从原件交接到数据归档：档案仿真复制全流程规范与质量控制要点

前言

说到档案仿真复制，很多人第一反应可能是“复印一份文件”。其实，它可是拯救濒危档案、让历史“活”在当下的硬核利器。过去靠手工临摹、翻拍，如今借助数字图像技术，扫描或拍摄后就能输出高仿件——不仅效率翻倍，颜色准得堪比原档，连纸纹、墨迹的细微层次都拿捏得明明白白，还能按需制作，随要随印。正因如此，这套“数字高仿”手艺，早已成为各级档案馆、档案机构的标配技能。

不过，活儿干得漂亮，得有规矩撑腰。2022年，档案行业首个专门针对仿真复制的行业标准——DA/T 90—2022《档案仿真复制工作规范》（以下简称《规范》）正式登场。它从组织管理、工作流程、技术参数，到质量检验、数据存储，把整个“高仿流水线”上的每一环都安排得明明白白。

今天这篇文章，我们全面梳理《规范》里的核心知识点，从实操角度，把关键操作要点捋一遍，让你看完就能用，用了不出错。

一、什么是档案仿真复制？

仿真复制是指采用临摹、印刷、摄影、复印、扫描、打印等技术和方法，将档案原件的文字、图像、外形、质地等信息再现到相同或相似的载体上，生成内容、形式、外观都与档案原件相似的制成品的过程。

本规范聚焦的是基于数字图像技术的二维仿真复制，即以数字图像为中间媒介，通过“图像采集—图像处理—图像输出—后期制作”的技术路线完成复制。适用于各级各类档案机构开展基于数字图像技术的档案二维仿真复制工作，其他单位开展相关仿真复制工作可参考执行。

二、总体要求与工作组织

（一）三项基本原则

《规范》确立了档案仿真复制工作的三项总体要求：

1.保护原件：使用原件时应按照原件保管相关规定进行，确保不对档案原件造成损坏。

2.仿制逼真：保持档案原貌，其内容、尺寸、形制与档案原件相似。

3.满足利用：选择适合的技术和方法，满足不同的利用需求。

（二）岗位与人员配置

应设置专门承担仿真复制工作职责的岗位，统筹组织实施、协调管理、安全保障、技术支持、监督检查和成果验收。

人员配备方面，需包括两类：

管理人员：熟悉档案业务，具有较高组织协调能力。

技术人员：具备计算机知识、相关软硬件操作能力、一定美学知识、美术摄影基础，以及档案修复、保护专业素养。

（三）工作场地要求

场地设计建设应符合GB/T 2887—2011《计算机场地通用规范》和JGJ 25—2010《档案馆建筑设计规范》。关键环境指标包括：

场地内避免高饱和度艳丽色彩和杂乱光源；

墙面颜色宜采用中性灰色；

拍摄场地照明光源宜采用符合D50、D60标准的光源；

宜设置局域网，连接仿真复制系统相关设备，实现设备共享。

（四）工作方案制定

珍贵档案以及批量档案的仿真复制应制定工作方案，内容涵盖仿真复制对象、工作目标、工作内容、费用核算、工作流程、技术方法、技术指标、验收依据、责任分工、进度安排、安全管理措施等。方案制定应在充分调研基础上，综合考虑复制件用途、利用率、资金预算、档案价值及原件保存情况等因素。

三、管理制度体系

《规范》要求制定科学、规范的档案仿真复制管理制度，覆盖以下几个方面：

四、全流程规范

《规范》明确了档案仿真复制的完整工作流程：审批→档案原件交接→前期整理→图像采集→图像处理→图像输出→后期制作→质量检查→档案原件及仿真复制件交接→数据管理与利用→档案仿真复制件利用。

（一）审批与记录

严格执行审批制度，填写《档案仿真复制申请表》；

全程记录工作情况，填写《档案仿真复制流程作业单》；

建立完善的问题反馈机制，对工作过程中产生和发现的问题及时反馈和修正。

（二）前期准备

1.档案交接

交接中应认真检查、清点、确认档案原件状况，填写《档案仿真复制登记表》。

2.前期整理

对档案原件进行规范有序整理，不改变档案原始状态；

必须处理时，应在取出位置做好标识或拍照记录，并将取出的档案原件登记、有序排列、妥善保管；

对破损、脆化严重、可能影响采集的档案原件，应采取相应技术手段进行加固和修复，相关操作遵循DA/Z 64.4—2018《纸质档案抢救与修复规范 第4部分：修复操作指南》；

对档案原件进行科学分类：幅面尺寸、采集内容、字迹材料、背景色彩相似、后期输出载体相同的集中归类，使用相同技术参数采集；幅面较大、内容复杂、字迹和背景各异的，根据情况分别设置参数采集。

3.技术工艺选择

根据档案原件特性及复制件使用需求、复制时间和成本，确定仿真技术工艺。

（三）图像采集

图像采集分为扫描和拍摄两种方式，《规范》分别提出了明确的操作要求和技术参数。

1.图像扫描

扫描设备工作环境干净整洁，环境光照、温湿度满足要求，水平摆放；

定期进行色彩校准，扫描前充分预热并完成白平衡校准；

合理设置色彩模式、色彩位数、分辨率、图像存储格式等参数；

扫描分辨率不低于300dpi，高精度仿真复制不低于600dpi；

扫描时宜在档案原件旁放置标准色卡、比例尺一并扫描，作为后期色彩处理和输出制作的参照基准；

扫描图像存储格式建议选择TIFF或JPEG；

数字图像文件规范命名、分类保存。

2.图像拍摄

拍摄应在暗室内进行，暗室内安装翻拍台（架）；

拍摄灯光采用一组或多组翻拍专用灯，灯光闪烁频率达每秒40KHz以上，色温5000K～6500K，显色指数不低于95；

拍摄前进行设备调整：相机色彩校正、镜头平面与翻拍台平行度、相机水平、光圈、快门、焦距、灯光等；

根据照明光源色温调整白平衡，加载白平衡文件和ICC特性文件；

选择适合镜头，使用快门线、低感光度、低速快门、小光圈拍摄；

拍摄精度的折算分辨率不低于300dpi；

拍摄时宜放置标准色卡、比例尺一并拍摄；

拍摄图像存储格式应使用RAW。

（四）图像处理

图像处理包括六项核心操作：

1.图像校正：对采集过程中产生的歪斜、失真、变形等进行调整；

2.图像裁剪：去除图像边缘不需要的部分；

3.图像拼接：将分幅采集的各部分图像拼接，合成完整图像；

4.图像去污：去除采集过程中产生的斑点、划痕等；

5.色彩调整：对图像偏色进行调整，使输出图像色彩与档案原件一致或相似；

6.编辑排版：对图像输出版面根据输出需要进行编排。

（五）图像输出

1.输出载体选择

原则上宜与档案原件载体相同或相似；

没有可直接使用的输出载体时，可通过染色、涂布、托裱、做旧等技术工艺，制作与原件相似的载体；

喷墨打印机适合：普通打印纸、宣纸、涂层宣纸、照片纸、工程绘图纸、新闻纸、白画布、耐火布、油画布、丝绸等；

激光打印机适合：普通打印纸、铜版纸等。

2.ICC特性文件管理

应对拟采用的输出载体制作ICC特性文件，确保颜色在不同设备间传递过程中保持一致；

采用同品牌、同型号、同批次材质，或不同批次材质放置一段时间后，须重新制作ICC特性文件，最大程度降低材质变化对色彩一致性的影响。

3.输出参数设置

打印机主要设置墨水类型、纸张类型等；输出软件主要设置打印机纸张ICC特性文件、打印模式、页面布局、位置、打印尺寸、打印区域以及颜色管理、渲染方法等参数。

4.设备使用规范

喷墨打印机：定期检测打印喷头，喷头堵塞应清洗或更换；每隔半年或更换打印墨盒后应校准色彩；打印过程中实时监测；

激光打印机：使用前充分预热并校准色彩，打印前先打印测试页，待图像色彩稳定后再打印。

（六）后期制作

后期制作是仿真复制区别于普通数字化扫描的关键环节，目标是使复制件在外形上达到近似原件的效果。

1.主要内容：裁切、边缘打磨、做旧、制作折痕、打孔、装帧、装裱、加盖复制件印章或添加复制件标识等；

2.尺寸要求：根据档案原件尺寸裁切，有特殊要求的可等比例缩放并标注；

3.外观处理：根据原件外形及折痕、残破、断裂、打孔等特征进行处理，确保与原件具有较高相似度；

4.装裱装帧：根据原件的装裱、装帧方式，选择适合的形式、风格及工艺处理；

5.标识管理：根据复制件利用要求，确定是否加盖复制件印章或添加复制件标识。

五、关键技术标准

（一）设备选型标准

《规范》对五类设备分别提出了明确的技术指标：

1.图像采集设备

基本原则：采集精度和尺寸满足输出需要，对原件损害较小，优先选用非接触式设备；

扫描设备：支持彩色、灰度、黑白采集模式，光学分辨率不低于3200dpi，色彩位数达24位以上，具备自动或手动白平衡调节功能；

拍摄设备：全画幅及以上数码相机，配备显色指数不低于95的专业灯光，以及翻拍台（架）、三脚架、快门线、色温表、测光表等辅助设备。

2.图像处理设备

应选择图形工作站，或配备高性能处理器、专业图形显卡和专业显示器的计算机；

处理器：最低配置为频率3.5GHz、8核16线程的高性能处理器；

显卡：显存容量8GB、显存位宽256位；

显示器：具备99%RGB色域的专业显示器。

3.图像输出设备

喷墨打印机：宜使用大幅面喷墨打印机，分辨率不低于1200dpi，使用稳定性较好、墨水颜色数量在6色以上的颜料墨水；

激光打印机：使用具备色彩管理功能的彩色高分辨率激光打印机。

4.数据管理设备

配备具有较高稳定性、安全性的高性能服务器；

存储空间满足工作数据存储需要并留有适当冗余。

5.色彩管理及质量检测设备

色彩管理设备：分光光度计、色彩管理软件等，满足扫描仪、数码相机、显示器、打印机等各类设备的色彩校准和色彩一致性管理需要；

质量检测设备：标准光源、分光光度计、色度计、密度计等，用于检测复制件色彩准确性。

（二）色彩管理要求

色彩管理是贯穿仿真复制全流程的核心技术。《规范》定义色彩管理为：采用计算机系统进行各类数字图像设备的色彩校准，生成设备的色彩特性文件，使图像采集、显示和输出三个环节色域匹配，实现数字图像在各种设备之间转换时保持色彩一致。

关键控制点包括：

扫描前白平衡校准和定期色彩校准；

拍摄前相机色彩校正、加载白平衡文件和ICC特性文件；

输出载体制作ICC特性文件并定期更新；

喷墨打印机每半年或更换墨盒后校准色彩；

激光打印机使用前预热并校准色彩。

六、质量检查与移交

（一）检查内容

对照档案原件，从载体、外观、色彩、装裱、装帧方式等方面进行检查，确保仿真复制件与原件具有极高相似度。

（二）检查方式

《规范》确立了“主观评价+客观评价”相结合的质量检查方式：

主观评价：检查者采用目测方法，比较复制件与原件的内容、外观、形制，根据主观印象对质量优劣做出评定；

客观评价：使用经过标定的仪器测量、比较原件及其复制件的尺寸、色度、色彩密度等物理特征数据，对质量优劣作出评价。

（三）移交

移交时应对档案原件及其仿真复制件等进行检查、清点，履行移交手续，填写《档案仿真复制登记表》。

七、数据管理与利用

（一）数据管理

应系统收集、整理、保存仿真复制工作过程中产生的全部数据，包括：

1.原始采集图像数据、制作过程图像数据、最终输出图像数据；

2.图像元数据、图像著录数据、ICC特性文件；

3.设备、纸张等基础数据、工作过程数据、档案仿真复制知识数据。

4.外来档案在仿真复制过程中形成的数据依照双方约定处置，原则上宜移交申请单位（部门）或销毁。

（二）数据利用

宜与数字档案馆系统相衔接，或建设档案仿真复制数据管理系统，设置档案仿真复制数字图像数据库和档案仿真复制知识库，实现仿真数据资源的有效管理和快速利用。

八、业务外包管理要点

档案仿真复制工作如需外包，规范从四个方面提出严格要求：

（一）资质审查：从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金等方面严格审查外包企业资质，尤其须严格审查企业的涉密资质（资质申请见《国家秘密载体印制资质管理办法》）；

（二）能力评估：综合评估外包企业的技术工艺、场所建设、设备配备、成果业绩等技术能力，以及组织机构、规章制度、质量控制、安全保障等管理能力；

（三）实施管理：严格执行涉及档案部门、外包服务机构、工作场所、设备、档案原件及电子数据交接等方面的安全管理要求，具体见《档案数字化外包安全管理规范》；

（四）监督指导：档案部门应指派专门人员参与外包业务的监督与指导、质量控制、进度安排、安全管理和沟通协调工作。

结语

在档案仿真复制实际工作中，档案机构应重点把握三个关键：

一是色彩管理贯穿始终，从采集到输出各环节严格执行色彩校准和ICC特性文件管理，这是仿真复制"仿制逼真"的技术核心；

二是技术参数刚性执行，扫描分辨率、拍摄精度、设备配置等关键指标必须达到规范底线要求；

三是全流程留痕可追溯，审批表、流程作业单、登记表三类表单贯穿工作始终，确保每一件仿真复制件的质量可查、责任可溯。

随着珍贵档案保护和利用需求的不断增长，档案仿真复制工作将在档案文化传播、展览展示、学术研究等领域发挥更加重要的作用。严格遵循DA/T 90—2022规范要求，是保障仿真复制工作质量、守护档案文化遗产的必然要求。