一、装订的核心原则
归档文件的装订需遵循**“保护原件、便于查阅、利于保存、统一规范”**的基本原则，具体要求如下：
保护原件优先
装订过程中需最大限度减少对文件纸张、字迹的损伤，避免使用可能引发化学反应的材料（如酸性胶水、易锈蚀金属物），防止纸张脆化、字迹褪色或扩散。对于脆弱文件（如泛黄纸张、手撕边缘文件），需先进行加固处理再装订。
稳固性与完整性
装订后文件页次需固定，不得出现松动、脱落或页序错乱，确保文件作为一个完整单元（如一件文件）的整体性。页与页之间需紧密贴合，避免折叠、卷曲导致的查阅障碍。
便于查阅与利用
装订方式需保证文件可完全展开，页面内容（包括天头、地脚、左侧、右侧边缘）无遮挡，尤其需露出页码、签章、批注等关键信息。同时，装订后文件应便于复印、扫描等数字化处理。
符合长期保存要求
选用的装订材料需具备稳定性和耐久性，能抵抗温湿度变化、氧化、虫蛀等环境因素影响。国际档案界通常要求装订材料的保存寿命不低于50年，重要档案需达到100年以上。
统一性与规范性
同一全宗（如同一单位、同一部门）的归档文件需采用统一的装订方式、装订位置和装订材料，确保档案外观整齐、管理规范，便于后续整理、上架和检索。
二、装订前的准备工作
装订前的预处理是保证装订质量的关键环节，需完成文件排序、页码编制、去除异物、修补加固等操作，具体步骤如下：
（一）文件排序与编页
确定页序逻辑
归档文件以“件”为单位装订（“件”的定义：一般以每份文件为一件，如一份请示与对应的批复为一件；正本与定稿为一件；原件与复印件为一件）。每件文件需按以下顺序排列页次：
正文在前，附件在后；
原件在前，复印件在后；
转发文在前，被转发文在后；
回复性文件在前，请示性文件在后；
有文件处理单的，处理单在前，正文在后。
页码编制规范
页码位置：统一标注在文件每页正面的右上角（空白页可不编页码），若文件右侧有装订线，页码需避开装订线区域（距边缘1.5-2cm为宜）。
页码格式：使用阿拉伯数字（1、2、3……），手写页码需用黑色或蓝黑色墨水笔，字迹清晰；批量文件可采用打码机打印，避免使用易褪色的圆珠笔、铅笔。
连续编号：每件文件从首页开始连续编页，不得跳号、重号，若文件有多页纸张粘连（如信封、折叠页），需展开后按实际页数编页。
（二）去除异物与清洁处理
拆除原有装订物
对于已装订的文件（如用订书钉、回形针、大头针、绳线装订的文件），需先拆除原有装订物，避免金属物锈蚀污染文件或绳线老化断裂。拆除时需使用工具（如起钉器），动作轻柔，防止撕裂纸张；若订书钉生锈粘连，可用少量酒精湿润后轻轻剥离。
清除污渍与杂物
去除文件上的胶带、贴纸等粘性物品，若粘连紧密，可用无酸胶带覆盖后小心揭除，避免纸张表层脱落；
清理文件中的纸屑、灰尘，可用软毛刷轻轻扫净，或用吸尘器（低档位）距离文件10cm以上吸附；
对于有油渍、水渍的文件，若污渍未干燥，需先自然晾干（避免暴晒），再进行处理，严禁用湿布擦拭。
（三）文件修补与加固
破损文件修补
纸张撕裂：若撕裂处无文字，可用无酸浆糊或档案专用修补纸沿裂口粘贴；若撕裂处有文字，需用透明无酸胶带从背面粘贴，确保文字不被遮挡。
缺角或边缘磨损：用与文件纸张颜色、厚度相近的无酸纸裁剪成合适形状，覆盖缺损部位，从背面粘贴加固，粘贴面积需大于缺损面积1-2mm。
脆化纸张：对于严重脆化（一折即碎）的文件，需先进行脱酸处理（使用档案专用脱酸剂），再用无酸衬纸包裹后装订，或采用盒装方式替代装订。
折叠文件处理
对于折叠的文件（如A3图纸、报表），需先展开，若长期折叠导致折痕脆化，需在折痕处涂抹少量无酸浆糊，轻轻抚平后压平（可夹在重物下24小时）；
大幅面文件需折叠成与归档文件盒尺寸一致（通常为A4幅面，297mm×210mm），折叠时需保证文字方向正确，天头在上、左侧为装订边，折叠次数不宜过多（一般不超过3次），避免折痕处纸张疲劳破损。
三、装订材料的选择标准
装订材料的质量直接影响档案的保存寿命，需符合“无酸、稳定、耐久、可逆”的要求，禁止使用酸性、易腐蚀、易老化的材料。常用装订材料及选择标准如下：
（一）装订线与绳
棉线/亚麻线
适用场景：传统线装（如三孔一线装订），适用于页数较多（10页以上）的文件。
质量要求：选用无酸处理的纯棉线或亚麻线，直径0.5-1mm，强度高、不易断裂，避免使用化纤线（易老化）或有颜色的线（可能褪色污染文件）。
尼龙绳
适用场景：页数较少的文件，或需要频繁查阅的文件。
质量要求：需选择archivalgrade（档案级）尼龙绳，具备耐酸碱、抗老化特性，避免使用普通尼龙绳（含增塑剂，易硬化断裂）。
（二）装订夹与装订钉
不锈钢订书钉
适用场景：页数较少（10页以内）的文件，操作便捷。
质量要求：必须选用304或316型号不锈钢钉（防腐蚀性能强），禁止使用普通铁制订书钉（易生锈）。
无酸纸封套与文件夹
适用场景：脆弱文件、照片、图纸等特殊载体文件。
质量要求：封套和文件夹需采用无酸（pH值7.0-8.5）、无lignin（木质素）的纸张制作，避免使用含荧光增白剂的材料（加速纸张老化）。
档案专用胶
适用场景：粘贴文件附件、修补纸张（需配合修补纸使用）。
质量要求：选用无酸动物胶或聚乙烯醇（PVA）胶，禁止使用普通办公胶水（含酸性成分）或浆糊（易滋生霉菌）。
四、装订方式与操作流程
根据文件页数、载体类型及保存需求，归档文件常用的装订方式包括线装法、不锈钢钉装法、胶装法及特殊载体装订法，具体操作如下：
（一）线装法（推荐用于长期保存的重要文件）
适用范围：页数10页以上的文件，或需要频繁翻阅的文件。
工具准备：打孔器（或锥子）、棉线/亚麻线、剪刀、直尺。
操作步骤：
定位打孔：将文件对齐，左侧边缘留出2-2.5cm装订边，用直尺在装订边距上、下各2.5cm处及中间位置标记3个打孔点（呈直线分布，间距均匀）；
打孔：用打孔器在标记点打孔，孔径约3mm，确保穿透所有纸张，孔位整齐无歪斜；
穿线装订：将线从中间孔穿入，两端分别从上下孔穿出，在文件背面交叉后绕回正面，形成“活结”（便于日后拆线修复），最后在中间孔处打结，剪去多余线头（留1-2cm防止松脱）。
注意事项：线的松紧度需适中，过紧易导致纸张变形，过松则文件松动；装订后需检查所有页面是否平整，无褶皱、卷曲。
（二）不锈钢钉装法（适用页数较少的普通文件）
适用范围：页数10页以内的文件，如通知、便函等。
工具准备：10号或12号不锈钢订书机、起钉器（备用）。
操作步骤：
对齐文件：将文件左侧边缘对齐，装订边留出1.5-2cm，用夹子临时固定；
订书位置：在文件左侧距上边缘2cm、距下边缘2cm处各订一枚订书钉，或在中间位置订一枚（页数5页以内），订书钉需穿透所有纸张，钉脚在文件背面平整展开（避免翘起划伤其他文件）；
检查：用手轻拨文件页，确认无松动，钉脚无外露锐角。
（三）胶装法（适用固定页数且无需频繁拆页的文件）
适用范围：页数5-20页的文件，如报表、手册等，且后续无需添加或删减页面。
工具准备：档案专用胶、毛刷、重物（如压书机）。
操作步骤：
涂胶：将文件左侧装订边对齐，用毛刷在装订边均匀涂抹一层薄胶（厚度约0.5mm），避免胶量过多溢出污染页面；
压实：将文件竖立，装订边朝下，用重物压实（压力均匀，约5kg），放置24小时至胶完全干燥；
加固（可选）：对于页数较多的文件，可在装订边外侧粘贴一条宽2cm的无酸纸胶带，增强牢固性。
注意事项：胶装文件需在干燥后再进行归档，避免潮湿环境导致胶水霉变；胶装方式可逆性差，不建议用于需要频繁修改或拆页的文件。
（四）特殊载体文件装订法
照片档案
需采用无酸照片角（纸质或塑料材质）固定在无酸卡纸（A4幅面）上，照片角仅粘贴照片的两个对角（便于日后取下），卡纸左侧按普通文件装订方式处理；
禁止将照片直接粘贴在纸张上（避免胶水腐蚀照片），或用回形针、订书钉固定（防止划伤照片表面）。
图纸与大幅面文件
折叠后尺寸需与归档文件盒一致（A4或A3），折叠边需为左侧装订边，折叠处需用无酸纸包裹防止磨损；
对于超长图纸（如工程图纸），可采用卷装方式，在卷轴两端加装无酸纸保护套，标注文件编号后放入专用档案柜。
信封与实物文件
信封需展开铺平，若内有物品（如票据、卡片），需取出单独整理后与信封一起装订，或放入透明无酸袋中附于文件后；
实物（如徽章、样品）需用无酸纸包裹，标注对应的文件编号，单独存放于专用盒中，与相关文件建立关联索引。
五、质量检查与常见问题处理
（一）质量检查要点
完整性：每件文件页次完整，无缺页、重页，页码连续且清晰可辨。
牢固性：装订后文件无松动、脱落，线装的线头打结牢固，钉装的钉脚平整，胶装的粘合处无开裂。
规范性：装订位置统一（左侧装订边），页边距符合要求（天头≥2cm，地脚≥2cm，左侧≥2.5cm，右侧≥1.5cm），无遮挡文字、印章、页码等关键信息。
清洁度：文件无污渍、杂物，无残留金属装订物，修补处平整自然，不影响阅读。
（二）常见问题及处理方法
页码错误：若发现页码跳号、重号或漏编，需拆除装订物，重新编页后再次装订，原错误页码需用无酸涂改液覆盖（仅限空白处），禁止直接涂改文字区域。
装订物松动：线装文件松动可重新穿线加固；钉装文件松动需拆除旧钉，更换新的不锈钢钉重新装订；胶装文件开裂需补充涂胶后压实晾干。
纸张褶皱：装订前需将褶皱纸张平铺，用重物压平（24小时以上），若褶皱处有文字，禁止强行拉伸，可在背面用无酸胶带轻轻固定。
文件过厚（50页以上）：过厚文件需拆分装订（按内容逻辑分为若干件），每件页数不超过50页，拆分后需在每件文件首页注明“共X件，第X件”，确保整体性。
六、装订后的管理与注意事项
暂存要求：装订完成的文件需放入临时档案盒中，避免堆积受压，暂存环境需保持干燥（相对湿度45%-60%）、通风，远离阳光直射、热源及腐蚀性气体（如甲醛、二氧化硫）。
交接记录：装订工作完成后，需填写《档案装订交接表》，记录文件编号、件数、装订方式、操作人员及日期，确保责任可追溯。
定期检查：对于已归档的文件，每3-5年需抽查装订质量，重点检查金属装订物是否锈蚀、线绳是否老化、胶水是否霉变，发现问题及时修复。
数字化配合：装订后的文件需便于扫描数字化，若采用线装或钉装，需确保扫描时页面可完全展开，无阴影遮挡；胶装文件建议在扫描后再进行装订，避免反复翻阅导致粘合处开裂。 |
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