归档范围
（一）机构印章
行政公章：各级机关、团体、企事业单位和其他组织的行政公章，如政府部门的公章、公司的法人章等，在机构名称变更、撤销或因其他原因停止使用时，均应纳入归档范围。根据《DA/T40-2008印章档案整理规则》，这类印章是机构行使权力和开展业务活动的重要标志，具有重要的历史和法律价值。例如，在企业合并或分立过程中，原企业的行政公章需按规定归档保存，以备后续查考企业的发展沿革和相关法律事务。
内设机构印章：机构内部各部门的印章，如公司的财务部、人力资源部印章等，当部门调整、撤销或印章样式更新时，旧印章应归档。这些印章反映了机构内部的组织架构和业务分工，对于研究机构的运营管理和业务流程具有参考意义。
分支机构印章：企业或组织在外地设立的分公司、办事处等分支机构的印章，在分支机构结束运营或印章变更时，需进行归档。例如，某连锁企业关闭部分门店，这些门店的印章就应按照规定及时归档，以保证企业档案的完整性。
（二）专用印章
财务专用章：用于财务收支、税务申报等财务活动的印章，在停止使用后，如企业更换财务专用章样式或因财务制度调整不再使用原印章时，必须归档。财务专用章涉及企业的资金往来和财务安全，其档案管理对于财务审计和税务核查具有重要作用。
合同专用章：企业在签订各类合同、协议时使用的印章，在合同业务结束或印章更新时，应归档保存。合同专用章的使用记录了企业的经济业务往来，对于合同纠纷处理和企业商业信誉评估具有重要价值。例如，在合同履行过程中出现争议时，合同专用章的备案信息可作为判断合同真实性和有效性的重要依据。
发票专用章：在开具发票时使用的印章，当企业因税务政策调整或自身业务变化更换发票专用章时，旧章需归档。发票专用章与企业的税务活动密切相关，其归档有助于税务部门对企业发票使用情况的监管和审查。
（三）个人印章
法定代表人印章：企业、机构的法定代表人用于签署重要文件、合同等的个人印章，在法定代表人变更或印章样式更新时，应进行归档。法定代表人印章具有代表机构行使权力的法律效力，其档案管理对于机构的法律事务处理和决策记录具有重要意义。
重要业务人员印章：如企业的财务负责人、授权代理人等在业务活动中使用的个人印章，当人员岗位变动或印章不再使用时，需归档保存。这些印章在特定业务领域具有重要作用，其归档有助于业务流程的追溯和责任认定。例如，在企业的资金审批流程中，财务负责人的印章使用记录可作为审查资金流向和审批权限的依据。
（四）特殊印章
艺术印章：一些具有艺术价值或文化意义的印章，如文化机构举办艺术展览活动的纪念印章、艺术家个人创作的具有代表性的印章等，即使仍在使用，若具有重要的艺术或文化价值，也可纳入归档范围。这类印章不仅是艺术创作的载体，还反映了特定时期的文化氛围和艺术潮流，对于文化研究和艺术鉴赏具有独特价值。
历史传承印章：对于具有悠久历史、传承几代人的家族印章或机构长期使用且具有深厚历史底蕴的印章，无论是否仍在使用，都应妥善归档保存。这些印章承载着家族或机构的历史记忆和文化传承，是珍贵的历史文化遗产。例如，某些老字号企业的印章，见证了企业数百年的发展历程，具有不可估量的历史价值。
保管期限
（一）永久保管
行政公章及重要法人印章：各级政府机关、事业单位的行政公章，以及企业的法人章等，因其代表机构的法定身份和权力，对机构的历史发展和法律地位具有关键意义，应永久保管。这些印章在机构的设立、运营、变更和终止等各个阶段都发挥着重要作用，其档案是研究机构历史和法律责任的核心依据。例如，政府部门的公章在制定政策、发布文件等行政行为中使用，其永久保存有助于对政府行政活动的长期监督和历史研究。
涉及重大历史事件或决策的印章：如果印章在重大历史事件、重要政策制定或关键决策过程中发挥了重要作用，即使是临时性使用的印章，也应永久保管。这些印章与特定的历史时刻紧密相连，具有不可替代的历史价值。比如，在企业完成重大并购项目过程中使用的专门印章，记录了企业发展的重要转折点，应永久保存以见证这一重大事件。
具有重要文化、艺术价值的印章：前文提到的艺术印章和历史传承印章，由于其独特的文化内涵和艺术价值，应永久保管，以传承和弘扬文化艺术。这些印章是文化遗产的重要组成部分，永久保存有助于后人对特定历史时期文化艺术的研究和欣赏。
（二）定期保管
一般业务专用章：如企业的部门业务章、一般合同专用章等，在相关业务活动结束后，根据业务的重要性和可能涉及的法律纠纷期限，可设定一定的保管期限，通常为10-30年。这些印章主要用于日常业务活动，其保管期限的设定应综合考虑业务的持续影响时间和可能的法律追溯期。例如，一般商业合同的纠纷诉讼时效为3年，相关合同专用章的保管期限可适当延长至10年以上，以确保在可能的法律纠纷中能够提供有效的证据。
临时性机构印章：为完成特定项目或任务而设立的临时性机构的印章，在项目结束或机构撤销后，保管期限可设定为5-10年。这类印章的使用具有阶段性和临时性，其保管期限相对较短。例如，某企业为举办大型展销活动成立的临时筹备组印章，在展销活动结束后，根据活动相关事务的处理期限和可能的后续影响，可保管5-10年后进行处理。
移交要求
（一）移交时间
机构变更或撤销时：当机关、团体、企事业单位发生合并、分立、撤销、名称变更等情况时，应在变更或撤销手续办理完毕后的规定时间内，一般为30个工作日内，将相关印章档案移交给指定的档案管理部门。例如，政府部门进行机构改革，部分部门合并或职能调整，涉及的印章应及时移交，以保证档案管理的连续性和完整性。
定期移交：对于一些规模较大、印章数量较多的机构，可按照档案管理的年度计划，定期将符合归档条件的印章档案移交给档案部门。例如，大型企业集团可每年组织一次印章档案的移交工作，在每年的第一季度对上一年度符合移交条件的印章进行整理和移交。
（二）移交手续
编制移交清册：移交单位应详细编制印章档案移交清册，清册内容包括印章名称、材质、规格、印文、使用起止时间、保管期限、印章编号等信息。清册应一式两份，一份由移交单位留存，一份随印章档案一并移交接收单位。例如，某事业单位在移交印章档案时，制作的移交清册清晰记录了每一枚印章的各项信息，方便接收单位核对和后续管理。
双方签字确认：移交单位和接收单位应共同对印章档案进行清点核对，确认无误后，在移交清册上签字盖章，明确双方的责任和交接时间。这一环节确保了印章档案移交的准确性和完整性，避免后续出现纠纷。例如，在企业印章档案移交过程中，双方档案管理人员仔细核对每一枚印章及其相关信息，在确认无误后签字确认，完成移交手续。
（三）接收单位
本单位档案部门：一般情况下，机关、团体、企事业单位内部的印章档案应移交给本单位的档案管理部门进行集中保管。本单位档案部门熟悉机构的业务情况和档案管理需求，能够更好地对印章档案进行分类、整理和利用。例如，企业的各部门将停止使用的印章移交给企业的综合档案室，由档案室按照档案管理规范进行统一管理。
上级主管部门或国家综合档案馆：对于一些具有重要历史价值、涉及国家安全或公共利益的印章档案，可能需要移交给上级主管部门或国家综合档案馆进行保管。例如，政府部门的重要行政公章在机构撤销后，按照规定移交给上级主管部门的档案管理机构或国家综合档案馆，以确保印章档案得到更妥善的保存和利用，为国家历史研究和公共事务管理提供支持。 |
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