鉴定确认后可不归档。
2.重复性电子文件。同一内容存在多个版本时，归档具有凭证效力的最终版本即可，过程性修改稿可视情况决定是否归档。
3.涉及个人信息保护的电子文件。归档时应当注意与《个人信息保护法》的衔接，对含有个人信息的电子文件，在归档和开放利用环节须依法处理。
二、归档时间的规定与操作要点
（一）基本时限：第二年6月底前完成归档
电子文件归档时间的基本规定来自《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）第三十五条：机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年6月底前向机关档案部门归档；采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。归档时间有特殊规定的，从其规定。
这一规定在GB/T 18894—2016中也得到了体现：各门类电子文件的归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第二年6月。具体而言：
1.“第二年”的起算。以电子文件形成年度为基准，如2025年形成的电子文件，最迟应在2026年6月30日前完成归档。
2.以“办理完毕”而非“起草”为起点。归档时间的起算应以电子文件办理完毕（即业务活动结束）为节点，而非文件起草或创建时间。
3.有特殊规定的从其规定。某些专门领域对归档时间有特殊要求的（如政府采购、建设项目等），按照相应规定执行。
（二）两种归档方式的时间要求
1.实时归档（随办随归）。采用办公自动化系统或其他业务系统的单位，应当在电子文件办理完毕后即提交归档。政务服务电子文件一般采用在线实时归档方式，不具备在线归档条件的，可以采用离线归档方式。实时归档通常只能采用全自动化、无需人工干预的在线归档方式。
2.定期归档。未实现系统全程管理的单位，可按固定周期定时启动归档程序，但各门类电子文件的归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第二年6月。定期归档周期可以按月、按季度或按年度设定，但总时限不得超过法定要求。
3.政务服务电子文件的特殊规定。政务服务电子文件归档时间最迟不能超过办理完毕后的第二年6月底。已实现信息系统全程管理电子文件的单位，应当在电子文件办理完毕后实时归档。
（三）移交进馆的时间要求
归档（从业务部门到档案室）与移交进馆（从档案室到档案馆）是两个不同的时间节点，不可混淆。电子档案移交接收时间最迟不宜超过次年10月份，由档案管理机构集中保管。也就是说，电子文件在第二年6月底前完成归档后，档案部门还需在同年10月前完成向档案馆的移交。
（四）超过归档时限的风险
1.文件丢失风险。电子文件长期滞留于业务系统，面临系统升级、数据迁移、设备更换等技术风险，可能导致文件不可读或丢失。
2.合规风险。超过法定归档时限未归档，属于违反《档案法》和《机关档案管理规定》的行为，可能面临档案主管部门的监督检查和行政处罚。
3.凭证效力风险。未按时归档的电子文件，其元数据可能不完整，影响日后作为凭证使用的效力。电子档案的凭证效力以“来源可靠、程序规范、要素合规”为前提。
三、归档流程中的关键技术要求
（一）归档信息包的封装与“四性检测”
1.归档信息包的构成。电子文件归档时，应将拟归档的电子文件及其元数据按照GB/T 18894—2016和DA/T 22—2015的要求进行整理，封装形成归档信息包。归档信息包中应包含电子文件的内容数据、元数据以及说明文件。
2.四性检测的环节与内容。归档信息包在归档环节和移交接收环节均需通过“四性检测”——真实性、完整性、可用性、安全性检测。真实性检测主要确认电子文件来源可靠、固化信息有效；完整性检测确认信息包中元数据项完整、内容数据齐全；可用性检测确认文件可被正常打开和浏览；安全性检测确认文件未被篡改、无病毒等安全威胁。移交接收环节同样需开展四性检测，档案移交单位在向档案馆移交电子档案之前，应对电子档案进行准确性、完整性、可用性和安全性的检测。
3.检测通过后方可入库。只有通过四性检测的电子文件，才能导入电子档案管理系统正式库，完成归档登记。
（二）归档格式的合规要求
电子文件归档格式应当具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，能够支持向长期保存格式转换。
1.文书类电子文件。版式文档推荐使用PDF/A等长期保存格式。
2.照片类电子文件。以JPG、TIF等格式归档。
3.录音类电子文件。以WAV、MP3等格式归档。
4.录像类电子文件。以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档，珍贵且需永久保存的可采用更高标准的格式。
5.以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。
（三）单套归档的条件与限制
来源可靠、程序规范、要素合规的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并向档案部门移交，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档和移交。
单套归档的适用条件包括：
1.来源可靠。电子文件由合法、明确的形成者在履行法定职责或处理事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认。
2.程序规范。全过程管理符合国家相关法律法规以及标准规范的规定，并且准确记录、可追溯。
3.要素合规。内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合国家相关标准规范要求。
4.系统支撑。电子档案管理系统应能够接收存档信息包实现归档，支持对多种门类、多种格式电子档案进行在线管理。
四、实务中的常见问题与应对建议
（一）归档范围划定过窄或过宽
1.问题表现。归档范围过窄，导致具有保存价值的电子文件未纳入归档，事后无法追溯；归档范围过宽，将大量无保存价值的事务性文件纳入归档，增加管理成本。
2.应对建议。在制定本单位电子文件归档范围时，应以《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》为基础框架，结合本单位“三定”方案和业务实际，逐项梳理各业务系统产生的电子文件类型，确保“应归尽归”的同时避免“过度归档”。
（二）业务系统归档功能不完善
1.问题表现。业务系统未嵌入归档功能或归档接口不畅通，导致电子文件无法自动归档，只能依赖人工导出和上传。
2.应对建议。组织机构应当协调档案、文秘、业务、信息化等职能部门共同推进电子档案管理，加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设。在信息化项目立项和验收阶段，应将归档功能作为必要条件纳入需求。
（三）元数据采集不完整
1.问题表现。归档时只归了电子文件内容，未采集或未完整采集元数据，导致电子档案的来源、形成过程等信息缺失。
2.应对建议。在电子文件形成和办理阶段即启动元数据采集，而非等到归档时才“补录”。业务系统应在电子文件拟制、办理过程中自动采集元数据，确保元数据的原始性和完整性。
（四）归档时间管理缺乏监控机制
1.问题表现。没有建立归档时限的提醒和监控机制，文件形成部门“不知道什么时候该归档”，档案部门“不知道哪些文件还没归档”。
2.应对建议。在电子档案管理系统中设置归档时限提醒功能，对接近归档截止日期的电子文件自动发出提醒；同时建立归档情况定期通报制度，将归档及时率纳入部门考核。
结语
归档范围和归档时间，是电子文件归档管理的两道“底线”。范围划不准，该存的没存下来，档案资源建设就失去了根基；时间把不住，文件在业务系统里“过期”，再想补救往往为时已晚。国家法规已经给出了清晰的答案：归档范围的确定依据是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法规标准，并与本单位文件材料归档范围并轨管理；归档时间的底线是电子文件形成后的第二年6月底，能实时归档的则应当随办随归。剩下的，就是把这些规定落实到每一个业务系统、每一份电子文件、每一个归档周期中去。把范围划清楚、把时间盯住了，电子文件才能真正“应归尽归、按时归档”。 |
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