作废的文件是否要归档？

作废文件是否需要归档，并非简单的“是”或“否”的二元判定，核心取决于文件的查考价值、凭证价值以及法律法规、行业规范的强制性要求。从档案管理的本质来看，归档的核心目的是保障信息的完整性、可追溯性，防范管理风险，因此作废文件的归档管理需结合文件类型、作废场景、合规要求等多维度综合考量。

一、作废文件归档的核心判定原则

查考与凭证价值原则：若作废文件能够反映业务流程、决策过程、权责划分等关键信息，或在法律纠纷、审计核查、责任追溯等场景中具备凭证作用，即便已作废，仍需纳入归档范围。例如，因政策调整被追回作废的正式公文，其作废过程能体现行政决策的变更轨迹，具备重要查考价值；废止的合同附带的协商记录、解除通知等，可作为后续纠纷处理的凭证，均需归档。反之，仅为拟制阶段未签发、无实际流转记录的草稿类文件，或填写错误且无后续关联影响的一般性单据（如未使用的空白表单），因无查考和凭证价值，无需归档。

合规性原则：需严格遵循国家法律法规、行业标准及企业内部制度对文件保存的强制性要求。例如，《中华人民共和国档案法》明确要求应当归档的材料需集中管理，不得拒绝归档；《中华人民共和国会计法》对会计凭证、账簿等财务文件的保存期限有明确规定，即便部分财务文件因业务完结作废，仍需按期限归档保存。国家档案局发布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》也明确，企业印信启用和作废、固定资产报废等文件材料需永久或定期归档，此类作废文件的归档要求不受“作废”状态影响。

可追溯原则：无论是否最终归档，作废文件的处理过程（包括作废判定、标识、处置方式等）均需记录在案，确保整个流程可查询、可追溯。即便无需归档的作废文件，其销毁、留存备查的记录也需纳入档案管理体系，避免因流程缺失引发管理漏洞。

二、不同类型作废文件的归档要求

（一）行政类作废文件

正式公文类：已印发后因内容错误、政策调整、权责变更等原因追回作废的正式公文，必须归档。归档时需将作废公文正本、定稿、发文稿纸、文件处理单，以及宣布文件作废的通知、追回记录等全套材料整理归档，完整反映公文从印发到作废的全过程。若公文仅处于拟制阶段、尚未签发即作废，且无相关决策记录、修改痕迹等有价值信息，无需归档，但需对作废原因、处理方式进行书面记录。

介绍信、证明类：填写错误作废的介绍信，无需纳入正式归档，但需标注“作废”字样留存备查；多联式介绍信需将各联粘贴完整并标注作废，与正确开具的介绍信存根一并保管。其中，职工调动、党团组织关系等重要介绍信的作废存根，需按永久或10年保管期限归档；一般性参观、考察介绍信的作废存根，留存备查即可，无需正式归档。

规章制度类：因业务调整、合规要求变更等暂停执行或废止的规章制度，需完整归档。归档材料包括制度正式文本、发布通知、废止/暂停执行通知，以及制度制定、修订过程中的讨论记录、征求意见稿等，便于追溯制度的演变历程，为后续制度修订、合规审查提供参考。

（二）业务类作废文件

合同协议类：废止的合同协议必须归档，且需保证材料的完整性。归档范围包括合同正本、副本、解除/废止通知、双方协商记录、往来函件、违约责任认定材料等，并需在归档文件中注明合同编号、签订方、作废时间、作废原因等关键信息。即便合同未实际履行即作废，若涉及定金支付、意向确认等具有法律约束力的条款，仍需归档；仅为初步洽谈的无约束力意向书，作废后无归档必要，但需记录作废处理情况。

项目文档类：项目实施过程中作废的计划、方案、报告等文件，若能反映项目调整思路、风险处置过程，需归档；仅为草稿、无实质修改意见的作废文档，无需归档。项目完结后作废的总结类文件，需结合项目重要程度判定，核心项目的作废文档需归档，一般性项目的作废文档可按企业内部期限留存备查。

（三）财务类作废文件

财务类作废文件的归档要求严格遵循法律法规的强制性规定，不受“作废”状态影响：​

会计凭证、账簿、报表等文件，即便因记账错误作废重制，作废的原始凭证仍需标注作废原因并与更正后的凭证一并归档，保管期限按《会计法》要求执行（会计凭证、账簿保管30年，年度财务报告永久保管）。

税务资料、财务审计报告等作废文件，若涉及纳税申报、审计核查的凭证信息，需按5-10年的保管期限归档；仅为计算草稿、无实际申报使用的作废财务单据，留存备查即可。

（四）特殊类作废文件

涉及商业秘密的作废文件：无论是否具备查考价值，均需先采取保密措施保管，再判定归档与否。若作废文件包含产品配方、客户名单、核心技术参数等商业秘密，即便无需正式归档，也需密封保存至保密期限届满后按规定销毁，销毁记录需归档；若具备查考价值，需纳入保密档案归档管理。

电子作废文件：电子形式的作废文件（如电子合同、电子公文、电子报表等），需遵循“同纸同档”原则，即与纸质文件归档要求一致。同时，需对电子作废文件进行标识（如文件名添加“作废”前缀、属性标注作废日期），备份元数据（如创建时间、修改记录、作废操作人），归档时保证电子文件的可读性、完整性，防止数据丢失或篡改。

三、作废文件归档的操作规范

（一）标识与清查

对于需归档的作废文件，纸质文件需在首页加盖“作废”印章，注明作废日期、作废原因、操作人；电子文件需在文件名、属性中清晰标注作废信息，避免与有效文件混淆。

企业需定期（一般每年一次）组织各部门清查作废文件，制定清查清单，明确文件名称、类别、作废时间、存放位置等信息，填写《作废文件清查登记表》，作为归档管理的基础依据。

（二）归档整理

作废文件需与相关有效文件关联归档，保证档案的系统性。例如，作废公文需与宣布作废的通知归档在同一案卷；作废合同需与后续补充协议、解除通知形成完整案卷。

按文件密级、保管期限分类归档：永久保管的作废文件（如印信作废文件、核心制度废止文件）单独组卷；定期保管的作废文件（如一般性合同废止文件、行政类作废公文）按保管期限（10年、30年）分类组卷。

（三）保管与销毁

归档的作废文件需按档案管理规范保管，纸质文件存放于防潮、防火、防泄密的档案库房，电子文件存储于安全的专用服务器，定期备份。

达到保管期限的作废文件，需按流程审核销毁：由档案管理部门提出销毁申请，审计、法务等部门审核，管理层批准后，纸质文件采用碎纸、焚烧等方式销毁，电子文件彻底删除并记录销毁过程（销毁日期、文件清单、监销人签字等），销毁记录需单独归档永久保存。