档案寄存服务作为档案服务外包的核心板块，是机关、企事业单位盘活内部档案管理资源、保障档案实体与信息安全的重要方式。2026年6月22日，国家档案局正式发布DA/T 68.5—2026《档案服务外包工作规范第5部分：档案寄存服务》（以下简称《规范》），将于2026年9月1日正式实施，同时替代实施近10年的DA/T 67—2017《档案保管外包服务管理规范》。
本次修订绝非简单的条文优化，而是从定义界定、权责划分、流程管控、应急处置、质量监督等多维度完成体系升级，补齐了旧版规范的监管短板，明确了发包方、承包方双向工作准则，成为新时代档案寄存服务合规运营的刚性依据。今天，我们结合规范全文核心内容，深度拆解新版标准的迭代亮点、实操要求与行业价值。
一、规范迭代核心：从“保管外包”到“专业寄存”的体系升级
相较于2017版旧规范，DA/T 68.5—2026立足档案服务外包行业发展现状，完成了结构性重构与内容提质，核心修订亮点清晰明确，彻底重塑了档案寄存服务的行业标准：
（一）优化术语体系，精准界定服务内核：删除旧版“档案保管外包服务”相关三类术语，新增档案寄存服务专属定义，明确其核心属性为“不改变档案所有权和处置权，委托专业机构提供保管、防护、利用服务”，厘清寄存服务与自主保管、数字化外包的边界。
（二）新增顶层准则，夯实合规基础：取消旧版独立“服务原则”章节，增设总体要求章节，分别明确发包方、承包方核心履职准则，确立“合法、安全、可控”的行业核心原则。
（三）完善全流程体系，补齐监管空白：首次完整增设档案寄存服务全工作流程及流程图，覆盖从承包方筛选到服务终止全链条；新增承包方筛选、库房定期检查、库房建设标准、企业破产档案处置、应急管理、质量监督等关键条款，解决了旧版流程碎片化、监管无死角、应急无依据的痛点。
二、核心定义与总体要求：划定双方履职底线
《规范》明确，档案寄存服务的核心本质是所有权不变、管理权托管、安全共担。基于这一核心属性，《规范》对甲乙双方主体责任做出刚性界定，所有寄存服务工作均需以此为基础开展。
发包方（委托单位）要求：需严格遵循DA/T 68.1总则规范，建立内部专项工作机制，明确责任部门与责任人，全程把控寄存服务合规性、安全性，主动接受档案主管部门监督管理，坚守档案管控主动权。
承包方（服务机构）要求：以发包方需求为核心，严格履行安全保密义务，严禁泄露、传播寄存档案信息，全面保障档案实体安全与信息安全，自觉接受行业监管与信用评价。
三、全流程工作规范：甲乙双方实操细则全覆盖
《规范》构建了“前期筹备-过程管控-终止收尾”的闭环工作体系，细分发包方、承包方专属职责与共同职责，每一个环节均明确标准化操作要求，彻底杜绝流程漏洞。
（一）发包方：全程主导、严格监管，把控核心主动权
作为档案所有权主体，发包方是寄存服务的第一监管责任人，核心工作聚焦前期筛选、全程监督、事后核查三大板块。
1.发包前期精准筛选承包方：这是发包方专属核心职责，需从五大维度全面核验承包方资质：核实股权结构、法人及高管背景；核查库房产权、建筑标准、设施设备、租赁期限等硬件条件；评估财务状况、项目经验、技术能力、风险管控体系；排查企业信用、市场评价及不良记录；通过法定采购方式择优确定合作机构，全程留存评估档案。
2.签订合规协议，明确权责赔偿：必须与承包方签订正式服务合同及保密协议，明确服务范围、安全责任、事故赔偿、保密条款等核心内容，杜绝权责模糊隐患。
3.全流程动态监督管控：档案出库专人清点、全程监控陪同，签署官方交接清单；全程监督档案运输环节，确认专车、专人、专线运输；每半年至少开展一次库房专项检查，核查设施运行、巡查记录、监控状态；严格管控档案调阅权限，外部单位调阅必须取得发包方书面同意；服务期满规范办理出库注销手续。
4.人员与运营动态监管：监督承包方岗位人员持证上岗情况，动态核查承包方营业执照、股权变更、场地迁移、财务状况等关键信息变动。
（二）承包方：标准化落地、全维度防护，筑牢服务底线
承包方作为服务执行主体，《规范》对其硬件建设、流程操作、安全防护、应急保障、人员管理提出了全方位、精细化的硬性标准，是合规运营的核心依据。
1.前期硬件达标，筑牢保管基础：新建、改建、租赁库房必须具备完整的报建、检测、竣工验收及年检资料，承重符合国家标准；不同载体档案分库保管，库房严禁混用；配齐“八防”设施、温湿度调控设备，纸质档案恒温恒湿标准严格控制在温度14℃～24℃、湿度45%～60%，昼夜波动温差≤2℃、湿度≤5%，温湿度记录留存不少于2年。
同时，消防、安防、供电系统必须合规：采用无二次损害的高压细水雾或洁净气体灭火系统，与119联网；全域覆盖实时监控，录像留存超3个月，库区出入口配备门禁、入侵报警设备并联动110；配备双路供电或应急电源，保障库房不间断运行。
2.全流程标准化作业：从档案清点、下架装箱、封箱交接、消毒入库，到日常巡查、保管监测、调阅服务、期满出库，全程闭环操作；档案运输配备安保人员、全程监控，入库前必须完成安全消毒；档案调阅全程登记、身份核验、全程留痕，年度归档备查。
3.安全与应急常态化管控：每年开展消防设备全面检测、1次消防培训，每半年组织1次消防演练；实行24小时安保值班巡检，各类安全记录留存至合同期满后2年；严格落实库房明火管控，远离易燃易爆、有毒有害物品。同时，必须制定专项应急预案、组建应急小组，定期开展应急演练，突发事件第一时间先期处置并上报主管部门，协同发包方完成档案抢救、事故复盘工作。
4.人员与信息化合规管理：专业技术、中层管理人员每年完成不少于90学时专业培训，业务人员持证上岗，核心岗位人员背景审查、全员签订保密承诺书；电工、消防值班等特殊岗位持证上岗。业务系统保障数据安全，服务终止后及时清理访问权限、移交全部业务数据，按规范删除冗余信息。
5.特殊场景处置新规：针对行业痛点新增特殊处置规则，承包方破产无法履约的，由双方协商处置档案；发包方注销或机构变动的，需上报县级以上档案主管部门申请处置，杜绝档案无人接管风险。
四、信用评价与质量监督：构建长效监管体系
《规范》首次建立双向监督、多元评价的长效监管机制，彻底改变以往“重审批、轻监管”的行业现状。
1.信用评价常态化：发包方全程对承包方服务质量开展评价，出具官方评价意见；承包方需主动公示第三方信用评价报告，所有服务合规情况、整改情况纳入行业信用档案，作为后续合作核心依据。
2.多层级质量监督：服务全程接受档案主管部门监督检查，发生档案遗失、损毁、泄密等重大事故必须及时上报；发包方建立常态化抽查整改机制，跟踪闭环问题整改；支持第三方专业机构开展独立监督，保障服务公平合规。
3.投诉争议规范化处置：承包方必须公开投诉渠道、设立专项受理机构，按照国家标准规范处理各类投诉，建立投诉台账归档留存；双方发生服务争议可通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式合法解决。
五、八大配套表单：实现服务全程留痕可追溯
《规范》配套八大资料性附录表单，覆盖服务全场景，为合规落地、台账留存、溯源核查提供标准化模板，分别为：承包方能力评估表、出入库交接清单、发包方库房检查记录表、期满出库登记表、库房日常巡查记录表、档案调阅服务登记表、服务评价意见表、投诉受理登记表。所有表单均需双方签字盖章、分类留存，是档案寄存合规审计的核心凭证。
六、行业价值与落地启示
《规范》的正式实施，标志着我国档案寄存服务正式进入标准化、规范化、精细化、法治化发展新阶段。对于委托单位而言，明确了监管边界与考核标准，有效规避档案托管安全风险、合规风险；对于寄存服务机构而言，统一了服务标准、厘清了权责底线，倒逼行业淘汰粗放式、不规范服务主体，推动行业提质升级。
2026年9月1日新规正式落地后，所有档案寄存外包服务均需严格适配新版标准。各机关、企事业单位及档案服务机构需提前对标新规，完成制度修订、流程优化、人员培训、硬件整改，全面落实档案安全保管、合规运营要求，筑牢档案资源安全防线。 |
您现在的位置：