机关档案管理制度构建

档案管理制度作为机关单位档案工作的核心准则，是确保档案资源安全完整、高效利用的重要保障，也是落实《中华人民共和国档案法》中“档案工作责任制”的具体实践。

文件材料收集制度

文件材料的收集是档案管理的首要环节，必须做到及时、全面、规范，为后续工作奠定坚实基础。

1.收集责任与流程：机关各文书部门和业务部门需明确一名专职人员负责文件材料的收集工作，文件材料形成后，应在2个工作日内交至本部门兼职档案员处。兼职档案员需每周对收集到的文件材料进行汇总、梳理，并建立《文件材料收集清单》，详细记录文件的名称、形成时间、份数、移交人等信息，每月底与部门负责人共同核对，确保无遗漏。

2.收集范围依据：严格按照本单位经领导班子审议通过并报同级档案主管部门备案的《档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表》执行。对于“三表”中未明确但可能具有保存价值的文件材料，如临时性重大活动、突发事件处理等相关材料，由部门负责人提出收集建议，经档案部门审核同意后纳入收集范围。

3.载体与记录方式要求：纸质文件应使用80克以上无酸纸，采用蓝黑墨水或碳素墨水书写，坚决杜绝使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色工具。电子文件需存储在符合长期保存标准的只读光盘或归档级U盘中，记录格式优先选择PDF/A、TIFF等通用格式，避免使用专用软件格式，以确保长期可读。

4.文件材料质量标准：文件内容必须真实可靠，与实际情况完全一致，如合同、审批件等需有真实的签名和盖章。文字、数据、图表等应准确无误，若发现错误，需由形成部门出具更正说明并加盖公章。同一事项的文件材料需完整收集，如会议材料应包含通知、议程、纪要、签到表等，保证其系统性。

5.原件与复印件管理：归档文件应以原件为主，若原件丢失或因特殊原因无法提供，复印件需由部门负责人签字确认，并加盖单位公章，同时注明“与原件核对无误”及原件的存放地点，以便追溯。

6.电子文件与元数据收集：电子文件需连同元数据一并收集，元数据应包含创建时间、修改时间、作者、格式、存储路径等信息，且符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）。对于通过办公自动化系统形成的电子文件，需设置自动捕获元数据的功能，确保元数据的完整性和准确性。

档案整理制度

档案整理是提升档案管理质量和利用效率的关键步骤，需遵循文件材料的形成规律，保证其有机联系和完整性。

1.整理责任与时间：文书或业务部门在文件材料收集完成后，应在1个月内完成初步整理工作，年度结束后2个月内完成全年文件的系统整理，确保及时归档。

2.分类与鉴定依据：依据本单位的“三表”对文件材料进行分类，可按年度、部门、业务类型等进行划分，并准确鉴定其保管期限，如永久、30年、10年等。对保管期限存在疑问的文件，需提交档案部门共同鉴定，形成《档案保管期限鉴定记录表》，明确鉴定结果和依据。

3.整理原则细化：整理过程中，要遵循文件材料的形成规律，如会议文件按照“通知-议程-报告-纪要-附件”的顺序排列，项目文件按照“立项-审批-实施-验收”的流程整理。同时，保持文件材料之间的有机联系，同一事件的不同载体文件，如纸质文件、照片、录音等，需进行关联标注，方便成套利用。

4.不同门类档案整理要求：文书、照片、录音、录像、实物档案一般以“件”为单位进行整理，每件需装订整齐，照片需附带详细的文字说明，包括时间、地点、人物、事件等信息，实物档案需标注来源和关联事件。科技、人事、会计档案一般以“卷”为单位进行整理，每卷需填写卷内目录、备考表，科技档案按项目组卷，人事档案按照《干部档案整理工作细则》排序。其他门类档案，如声像档案、电子档案等，按照《磁性载体档案管理与保护规范》《电子档案管理基本要求》执行。

5.档号编制规则：档号格式采用“全宗号-年度-机构（问题）-保管期限-件号（卷号）”。档号必须具有唯一性，同一档案不得重复编号，若需变更档号，需记录《档号调整登记表》，详细说明调整原因、原档号、新档号等信息，确保可追溯。

6.检索工具编制：手工检索工具包括《案卷目录》《文件级目录》《全引目录》等，需包含档号、标题、形成时间、保管期限等信息，便于快速查找。计算机检索方面，建立档案管理系统数据库，实现按关键词、档号、时间等多维度检索，数据库数据需每周进行备份，防止数据丢失。

档案归档移交制度

档案归档移交是实现档案集中管理的重要环节，必须严格按照规定的时间和要求进行，确保档案的顺利流转。

1.向机关档案部门归档时间：非办公自动化系统形成的档案，需在次年6月底前完成归档，如2023年的档案应在2024年6月30日前移交至机关档案部门。办公自动化或业务系统形成的档案，实行“随办随归”制度，即文件办结后1个工作日内上传至档案管理系统。对于审计、纪检类等有特殊规定的档案，按照相关专项规定的时间进行归档。

2.向同级档案馆移交要求：永久保管的档案在本单位保管满20年、30年保管期的档案满10年后，按照档案馆的接收计划进行移交。移交内容包括纸质档案原件、数字化副本（PDF/TIFF格式，分辨率≥300dpi）、检索工具（电子版和纸质版）以及编研成果，如档案汇编、专题综述等。

3.交接手续规范：档案交接文据需包含移交部门、接收部门、档案数量、档号范围、移交时间等详细信息，一式两份，由双方负责人签字并加盖公章后存档。交接时，需逐卷或逐件进行清点，核对文件数量和完整性，如发现问题，当场记录并及时整改，整改完成后重新办理交接手续。

4.电子文件归档特殊规定：电子文件已通过电子签名、电子印章（符合《电子签名法》）且转换为规范印章图形的，其纸质副本无需再进行实体签名盖章，但需在档案管理系统中与电子文件原件相关联，便于查阅和核对。

5.移交前密级处理：在向同级档案馆移交档案前3个月，完成密级审查工作，对已解密的档案标注“解密”，仍需保密的档案注明保密期限。同时，提出开放建议，如“可公开”“限制利用”等，报单位保密委员会审核批准。

6.禁止性规定：任何部门或个人不得拖延、拒绝归档，严禁将应归档文件，如合同原件、审批件等据为己有，违反者将按照《档案法》的相关规定追究责任。

档案保管制度

档案保管是保障档案安全的核心工作，需建立完善的防护体系，确保档案的长期保存。

1.库房设置标准：档案库房需为独立空间，与办公室、阅览室、整理室等物理隔离，避免相互干扰。库房面积应根据档案存量及年均增长量进行计算，每万卷档案需不少于12平方米的库房面积，以满足档案存放需求。

2.库房出入管理：非档案工作人员需进入库房时，需经单位分管领导批准，并在档案员的陪同下方可进入，严禁单独出入。建立《库房出入登记表》，详细记录出入人员、时间、事由等信息，档案员每日下班前进行核对。

3.档案出入库登记：档案出库时，需填写《档案借阅登记表》，注明借阅部门、用途、预计归还时间等信息，经档案部门负责人批准后方可出库。归还时，需检查档案的完整性，确认无误后注销登记，入库时重新核对档号和存放位置。

4.档案柜与存储管理：档案柜进行统一编号，如“西-3-5”代表西侧第3排第5个柜子，柜内放置《柜内档案目录》，记录存放档案的档号范围。不同载体的档案分开存储，纸质档案存放于防磁柜中，磁带、光盘等存放于恒温柜，实物档案存放于专用陈列柜。

5.“九防”安全措施：防火方面，配备干粉灭火器、烟感报警器，每月进行检查，严禁使用明火。防盗方面，安装门禁系统、监控摄像头（覆盖库房入口及内部），监控录像保存不少于45天。防紫外线方面，窗户安装防紫外线玻璃或窗帘，照明使用无紫外线灯具，如LED灯。防有害生物方面，放置防虫药，如樟脑丸，每季度更换一次，每半年进行一次熏蒸消毒，严禁携带食物进入库房。防水防潮方面，安装除湿机（将湿度控制在45%-60%）、防水挡板，库房地面高于其他房间5厘米以上。防尘方面，每日清洁地面，档案柜关闭严密，每月用吸尘器清理档案表面灰尘。防高温方面，安装空调（将温度控制在14℃-24℃），避免阳光直射，夏季高温时段24小时开机。防污染方面，库房周边50米内不得有化工厂、垃圾场等污染源，档案柜使用环保材料。

6.库房禁止性规定：库房内严禁吸烟、使用明火，不得存放易燃易爆品、食品、个人物品等无关物品，不得设置休息室、储物间等。

7.日常维护要求：温湿度方面，每日上午9时、下午3时各记录一次，超出标准时及时启动除湿机、空调进行调节。设施检查方面，每周检查消防、安防、温控设备，每月维护档案柜、除湿机等，形成《设施维护记录表》。

8.档案检查与修复：定期清点方面，每半年对库房档案进行一次全面清点，核对数量与档号，发现缺失立即追查。状况检查方面，每月抽查15%的档案，检查是否有霉变、虫蛀、破损等情况，电子档案需测试读取性能，如光盘、硬盘等。修复处理方面，对破损档案采用托裱、修补等技术进行修复，对易损档案，如照片、磁带等，及时制作副本并标注“复制件”。

档案鉴定销毁制度

档案鉴定销毁是优化档案管理的重要环节，需严格按照规定的程序进行，确保鉴定结果准确、销毁过程规范。

1.鉴定小组构成与职责：鉴定小组由单位分管领导（组长）、办公室主任、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案经办人、业务经办人组成，人数不少于5人。每5年开展一次档案鉴定工作，对保管期满的档案进行价值评估，形成《档案鉴定工作报告》，明确“继续保存”“销毁”两类意见。

2.销毁清册编制与审批：销毁清册需详细列出拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间、销毁原因等信息，由鉴定小组组长签字确认。清册报单位主要领导审核后，按照档案工作协调机制，如党委常委会、办公会等审议批准，涉密档案需报保密部门备案。

3.签署与监销要求：审批通过后，单位负责人、档案部门负责人、经办人需在销毁清册上签署意见，明确责任。监销人员由档案部门和业务部门各指派1名，全程参与销毁过程，确保无遗漏、无留存。

4.销毁流程与场所：销毁前，监销人需按照清册逐件核对档案，确认无误后签字；涉密档案需由2名以上监销人核对。销毁场所选择符合规定的销毁机构，如档案馆指定的销毁点，纸质档案采用粉碎方式销毁，电子档案需彻底删除并对载体进行物理破坏。销毁后，监销人在清册上注明“已销毁”并签字，清册永久存档。

5.涉密档案销毁特殊规定：严格执行《国家秘密载体销毁管理规定》，使用专用销毁设备进行销毁，销毁记录报保密部门备案，严禁私自销毁涉密档案。

档案保密制度

档案保密工作关系到国家和单位的利益，必须贯穿于档案管理的全过程，严格防范泄密事件的发生。

1.保密教育与责任：档案工作人员上岗前需接受不少于10学时的保密培训，考核合格后方可上岗，每年参加不少于6学时的保密继续教育。签订《保密承诺书》，明确对涉密档案的保管、利用责任，违反者将按照《保守秘密法》追究责任。

2.档案利用保密限制：涉密档案（秘密、机密、绝密）的查阅、复制需经单位分管领导批准，绝密级档案需主要领导批准。严禁在非保密场所，如咖啡厅、家庭等查阅涉密档案，严禁通过微信、邮件等非加密渠道传输涉密内容。

3.禁止性行为细化：不得擅自公布档案，如将未解密的档案内容用于学术论文、新闻报道等，确需公布的需经档案部门和保密部门双重审批。不得篡改、损毁档案，如涂改合同日期、撕毁档案页码等，此类行为将追究法律责任。

4.涉密信息谈论限制：严禁在公共场所、电话、网络中提及涉密档案内容，不得在私人信件、日记中记录涉密信息，防止信息泄露。

5.人员离岗保密管理：档案工作人员调离或退休前，需办理档案交接手续，由部门负责人监交，确保涉密档案无遗漏。涉密档案工作人员离岗后，需遵守脱密期管理规定（一般为1-3年），脱密期内不得从事与原涉密工作相关的职业。

6.数字化与电子档案保密：传统载体档案数字化需在保密机房进行，设备禁止接入互联网，数字化成果进行加密存储。电子档案管理系统需设置访问权限，如管理员、查阅员、录入员等，操作记录全程留痕，每月审计权限使用情况。

7.泄密处理流程：发现档案丢失或泄密后，当事人需立即向档案部门和保密部门报告，最迟不超过1小时，同时保护现场，协助追查。单位需启动应急预案，采取补救措施，如封锁信息、回收副本等，并按规定追究相关人员责任。

档案利用制度

档案利用是发挥档案价值的重要途径，需在保证档案安全的前提下，为用户提供便捷、高效的利用服务。

1.利用条件与审核：单位内部人员利用非涉密档案时，需凭工作证和部门介绍信，经档案部门负责人同意。外部人员，如科研人员、律师等，需持单位介绍信、身份证，说明利用目的，经分管领导批准后在指定场所利用。

2.利用登记规范：《档案利用登记簿》需记录利用人信息、利用档案的档号、内容、用途、利用时间、经办人等详细信息，每月由档案部门负责人审核。

3.利用场所限制：档案原则上在阅览室查阅，不得携带出单位，确需在其他场所使用的，如会议室汇报，需填写《档案带出申请表》，经主要领导批准并当日归还。

4.复制与抄录管理：复制档案需填写《档案复制申请单》，注明复制页数、用途，经档案工作人员审核后，由档案员负责复制，复制件加盖“档案复制件”章。涉密档案复制需按保密规定执行，复制件与原件同等管理。

5.外借特殊规定：档案外借仅限特殊情况，如诉讼举证、上级检查，外借时间不超过3个工作日，由借用人所在部门负责人担保，逾期未还的暂停该部门档案利用权限。

6.档案保护要求：利用者需保持档案整洁，严禁折叠、勾画、涂改，查阅珍贵档案时需戴手套，雨天携带档案需使用专用防水袋，防止档案受损。

7.档案公布管理：利用者如需以展览、出版等形式公布档案，需提交书面申请，说明公布范围和方式，经单位主要领导批准后，由档案部门提供档案副本，原件不得外借用于公布。

档案统计制度

档案统计是掌握档案资源状况、提升管理水平的重要手段，需保证数据的真实、准确、及时。

1.统计人员与职责：指定1名专职统计人员负责档案统计工作，该人员需具备扎实的统计知识，每年参加档案统计培训。其职责包括日常统计数据的收集、整理、分析，以及各类报表的填报工作。

2.统计台账建立：建立《档案接收台账》《档案移交台账》《档案利用台账》《档案数字化台账》等，详细记录档案的流转、利用、管理等情况。台账需每月更新，年底汇总形成年度统计报告，报单位分管领导审阅。

3.报表报送要求：按照同级档案主管部门的要求，按时报送年度档案事业统计年报，年报数据需经单位负责人签字并加盖公章。报表数据需与台账一致，不得虚报、瞒报，档案主管部门抽查时需提供原始凭证。

4.统计分析与应用：每季度对统计数据进行分析，包括档案利用率、数字化进度、库房容量等，形成分析报告，为档案管理决策提供依据，如根据档案利用率调整档案整理和保管策略，根据数字化进度合理安排后续工作等。