导语
每年归档季，不少档案员都会面临同样的困惑：哪些文件该归、哪些不该归？文书档案和科技档案的整理方式有什么区别？电子文件能不能只存电子版？归档时间有没有硬性节点？这些问题的背后，是对各类文件归档要求的系统把握。归档不是简单地把文件装进档案盒，而是一项涉及范围界定、分类整理、编号编目、质量检查、移交接收等多个环节的系统工程。本文聚焦实操落地流程与技术标准核心要求，围绕文书、科技、会计及电子档案四大门类，梳理归档工作的关键规范与操作要点，助力档案同仁把标准变成动作、把要求落到实处。
一、归档的基础制度框架：先搞清“三合一”制度
（一）什么是“三合一”制度
档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三者合一的制度，简称“三合一”制度，是规范和指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作的一项基本档案制度。全面推行这一制度，对于提升机关档案基础业务和信息化水平、建设覆盖面更加广泛的档案资源体系具有重要意义。
（二）核心法规依据
制定“三合一”制度，需要对照以下核心法规和标准：
1.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）——确定归档范围和保管期限
2.《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）——规范机关档案工作基本要求
3.《归档文件整理规则》（DA/T 22）——规定以“件”为单位的整理方法
4.《档号编制规则》（DA/T 13）——规范档号的结构与编制方法
5.《档案著录规则》（DA/T 18）——规定著录项目和编目要求
（三）归档工作的两个关键底线
1.应归尽归。凡属于本单位归档范围的文件材料，必须向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
2.不归档范围须明确。非正式记录（无查考价值的草稿、征求意见未定稿等）、重复性高且价值低的日常事务性材料、与本单位核心职能无关联的外部资料，以及重份文件等，均不属于归档范围。
二、文书档案归档：以“件”为单位的整理流程
文书档案是机关、企事业单位归档工作中最常见、数量最大的档案门类。其整理方法以“件”为基本单位，按照组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架的步骤依次完成。
（一）归档时间要求
根据《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）第三十五条，机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年6月底前向机关档案部门归档；采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归。
（二）保管期限的划分
文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。永久保管的主要包括本机关制定的法规政策性文件、重要会议纪要、重大决策文件等；定期保管的主要包括一般性事务管理文件、日常通知等。其他门类档案有专门规定的从其规定，无专门规定的参照文书档案执行。
（三）分类与排列
1.分类方法。文书档案一般按照年度、保管期限等分类项进行分类。规模较小的立档单位，可采取“年度—保管期限”两级分类；规模较大、内设机构较多的单位，可采取“年度—机构（问题）—保管期限”三级分类。
2.排列规则。归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列；同一事由中的文件按形成先后顺序排列；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
（四）档号编制规范
档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-机构（问题）代码-件号。
以某单位文书档案为例，档号“B020-WS·2023-Y-0001”中：B020为全宗号，WS为文书档案门类代码，2023为年度，Y为永久保管期限代码，0001为件号。保管期限代码中，永久以“Y”标识，定期30年以“D30”标识，定期10年以“D10”标识。
件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的前面用“0”补足，如“0026”。
（五）装订与归档章
装订前应拆除文件上的大头钉、订书钉等金属物，将文件靠左、下边对齐，视文件厚薄采用粘贴、不锈钢订书机或“三孔一线”方式装订，不得压字。装订材料不能包含或产生可能损害归档文件的物质。
归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章，归档章应将档号的组成部分即全宗号、年度、保管期限、件号以及页数作为必备项。
（六）编目要求
归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录，逐件编目。目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。题名应准确反映文件内容，没有标题或标题不能反映文件主要内容的，应自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。
（七）装盒与备考表
归档文件按件号顺序装入档案盒。备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期等，要求必须使用碳素墨水填写。
三、科技档案归档：按项目节点跟进的整理方式
（一）二级门类划分
科技档案门类代码为KJ，下设科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）三个二级门类。同一全宗内三类应分开整理、分别编档号，不得三类混编一套档号。
（二）归档时间节点
科技档案的归档时间不是统一的一个日期，而是跟着项目节点走：
1.科研档案：科研项目结题验收后3个月内移交归档；研究周期超过两年的项目，应分阶段归档或一年一归档。
2.基建档案：基建项目档案应在竣工验收后3个月内归档（DA/T 28—2018）。基建管理工作文件于次年6月底前向档案部门移交。
3.设备档案：设备项目归档购置、安装、调试、运行、维修、报废全过程随机文件。
（三）组卷方式
科技档案一般以“卷”为单位进行整理，核心依据是GB/T 11822—2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》。组卷时应按以下规则进行：基建档案按单位工程组卷，科研档案按课题组卷，设备档案按台套或同类设备组卷；卷内文件按形成时间或重要程度排列。
（四）档号结构
科技档案档号结构为：全宗号-KJ·二级门类代码·年度-保管期限-目录号/项目号-案卷号。保管期限分为永久与定期（30年/10年）。需注意，二级门类代码（KY/JJ/SB）不可缺位，档号不能简化成只有“项目号-卷号”两段。
（五）案卷封面与备考表
案卷封面应包括立卷单位、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、档号等。案卷题名应能准确揭示卷内文件内容，避免过短或模糊。卷末备考表应说明卷内文件件数、页数、缺损、补充、销毁等情况，并签字确认。
四、会计档案归档：以“卷”为单位的规范管理
（一）归档依据与管理要求
会计档案归档的核心依据是《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）。会计档案一般以“卷”为单位进行整理，按类别、年度、保管期限等分类项进行分类。类别分为会计凭证、会计账簿、会计报告、其他会计资料四类，分别标识为KU·01、KU·02、KU·03、KU·04。
（二）电子会计凭证的归档
随着电子发票、电子行程单等电子会计凭证日益普及，电子会计凭证的归档问题值得重点关注。根据相关规定，电子会计凭证的归档及管理需符合《会计档案管理办法》等要求。符合条件的电子会计凭证可仅以电子形式保存形成电子会计档案，无需打印纸质件；但单位从外部获取的纸质会计凭证以扫描件进行会计处理的，仍需保留纸质原件。
（三）档号结构
会计档案档号结构为：全宗号-档案门类代码·类别代码·年度-保管期限代码-案卷号-件号。例如“A309-KU·01·2022-Y-001-0001”。
五、电子档案归档：单套制的条件与四性检测
（一）单套制的5项前置条件
DA/T 92—2022《电子档案单套管理一般要求》将电子档案单套管理定位为一项系统性工作，需满足5项前置条件，并通过制度建设、系统建设、资源建设与管理、安全管理四个方面的26项评估指标全部通过后方可实施。归档必须通过系统接口在线完成，禁止以移动介质离线交付代替在线归档。未通过评估的应继续实行双套归档。
（二）四性检测
“四性”检测即真实性、完整性、可用性、安全性检测，贯穿于电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案长久保存中的必经环节。
1.真实性检测：通过数字签名与固化信息验证，采用哈希值校验（MD5/SHA-256）等技术手段确认电子文件来源真实性。
2.完整性检测：检查组件与元数据是否齐全、是否缺页少件，从电子文件内容、结构、背景信息、元数据等方面全方位检测完整性。
3.可用性检测：检查格式是否还能打开、能否正常读取，确保电子档案在保管期内可被有效利用。
4.安全性检测：对归档信息包进行病毒扫描，确保电子档案的存储和传输安全。
归档环节与移交环节必须做四性检测，电子档案归档后每年至少检测1次。
（三）元数据归档要求
根据《电子档案管理办法》（国家档案局22号令），电子文件应当与元数据一并归档。电子文件归档格式应当具备开放、不绑定软硬件、显示一致性，并且能够支持向长期保存格式转换。电子文件及其元数据归档不得采用非开放的压缩、加密等技术措施。
（四）备份要求
电子文件物理归档一般一式三套（封存、查阅、异地），载体依次为只读光盘→磁带→硬磁盘，载体标签六项要素不得缺。
六、涉密文件归档规范
（一）分级管控
严格按照绝密、机密、秘密三级密级分类归档，单独组卷、单独装盒、单独存放，张贴醒目密级标识，严禁涉密文件与普通文件混装、混放。
（二）专项流程
涉密文件归档前需完成脱密审核、登记备案，由专人负责整理、装订、入库、保管，全程留存操作台账。涉密电子文件实行专用设备存储、权限分级管控，严禁外网传输、私自拷贝。
（三）保密留存
涉密档案保管期满后，严格按照保密销毁流程审批、登记、销毁，杜绝私自丢弃、随意处置，严防泄密风险。
七、归档质量检查与移交接收
（一）归档前的质量检查
档案部门在接收归档文件时，应对以下方面进行检查：
1.完整性检查：对照归档范围核对文件是否齐全，是否有应归未归的情况。
2.规范性检查：档号编制是否规范、著录项目是否完整、装订是否符合要求。
3.一致性检查：电子档案与纸质档案（双套制情形下）是否一致，目录数据与实体是否对应。
（二）移交手续
归档时交接双方应根据归档文件目录清点核对，并履行交接手续。移交时应编制《档案材料移交登记表》，随同纸质档案和归档文件目录一并移交，经档案部门验收合格后办理移交手续，双方在移交目录上签字确认，做到手续完备。
（三）编制归档文件目录
归档文件移交完毕后，各单位档案部门要将每年移交的档案登记造册，编制归档文件目录及封面。
八、归档常见问题与整改规范
（一）常见归档错误
一是文件收集不完整，存在缺附件、缺审批单、缺流转记录等问题；
二是分类混乱，不同年度、不同类别、不同保管期限文件混装组卷；
三是格式不规范，电子文件格式杂乱、扫描画质模糊、纸质文件装订不标准；
四是信息错漏，目录、档号、文件名信息填写错误、缺失；
五是版本混乱，草稿、作废文件与正式文件混归；
六是涉密文件管控不当，存在混放、外传、无标识等问题。
（二）问题整改要求
建立归档自查、复审双重机制，文件归档完成后，归档人员先行自查，档案管理人员统一复审，对不规范档案一律退回整改，补齐缺失资料、修正错误信息、重新规整整理、规范分类组卷。建立归档问题台账，记录问题类型、整改措施、整改结果、责任人，常态化复盘优化归档工作流程。
（三）日常管理长效要求
实行“谁经办、谁整理、谁归档”的责任机制，明确各岗位文件归档职责，做到工作办结、资料即归、闭环管理。定期开展档案归档规范培训，强化工作人员专业能力，统一全单位归档标准，杜绝个性化、随意化归档操作。建立档案定期清查机制，每半年开展一次档案梳理核查，及时整改不规范归档问题，保障档案质量。
结语
归档工作的规范化，本质上是对“标准”的理解力和对“流程”的执行力。从“三合一”制度的编制，到文书档案的逐件编目，再到科技档案的项目节点归档，以及电子档案的单套制评估与四性检测，每一个环节都有明确的法规依据和技术标准。档案工作者需要的不仅是记住这些标准号，更是把标准中的每一条要求转化为日常工作中的具体动作——该拆的订书钉要拆，该补的件号要补，该做的检测不能省，该签的字不能漏。唯有如此，归档工作才能真正做到“应归尽归、规范有序”，为档案的长期保管和有效利用打下坚实基础。 |
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