重大科技基础设施是国家科技创新的核心载体，是探索前沿科学、突破技术壁垒的“国之重器”。而贯穿设施全生命周期的档案资料，是科研成果留存、技术迭代溯源、资产合规管理的核心凭证，更是国家科技资源储备的重要组成部分。
2026年6月22日，国家档案局正式发布DA/T 111—2026《国家重大科技基础设施档案管理规范》（以下简称《规范》），将于2026年9月1日正式实施。作为国内首部针对重大科技基础设施档案管理的专项行业标准，该规范填补了重大科技设施全周期档案管理的标准空白，为各类国家级重大科研设施的档案归集、管理、利用、处置提供了标准化、专业化、数字化的实操依据。今天，我们就全面拆解这份新规核心，助力各单位精准落地、合规履职。
一、规范定位：界定管理核心边界
《规范》核心适用对象为国家重大科技基础设施档案管理全流程工作，同时明确其他各类重大科技基础设施档案管理可参照执行，适用范围广泛、指导性极强。
《规范》首次明确，重大设施档案管理贯穿设施前期研究、规划建设、运行运维、退役处置四大全生命周期阶段，彻底打破传统档案管理“重建设、轻运行、无退役”的碎片化管理短板，确立了“全生命周期、全过程协同、全主体负责”的现代化档案管理体系。
同时，《规范》锚定数字化转型趋势，将档案信息化建设与设施管理信息化、单位档案信息化统筹衔接，明确电子档案真实、完整、可用、安全的核心管理目标，适配新时代科技档案数字化、智能化管理需求。
二、核心原则：四大准则筑牢档案管理根基
《规范》明确了重大设施档案管理四大核心原则，为所有管理工作划定底层逻辑，所有归档、整理、保管、利用工作均需严格遵循：
（一）全生命周期管理原则：档案工作同步覆盖设施前期研究、规划建设、运行、退役全部阶段，无死角留存设施全流程资料。
（二）全过程协同管理原则：将档案工作纳入设施建设计划、运行管理、质量管理、合同管理、考核体系，与项目实施、运维工作同步推进。
（三）法人负责制原则：由重大设施依托单位承担主体责任，实行集中统一管理，确保档案完整、准确、系统、规范、安全。
（四）信息化统筹协同原则：统筹推进档案数字化建设，建立常态化数字化机制，实现电子文件、电子档案全流程闭环管理。
三、权责明晰：构建多主体协同责任体系
以往重大科技设施档案管理常出现权责模糊、分工不清、推诿缺位等问题，《规范》精准划分各类主体职责，搭建了依托单位、共建参建单位、共同运行单位三位一体的责任体系。
（一）依托单位（核心主体）
作为第一责任主体，全面统筹档案管理工作，负责制度搭建、人员配置、信息化建设、档案验收、保管利用、移交处置等全流程工作。需建立专项档案工作网络，将档案工作纳入单位考核体系，通过合同协议明确合作单位档案权责，同时搭建重大设施专属档案管理卷，全程记录档案管理工作全貌。
（二）共建、参建单位
严格执行档案管理规范，配备专职人员与合规保管设备，负责自身承担项目的文件材料收集、整理、归档，配合依托单位的业务指导、检查与验收工作，按约定提交档案原件或数字化副本。其中监理单位需额外承担档案审核监督职责，核查归档材料的完整性与规范性。
（三）共同运行单位
专人负责设施运行阶段文件归档工作，接受依托单位的业务指导与档案审查，按协议提交归档材料，保障运行阶段档案资料完整留存。
四、实操核心：文件归档、整理全流程标准
《规范》明确了文件材料形成、收集、整理、归档的实操标准，细化各类载体、各类阶段档案的管理要求，是一线档案工作的核心实操指南。
（一）文件形成：严控源头质量
明确归档材料需采用耐久可靠的记录载体，优先归档原件，复印件归档需加盖出具单位公章，确保真实有效。所有文件内容需完整准确、签章完备，音视频、影像资料需清晰完整、贴合实际场景。电子文件需符合国家电子档案管理标准，满足真实、完整、可用、安全要求，合规电子文件可实行单套电子化归档。
（二）全面收集：覆盖全周期、全载体
全生命周期内具有保存价值的纸质、电子、照片、音视频、实物等各类载体材料，均需纳入归档范围。《规范》附录A详细划定了归档清单，涵盖前期研究、规划建设、运行运维、退役处置四大板块，包含立项审批、勘察设计、设备研制、施工监理、运行记录、科研成果、资产清算等百余项细分材料。
同时明确档案保管期限标准：分为永久、定期30年、定期10年三类，前期研究、规划建设档案保管期限不低于设施运行周期，做到“从长划定、应存尽存”。
（三）规范整理：统一分类、档号、编目规则
整理工作遵循系统性、成套性原则，纸质与电子档案档号统一。区分不同载体整理方式：照片、音视频、实物以“件”为单位整理，常规文书、项目材料以“卷”为单位整理。
分类上严格按照四大阶段划分，规划建设文件按项目、专业、阶段二级细分，运行、退役文件结合内容与时间分类。同时统一档号编制规则，档号由全宗号、类别号、案卷（件）号构成，针对照片、录音、录像、实物等特殊载体设置专属门类代码，实现档案标准化、规范化检索管理。
编目环节细化卷内目录、实物档案目录编制标准，明确题名、责任者、日期、密级、载体形式等十余项著录要素，彻底统一行业编制规范。
（四）限时归档：明确各阶段时间节点
规范明确各类文件归档时限，杜绝拖延归档、集中补档问题：
1.前期研究项目：年度归档，项目验收后3个月内完成归档；
2.设施建设项目：项目整体验收后3个月内完成归档；
3.运行运维文件：按年度常态化归档，升级改造、自主科研项目结题后3个月内归档；
4.退役处置文件：设施退役处置完毕后3个月内完成归档。
五、验收、保管与处置：闭环管理全链条
（一）分级分类档案验收/审查
《规范》建立差异化验收审查机制：建设项目档案由国家档案主管部门或委托单位组织验收，采用会议评审形式，专家组不少于3人且为单数；运行档案由依托单位定期组织审查，至少1名专业档案专家参与，重点核查档案完整性、规范性、安全性。
（二）安全保管与数字化运维
实体档案库房严格落实“九防”安全要求；电子档案管理系统需满足等级保护标准，实行在线+离线双存储、一式三套备份，支持系统迁移、格式转换、异地备份，定期开展档案保管评估，规避电子档案失效、数据丢失风险。
（三）移交与退役处置规范
针对停缓建、单位变更、资产划拨等特殊场景明确档案移交规则，涉密、城建类档案按专项规定移交。设施退役后，需提前制定档案归属流向方案并上报审批，严禁擅自处置、销毁重大设施档案，保障国家级科技档案资源永久留存。
六、落地价值：赋能科技档案高质量发展
《规范》的实施，彻底解决了以往重大科技基础设施档案管理标准缺失、权责模糊、流程混乱、重实体轻数字、重建设轻运维的行业痛点。
从管理层面，实现了科技设施档案从“碎片化管理”到“全周期闭环管理”的升级；从实操层面，统一了归档、整理、验收、保管、处置的全流程标准，为一线档案工作提供清晰指引；从价值层面，完整留存国家重大科技基础设施的建设历程、科研成果、技术参数，为后续科技攻关、技术迭代、成果转化、资产溯源提供核心档案支撑，助力国家科技资源规范化、长效化管理。
结语
新规落地在即，各重大科技设施依托单位、共建参建单位需提前对标规范要求，梳理现有档案管理漏洞，完善制度体系、规范归档流程、强化数字化建设，全面落实全生命周期档案管理要求，以标准化档案管理赋能科技创新高质量发展。 |
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