档案著录是档案管理、查阅及利用工作的基础性核心环节，著录内容的规范性、准确性，直接影响档案检索效率、保密安全管控、公开开放审核及档案资源的合规利用。为统一档案查阅与利用控制项的著录标准，规范一线档案工作者的实操流程，规避著录不规范、信息缺失、标准混乱等问题，本文全面梳理档案八大核心控制项的著录细则，明确各项目的定义、著录要求、执行标准及实操示例，为档案规范化著录工作提供清晰、可落地的参考依据。
一、档案查阅与利用控制项核心著录规范
（一）密级
密级是界定文件保密程度的核心等级标准，是档案保密管理的重要依据。在档案著录工作中，需严格著录文件形成初始阶段确定的密级与对应保密期限，同时可补充标注保密期限届满的具体年月，完善档案保密全周期信息。
针对档案存续期间出现升密、降密、解密等密级变更情况，必须完整著录变更相关信息，具体包含变更后的全新密级、更新后的保密年限、正式解密日期等关键内容，确保档案密级信息全程可追溯、可核查。
实操示例：机密★10年；机密★10年，2027年届满；2020年8月解密。
（二）公开属性
公开属性是档案著录单元对应的公开审核结论，直接界定档案对外公开的合规范围。该项目需严格按照实际审核结果如实著录，不得随意更改、模糊标注。
公开属性分为三类，分别为主动公开、依申请公开、不予公开。对于审核判定为不予公开的档案著录单元，需在附注栏目中详细注明不予公开的具体理由，保障档案公开审核工作的规范性与严谨性。
（三）开放标识
开放标识是档案著录单元的开放审核结果，用于明确档案是否可对外开放利用。该项目需严格依照实际审核情况如实著录，确保档案开放状态精准匹配。
开放标识包含开放、控制、延期开放、未审核四种类型。其中，判定为受控状态的档案著录单元，需在附注中清晰标注对应的受控依据，做到受控原因有据可依、合规可查。
（四）语言或文字
语言或文字用于标注档案著录单元所使用的语种名称，是档案基础信息著录的重要组成部分。该项目著录需严格遵循国家标准规范，依据GB/T4880、GB/T4881规定的语种汉语名称统一填报，杜绝非标、简称、外文直译等不规范表述。
实操示例：满语、法语。
（五）主题词或关键词
1. 概念界定
主题词是档案标引、检索工作中，用于精准表达档案核心主题内容的规范化词、词组，具备统一标准、通用性强的特点。关键词是从档案题名、正文内容中提取，可体现档案主题、具备检索价值的非规范化词、词组，提取方式更为灵活。
2. 著录规则
本著录项目可根据实际需求，选择著录主题词或关键词，二者择一或规范搭配著录均可。其中，主题词标引需严格参照《中国档案主题词表》及各行业专属规范化词表执行，保证主题词的专业性、规范性；关键词无固定词表限制，可结合档案内容自由取词。
需注意的是，多个主题词并列、多个关键词并列时，统一以分号“;”作为间隔符号，保证著录格式统一规整。
（六）分类号
分类号是通过对档案内容、核心特点进行主题分析后，对档案进行分门别类整理形成的标准化类目标记符号，是档案分类管理、精准检索的核心标识。
分类号著录工作需严格遵照《中国档案分类法》及GB/T15418国家标准相关规定执行，确保分类标准统一、编号规范。
实操示例：M33+P13。
（七）缩微号
缩微号是各级档案馆（室）为档案缩微制品专属赋予的唯一编号，用于区分、管理各类档案缩微载体资料。该项目采用据实著录原则，严格按照档案馆（室）实际编制的缩微制品编号完整填报，不得删减、篡改编号信息。
实操示例：83-45。
（八）存储位置
存储位置指档案对应的物理存放地址或逻辑存储地址，是档案保管、调取、核查的重要位置依据，需区分传统载体档案与电子档案两类场景差异化著录。
针对传统载体档案，需精准著录档案在库房内的具体物理存放位置，细化至库房编号、密集架排数、列数等细节；针对电子档案，需详细著录脱机载体类型、专属编号及对应的库房存放地址，保障电子档案载体可精准定位。
实操示例1（传统载体档案）：本馆602库房第10排密集架第2列
实操示例2（电子档案）：光盘，350100-CD-00001，某某省档案馆2号库房
二、细耕著录细节，夯实档案管理根基
档案控制项著录是档案规范化、精细化、信息化管理的基石，每一项著录细则的落地执行，都关系着档案保密安全、公开利用、分类保管、检索调取等全流程工作的有序开展。
规范落实密级、公开属性、开放标识、语种、主题关键词、分类号、缩微号、存储位置八大核心项目的著录标准，能够有效规避档案信息著录偏差、缺失、不规范等问题，保障档案信息资源的真实性、完整性、规范性。希望本文能助力广大档案同仁标准化完成日常著录工作，为档案的长久保存、高效利用、合规管控筑牢专业基础，持续提升档案管理规范化水平。 |
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