档案著录是档案整理、归档、检索与利用的核心基础工作，标准化、规范化的著录是保障档案信息完整、准确、可追溯的关键。在档案著录工作中，相关档案材料项、附注项、著录控制项是补充完善档案信息、厘清档案背景、明确著录责任的重要模块，也是日常著录工作中极易出现疏漏的环节。
为规范档案著录操作，统一著录标准，规避著录不完整、表述不规范、信息缺失等问题，本文系统梳理以上三个著录项目的详细细则，明确各项著录要求、适用场景及规范示例，为档案同仁开展著录工作提供清晰、可落地的操作依据。
一、相关档案材料项著录细则
相关档案材料项主要用于补充记录档案原件、复制件的存放位置及档案关联单元信息，厘清档案载体存续状态与档案间的关联关系，保障档案信息的完整性与关联性，包含原件存放位置、复制件存放位置、相关著录单元三大著录内容。
（一）原件存放位置
1.著录规则：当著录单元为复制件，或内容包含复制件时，需明确著录该档案原件的存续状态，以及原件存放于本机构或其他机构的具体位置。若经核实原件已遗失、损毁、不复存在，需在著录内容中专门说明具体情况。
2.规范示例：类别级著录场景下，可参考两类标准表述。示例一：原件存放在某某市档案馆。示例二：035号案卷原件于1988年8月从本类别中抽出后，便不知存放在何处。故现以该案卷的复制件放在本类别中代替原件。
（二）复制件存放位置
1.著录规则：当对应著录单元在本机构内部或外部机构存有备份复制件、电子化复制件、缩微复制件等各类复制载体时，需精准著录复制件的具体存放位置、编号、载体形式等关键信息。
2.规范示例：示例一（类别级）：本类别以缩微形式备份，缩微号为107-1至107-124，存放在本馆3号库房中。示例二（全宗级）：本全宗异地备份复制件存放在某某市档案馆。
（三）相关著录单元
1.著录规则：相关著录单元指与当前档案存在来源关联、业务关联、内容关联，且存放于本机构或其他机构的档案著录单元。著录时需完整记录关联档案的题名、档号、全宗号等核心检索信息，并清晰说明两份档案的具体关联关系。
2.规范示例：示例一（全宗级）：参见中共某某省委政法委员会全宗，全宗号X010。示例二（全宗级）：(某馆)明清地契档案又见中国第一历史档案馆。
二、附注项著录细则
附注项是档案著录的补充说明模块，主要用于记载各基础著录项目中无法呈现，但具备参考价值、需要解释说明的补充信息，可有效弥补基础著录字段的信息短板，帮助使用者全面了解档案真实情况，所有附注内容需分段规范著录。
（一）附注整体著录规则
附注内容需遵循固定排序逻辑，优先依次标注各基础著录项目对应的补充信息，所有著录项目之外的额外补充内容，统一列于其后，且每一条独立附注内容均需单独分段著录，保证内容清晰、层级分明。
（二）各著录项目对应附注事项
针对档案题名、日期、责任者、稿本、附件、载体形态等核心著录项目，需按对应规范补充附注信息，具体要求如下：
1.题名附注：主要标注同一档案文件的别名、曾用名、通用称谓等其他称谓信息。示例一：题名又称“工业三十条”；示例二：现名《新民主主义论》。
2.日期附注：用于标注档案考证前的原始日期、日期考证依据，若著录的日期并非档案形成日期，需明确标注该日期的具体类型。示例一：考证前的原日期为□□□□0824，依据辅仁大学收文单考证；示例二：日期为收文日期。
3.责任者附注：标注档案考证前的原始责任者信息，以及责任者信息的考证依据。示例：考证前的原责任者为“周”，据笔迹考证。
4.稿本附注：若同一档案著录单元存在初稿、修订稿、定稿等多种稿本形式，需专门标注说明。
5.附件附注：针对具备独立检索、利用价值的档案附件，需详细标注附件的文件编号、责任者、形成日期等关键信息。
6.载体形态附注：记录档案载体出现的各类重大异常状态，包含载体破损、页面残缺、材质变质、字迹褪色、音视频文件无法正常播放等影响档案利用和保存的情况。示例一：中间缺3页；示例二：部分照片已褪色。
7.其他附注事项：除以上六大类附注内容外，各著录项目项下需要补充说明的其他各类信息。
（三）著录项目外补充附注事项
脱离基础著录项目范畴，针对档案整体状态、属性的补充说明内容，需按以下场景规范著录：
1.载体补充说明：若档案著录单元除当前著录载体外，还存在其他载体形式，需标注说明。
2.真伪考证说明：经专业考证，确认档案著录单元为赝品、伪作的，需明确标注。
3.重要批示说明：档案内容包含上级重要批示、专项批复等关键信息的，需标注说明。
4.其他补充事项：上述场景以外，需要额外解释、补充的各类档案相关信息。
三、著录控制项著录细则
著录控制项是明确档案著录工作责任、记录著录时效的核心模块，主要用于追溯著录工作主体与完成时间，保障档案著录工作的可追溯性、规范性，包含著录者、著录日期两大核心著录内容。
（一）著录者
1.著录定义：著录者指完成对应档案条目著录工作的责任人员，是明确著录工作责任的核心依据。
2.著录规范：需完整记录著录者姓名及所属工作单位名称，姓名与单位名称之间以逗号分隔；同一档案存在多名著录者时，各著录者完整信息之间以分号分隔。
3.规范示例：示例一：王强，某某市环保局；示例二：张磊，某某省某某厅档案室；刘亮，某某省档案馆。
（二）著录日期
1.著录定义：著录日期指档案条目首次完成标准化著录的具体日期。
2.著录规范：若已完成的著录条目后续进行修改、更新、完善，需同步标注条目更新日期。所有著录日期、更新日期均需严格按照档案著录日期专项规则规范著录，保证日期格式统一、标准。
结语
档案著录的规范性，直接决定档案资源的利用效率与保存价值。相关档案材料项、附注项、著录控制项看似为补充性著录内容，却是完善档案信息链条、厘清档案背景、追溯工作责任的关键环节。
严格遵循上述细则开展著录工作，能够有效规避信息遗漏、表述不规范、溯源无依据等问题，全方位提升档案著录的完整性、准确性、严谨性，为档案的长期保存、精准检索、高效利用以及档案规范化、标准化建设筑牢基础。 |
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