档案分类
（一）遵循统一标准
在进行档案分类时，务必严格遵循国家或行业统一制定的标准。例如，《机关档案工作条例》对机关档案的分类就有明确规定，涵盖了党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等多个方面。在实际操作中，不同行业可能会在此基础上根据自身特点进行细化。以教育行业为例，除了上述常规类别外，还会单独设立教学管理、科研管理、学生管理等类别。各单位应根据自身所属行业，准确选择适用的分类标准，确保档案分类的一致性和规范性，为后续的档案管理和利用奠定坚实基础。
（二）明确类别归属
不同类型的档案材料有着明确的类别归属，切不可混淆。以干部人事档案为例，根据《干部人事档案工作条例》，其分为十大类。履历类材料，如本人填写的反映个人经历等基本情况的表格材料归入此类，但学生就读期间的投考登记表、成绩单和毕业生登记表则归第四类学历学位、专业技术职务（职称）学术评鉴和教育培训材料。政审、审计和审核类材料，包括组织对人员政治历史情况审查形成的材料，以及更改民族、年龄、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见等归入此类。像入伍时间批注、连续工龄审核等材料也在此列。而党、团类材料，只将组织已下结论的正式材料归档，要求入党、入团期间的思想汇报材料、党小组、支部讨论记录等不归档。各单位在归档时，要对每一份档案材料进行仔细甄别，确保其归入正确类别。
材料收集
（一）确保齐全完整
档案材料的齐全完整是档案价值的核心体现。各单位应依据归档范围，全面收集本单位形成的各类档案材料。在收集过程中，要注意材料的系统性和连贯性。例如，对于一个科研项目档案，不仅要收集项目申请书、立项批复、研究报告等核心材料，还应包括项目实施过程中的实验记录、调研数据、中期检查报告等辅助材料。对于合同档案，要确保合同签订的全过程材料都被收集，包括合同谈判记录、合同草本、正式合同文本以及合同履行过程中的变更协议、验收报告等。任何一份关键材料的缺失，都可能影响到对整个事件或活动的全面了解和准确判断。
（二）保证真实可靠
档案材料的真实性是档案的生命。在收集过程中，要严格把关材料的真实性。对于各类证明材料，如学历证明、职称证书等，要通过官方渠道进行核实。对于涉及重要决策、审批流程的材料，要确保其来源合法、内容真实。严禁任何单位或个人伪造、篡改档案材料。在收集电子文件时，要采取有效的技术手段确保其原始性和真实性，如数字签名、时间戳等技术的应用，防止电子文件在传输、存储过程中被非法修改。
整理规范
（一）组卷要求
组卷时应遵循一定的原则，以确保档案的系统性和逻辑性。一般按照问题、时间、重要程度等因素进行组卷。对于文书档案，可按年度、问题进行组卷，将同一问题或相近内容的文件组合在一起。例如，学校在管理过程中形成的关于教学改革的文件材料，可集中组成一卷。对于专题性、成套性档案，如基建档案，应按项目的阶段、结构等进行组卷。一个建筑项目的档案可分为项目立项阶段、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段等不同的卷册。在组卷过程中，要注意卷内文件数量的合理性，一般双面不超过200页，单面不超过120页，避免卷册过厚或过薄，影响档案的管理和利用。
（二）排列顺序
卷内文件的排列顺序也有明确要求。一般来说，批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后。对于有多种语言版本的文件，中文本在前，外文本在后。例如，一份文件有中文正本和英文翻译本，应将中文正本排在前面。对于会议文件，可按会议的时间顺序或重要程度进行排列。在排列过程中，要确保文件之间的逻辑关系清晰，便于查阅。
（三）编号编目
编号编目是档案整理的重要环节，有助于快速定位和查找档案。卷内文件无论单面还是双面，只要有书写文字，均应编号，页号的位置一般在每面材料非装订线一侧的上角或下角。同时，要按照规定格式逐件打印卷内目录，卷内目录应包含文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等信息。对于文件原有题名，不要随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加〔〕。对于没有责任者、年、月、日的文件，要通过考证等方式补上相关信息。会议记录应概括出主要内容，便于快速了解会议要点。
载体要求
（一）纸质档案
纸质档案作为最常见的档案载体，对纸张质量和书写材料有严格要求。归档文件应使用规范、整洁的纸张，不得使用废旧纸张。党政文件须附上底稿，按文件在前、底稿在后的次序一起归档。在书写材料方面，签发、批办、起草文件要用钢笔和毛笔，严禁使用铅笔、红墨水笔及复写纸，因为这些书写材料容易褪色或字迹模糊，不利于档案的长期保存。对于已有的不符合要求的纸质档案，应进行复制或托裱等处理，确保档案的可读性和耐久性。
（二）电子档案
随着信息技术的飞速发展，电子档案的数量日益增多。电子档案的归档要确保其完整性、可用性和安全性。在归档时，要收集电子文件的元数据，元数据是描述电子文件数据属性的数据，包括文件的创建者、创建时间、文件格式、存储位置等信息，它对于电子文件的管理和长期保存至关重要。同时，要选择合适的存储介质，如专用的光盘、硬盘等，并定期进行检测和维护，防止存储介质损坏导致数据丢失。此外，还要采取有效的安全防护措施，如设置访问权限、安装防火墙、进行数据备份等，防止电子文件被非法访问、篡改或删除。
涉密档案管理
（一）严格保密制度
涉密档案的管理关系到国家安全和单位利益，必须严格执行保密制度。各单位应建立健全涉密档案管理的规章制度，明确涉密档案的范围、保管场所、借阅流程、销毁程序等。对于接触涉密档案的人员，要进行严格的背景审查和保密培训，签订保密协议，确保其具备高度的保密意识和责任感。在档案的收集、整理、存储、传输和利用等各个环节，都要采取相应的保密措施，防止涉密信息泄露。
（二）专人专柜保管
涉密档案必须由专人负责保管，并存放于专门的保险柜或保密室中。保密室应具备完善的安全防护设施，如防盗门窗、监控设备、报警系统等。涉密档案的借阅要严格履行审批手续，借阅人员只能在规定的场所内查阅，不得带出保密室。借阅过程要有详细的记录，包括借阅人员姓名、借阅时间、借阅档案名称、归还时间等。对于不再需要保存的涉密档案，要按照规定的程序进行销毁，一般采用粉碎、焚烧等方式，确保涉密信息无法恢复。
归档时间
（一）常规档案
各类文件材料立卷归档时间除有特殊规定外，一般都要在次年六月底以前立卷归档完毕。例如，党政机关的年度文件，企事业单位的经营管理、行政管理等常规档案，都应在规定时间内完成归档。这样可以保证档案的时效性，便于及时对档案进行整理、统计和利用，为单位的决策和工作开展提供有力支持。
（二）特殊档案
对于一些特殊类型的档案，归档时间有特殊要求。科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，以便及时对科研成果进行总结和评估，同时也有利于科研档案的集中管理和共享利用。基建类档案应当在项目完成后三个月内归档，因为基建项目涉及到大量的工程图纸、合同文件等，及时归档可以确保这些重要资料的安全，也便于后续的工程维护、改造等工作。会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年或二年后向档案馆移交，这是为了满足会计核算和财务管理的需要，同时也符合财务档案管理的相关规定。
交接手续
（一）规范流程
档案交接是档案管理工作中的重要环节，必须遵循规范的流程。在交接前，移交方应确保档案的齐全完整，并编制详细的移交目录。移交目录应包括档案的名称、数量、起止时间、保管期限等信息。接收方要对移交的档案进行认真核对，检查档案的数量、质量是否与移交目录一致，档案的整理是否符合规范要求。在核对无误后，双方应在移交目录上签字盖章，完成交接手续。
（二）明确责任
交接过程中，要明确双方的责任。移交方要对移交档案的真实性、完整性负责，确保所移交的档案没有缺失、篡改等问题。接收方要对接收后的档案妥善保管和合理利用负责。如果在交接后发现档案存在问题，应及时沟通协商，根据责任划分进行处理。对于因交接手续不规范导致档案丢失、损坏等严重后果的，要依法追究相关人员的责任。
档案归档工作是一项系统性、专业性很强的工作，涉及到档案管理的各个环节。只有严格按照最新政策要求，注意档案分类、材料收集、整理规范、载体要求、涉密档案管理、归档时间和交接手续等方面的事项，才能确保档案归档工作的质量，充分发挥档案在单位发展和社会进步中的重要作用。各单位应高度重视档案归档工作，加强组织领导，提高档案管理人员的业务水平，不断完善档案管理工作机制，为档案事业的发展创造良好条件。 |
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