科技档案如何整理？

一、科技档案整理的核心原则

完整性：确保同一科技项目（或课题、产品、工程等）形成的全部档案不遗漏、不缺失，涵盖从立项、研发、试验、验收至归档全周期的各类文件材料，包括前期调研资料、中期实验数据、后期验收报告等，避免因文件缺失导致档案价值受损。

系统性：按照科技活动的内在逻辑和规律，将零散的文件材料组织成有机整体，体现科技项目的流程脉络和内在关联，使档案能够完整反映科技活动的全过程。

准确性：保证档案的分类、编号、编目等信息与文件实际内容高度一致，无错编、漏编、重编情况，同时确保文件的来源、形成时间、责任人等关键信息准确无误。

规范性：严格遵循国家及行业相关标准，统一整理流程、格式、标识等，确保档案整理结果符合通用规范，便于跨机构、跨部门共享利用。

实用性：整理后的档案需满足实际利用需求，检索路径清晰、调取便捷，避免过度形式化整理导致利用效率低下，兼顾档案的保管安全性和使用便利性。

二、科技档案整理的前期准备工作

文件材料的收集与核查首先需对拟整理的科技文件材料进行全面收集，覆盖科技活动的各个阶段和参与部门，包括纸质文件、电子文档、图纸、照片、录音录像等不同载体形式。收集完成后，需逐一核查文件的完整性：一是确认同一项目的文件是否齐全，如工程类档案需核查立项批复、勘察设计、施工记录、竣工验收等全套文件；二是检查文件是否为原件（无原件的需注明复印件来源及有效性）；三是核对文件的形成时间、签署手续是否完备，如审批文件需有相关责任人签字、盖章，试验数据需有检测人员署名。

整理人员与工具准备整理人员需熟悉科技档案管理相关标准和对应领域的专业知识（如工程档案整理需了解工程建设流程，科研档案需掌握科研项目管理规范），必要时需对整理人员进行专项培训。同时准备好整理所需工具：包括档案盒、卷皮、装订线、打孔机、剪刀、胶水、标签纸、记号笔等耗材，以及计算机、档案管理软件、扫描仪（用于数字化处理）等设备，确保整理工作有序开展。

制定整理方案结合本单位科技档案的类型（如科研、生产、工程、设备等）、数量和管理需求，制定针对性的整理方案。方案需明确：档案的分类规则、编号方法、立卷标准、装订要求、数字化处理方式及移交流程等核心内容，确保所有整理工作均有统一依据，避免不同人员整理标准不一致的问题。

三、科技档案的分类体系构建

科研档案：指科研项目在立项、研究、试验、鉴定、成果转化等过程中形成的档案，如科研立项申请书、经费预算、实验记录、研究报告、成果鉴定证书等；

生产技术档案：指企业生产活动中形成的产品设计、工艺规程、生产计划、质量检测、设备运行等档案，如产品图纸、工艺卡、生产台账、质量检验报告等；

工程建设档案：指工程项目在立项、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等阶段形成的档案，如立项批复文件、勘察报告、施工图、施工日志、竣工验收备案表等；

设备仪器档案：指设备仪器的购置、安装、调试、运行、维护、报废等过程中形成的档案，如设备采购合同、开箱验收记录、安装调试报告、维修保养记录、报废审批文件等；

其他科技档案：如技术引进、技术改造、知识产权（专利、商标、著作权）等相关档案。

按项目/课题/产品编号分类（二级分类）在一级分类基础上，按具体的科技项目、科研课题、产品型号或工程项目编号进行细分，这是体现科技档案系统性的关键。

按文件形成阶段分类（三级分类）针对单个项目/课题/产品，按科技活动的流程阶段进一步细分，使档案能够完整反映项目的全过程。例如：

科研档案的阶段分类：立项阶段、研究实施阶段、试验阶段、成果鉴定阶段、成果转化阶段；

工程档案的阶段分类：立项审批阶段、勘察设计阶段、施工阶段、监理阶段、竣工验收阶段。

按文件载体形式分类（辅助分类）对于不同载体的档案，可作为辅助分类维度，如纸质文件、电子文件、图纸（蓝图、白图）、声像档案（照片、视频）、实物档案（样品、模型）等，便于不同载体档案的差异化保管和利用。

分类体系构建需注意：层级不宜过多（一般控制在3-4级），避免分类过细导致检索复杂；分类标准需保持稳定，一经确定不得随意变更，确需调整的需做好记录并同步更新档案检索体系。

四、科技档案的立卷与编目

单个项目文件数量较少、内容单一的，可按“一案一卷”组卷，如小型科研课题的全套文件可整理为一个案卷；

项目文件数量较多、内容复杂的，可按“一案多卷”组卷，如大型工程项目可按勘察设计、施工、监理、验收等阶段分卷，或按专业（建筑、结构、水电、暖通等）分卷；

图纸类档案需单独组卷，遵循“专业成套、图号连续”原则，如建筑施工图按建筑、结构、给排水、电气等专业分卷，同一专业的图纸按图号顺序排列；

声像类档案（照片、视频）需按形成时间、拍摄内容组卷，每卷需附说明文字，注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人、背景等信息。

案卷题名拟定案卷题名是对案卷内容的高度概括，需准确、简洁、完整，包含核心要素：项目名称（或课题/产品名称）、文件内容特征、文件形成阶段/载体类型。

编号体系设计科技档案编号需具备唯一性和可追溯性，通常采用“全宗号-分类号-项目号-卷号-件号（页号）”的层级编号方式：

全宗号：由档案管理部门赋予，标识立档单位的唯一性，通常为字母+数字组合；

分类号：对应前文构建的分类体系，如科研档案为K，生产技术档案为S，工程建设档案为G，再结合二级、三级分类赋予子编号，如科研档案下的XX课题分类号为K-01；

项目号：具体项目/课题/产品的编号，可沿用单位内部的项目管理编号，确保与业务系统一致；

卷号：同一项目下案卷的顺序编号，如XX工程的勘察设计卷为01，施工卷为02；

件号（页号）：案卷内文件的顺序编号（件号针对以“件”为单位整理的文件，页号针对以“页”为单位的文件），图纸类档案可按图号作为件号。

编号需标注在案卷封面、卷内文件首页、档案盒等显著位置，电子档案需同步在文件名和属性中体现编号，确保纸质与电子档案编号一致。

卷内文件目录编制每一案卷均需编制卷内文件目录，作为案卷内文件的检索依据，目录需包含以下核心信息：

顺序号（件号/页号）：案卷内文件的连续编号；

文件题名：文件的原始标题，无标题的需根据内容拟定规范标题；

形成单位：文件的形成部门或个人；

形成日期：文件的签发/形成日期（精确到年月日）；

页数/张数：文件的总页数（纸质文件）或张数（图纸）；

备注：注明文件是否为原件、复印件，或特殊说明（如缺页、附件情况）。

卷内文件目录需采用规范格式，一式两份：一份装订在案卷首页，一份随档案移交至档案管理部门存档，电子档案需同步生成电子版目录并与纸质目录一致。

五、科技档案的鉴定、排序与修整

永久保存：涉及单位核心技术、重大科研成果、重要工程项目、关键设备等具有长远利用价值的档案，如科研成果鉴定证书、工程竣工验收报告、核心产品的设计图纸等；

长期保存：在较长时期内有利用价值的档案，如一般科研项目的试验记录、中型工程项目的施工记录、设备的维修保养记录等；

短期保存：仅在短期内有参考价值的档案，如临时的生产计划、项目阶段性的工作联络函、设备的日常运行台账等。

鉴定结果需标注在卷内文件目录的备注栏和案卷封面，对于无保存价值的文件，需按单位档案管理规定履行销毁审批手续，严禁擅自销毁。

卷内文件排序卷内文件需按一定规律排序，确保逻辑清晰，常见的排序方式有：

按形成时间顺序：从项目立项到验收，按文件形成的先后时间排列，适用于流程性强的科技档案（如科研课题、工程项目）；

按文件重要程度：将核心文件（如立项批复、验收报告、成果鉴定证书）排在前面，辅助文件（如工作联络函、会议纪要）排在后面；

按文件内容逻辑：按科技活动的流程环节排序，如工程档案先排立项审批文件，再排勘察设计文件，接着排施工记录，最后排竣工验收文件；图纸类档案按总图、分图、详图的顺序排列，或按专业（建筑、结构、水电）分类后再按图号顺序排列；

声像类档案：按拍摄时间、内容主题排序，同时附文字说明对应每一个声像文件。

文件材料修整对破损、残缺、字迹模糊的纸质文件进行修整：

破损文件需用透明胶带或胶水修补，确保纸张完整；

字迹模糊的文件需核对原件（如有）并重新誊写，或注明模糊原因及内容说明；

纸张大小不统一的文件（如大幅图纸、小票据），需折叠或粘贴成标准尺寸（通常为A4纸大小），折叠图纸时需保留图号、标题栏在醒目位置，避免折叠后无法识别；

去除文件中的金属物（如订书钉、回形针），防止氧化损坏纸张。

六、科技档案的装订与装盒

纸质文件装订

对于以“卷”为单位的纸质文件，采用线装或胶装方式，装订前需打孔（通常为左侧三孔一线），确保装订牢固、不压字、不掉页；

不宜装订的文件（如珍贵原件、大幅图纸、易碎纸张），可采用“件式管理”，即不装订，将单份文件装入文件袋，再放入档案盒，每份文件标注件号；

装订时需将卷内文件目录放在案卷首页，备考表（注明案卷整理人、整理时间、文件完整性说明等）放在案卷末页。

图纸类档案装订与保管

大幅图纸（如A0、A1、A2尺寸）可折叠成A4或A3尺寸，折叠时需按“手风琴式”折叠，确保图号、标题栏外露；

图纸可采用散装方式放入图纸盒，或装订成卷（薄图纸），每盒/每卷标注项目名称、图纸编号、张数等信息；

蓝图需单独保管，避免阳光直射和潮湿环境，防止褪色。

装盒要求

选择符合国家标准的档案盒（纸质或塑料材质），档案盒的大小需与文件尺寸匹配（如A4文件用A4档案盒，图纸用专用图纸盒）；

档案盒封面需标注全宗号、分类号、项目号、卷号、案卷题名、保管期限、形成单位、形成日期等信息；

档案盒背脊需标注核心检索信息（如分类号+项目号+卷号+案卷题名），便于档案架上检索；

装盒时需控制案卷厚度，一般不超过4厘米，避免过厚导致文件破损。

七、科技档案的数字化处理

数字化扫描对纸质档案（包括文件、图纸）进行高清扫描，扫描分辨率不低于300dpi（图纸扫描分辨率不低于600dpi），扫描格式优先采用PDF（可检索）、TIFF（长期保存），图纸可采用DWG（CAD原图）+PDF格式备份；扫描后的电子文件需与纸质文件编号一致，确保一一对应。

电子档案整理原生电子档案（如Word、Excel、CAD文件）需按分类体系建立文件夹结构，文件夹命名与纸质档案的分类号、项目号、卷号一致，文件名需包含文件题名、形成日期、编号等信息；对电子档案进行格式转换和备份，避免因格式兼容问题导致文件无法读取，同时设置访问权限，保障电子档案安全。

元数据录入为每一份电子档案录入元数据，包括档案编号、题名、形成单位、形成日期、保管期限、载体类型、关键词等，便于通过档案管理软件进行检索和统计。

八、科技档案的后期核查与移交

整理结果核查整理完成后，需组织专人对案卷进行全面核查：一是核查案卷的完整性，确认每一卷的文件是否齐全、排序是否正确；二是核查编目信息的准确性，核对卷内目录与文件实际内容是否一致，编号是否唯一；三是核查装订与装盒质量，确保文件无破损、装订牢固、标签标注清晰；四是核查数字化文件与纸质文件的一致性，确保电子档案无漏扫、错扫情况。核查发现问题需及时整改，整改完成后填写《科技档案整理核查表》，记录核查结果和整改情况。

档案移交核查无误后，整理人员需将科技档案移交至单位档案管理部门，移交时需办理移交手续：

填写《科技档案移交清单》，清单需列明档案的分类号、项目号、卷数、件数、保管期限、数字化情况等信息，一式两份，移交方和接收方签字盖章后各留存一份；

移交时需同步移交卷内文件目录、数字化档案及元数据信息，档案管理部门接收后需对档案进行入库上架，并更新档案管理系统中的检索信息。

整理归档后的维护档案移交后，档案管理部门需定期对科技档案进行检查，包括纸质档案的防潮、防虫、防霉变，电子档案的备份和格式更新；同时根据科技项目的后续变动（如成果转化、设备升级、工程改扩建），及时补充相关档案材料，确保科技档案的动态完整。

九、科技档案整理的注意事项

整理过程中需注重保护档案原件，尤其是珍贵的历史图纸、试验数据等，避免折叠、涂改、污损；

对于涉密科技档案，需严格按照保密规定整理，单独保管，标注密级，严禁泄露；

整理标准需与单位的档案管理系统相适配，确保整理后的档案能够快速录入系统，实现高效检索；

整理工作完成后，需对整理方案、核查记录、移交清单等过程性文件进行归档，便于后续追溯和复核。