科研档案，作为科研活动的真实记录，是极为重要的信息资源与知识宝库，也是国家的宝贵财富。其管理工作涵盖多个关键环节，包括归档范围的确定、保管期限的设定以及移交流程的规范，每一部分都对科研档案的有效利用与长期保存意义重大。
科研档案的归档范围
科研档案的归档范围依据科研项目活动及其所形成的文件材料确定。通常，科研项目活动可划分为立项论证、研究实施及过程管理、结题验收和绩效评价及成果管理等阶段，每个阶段都有相应的文件材料需要归档。
（一）立项论证阶段
项目指南：它为科研项目提供了方向指引，明确了项目的重点研究领域和目标，是科研人员了解项目申报要求和范围的重要依据。
可行性研究报告：详细阐述了项目的研究背景、技术可行性、经济合理性以及社会效益等方面，是对项目是否可行的全面分析与论证。
项目经费预算文件材料：包含了项目所需各项费用的预算明细，如设备购置费用、人员劳务费用、实验材料费用等，确保项目经费的合理分配与使用。
申报书及相关证明：申报书是科研人员向项目资助方提交的正式申请文件，相关证明则用于支持申报书中的各项陈述，如科研团队的资质证明、前期研究成果证明等。
立项评审文件材料：记录了项目在评审过程中的专家意见、评审结果等信息，反映了项目的评审过程和质量。
预算申诉、评审文件材料：当科研人员对项目经费预算有异议时，会进行申诉，这些申诉材料以及后续的评审文件都需要归档。
立项（含预算）批复：是项目获得立项的正式文件，明确了项目的立项情况以及经费预算的最终批复结果。
任务合同书（含预算书）及各类协议：任务合同书规定了项目的研究任务、目标、进度安排等内容，预算书则细化了经费的使用计划，各类协议如合作协议、委托协议等明确了项目参与各方的权利和义务。
（二）研究实施及过程管理阶段
研究实施文件材料
研究计划、组织实施工作方案：研究计划明确了项目的研究思路、方法和步骤，组织实施工作方案则对项目实施过程中的人员安排、资源调配等进行了规划。
研究、实验任务书、大纲：具体规定了研究和实验的任务、目标、要求以及操作流程，是指导科研人员开展工作的重要文件。
实验、探测、测试、观测、观察、野外调查、考察等的原始记录和整理记录：这些原始记录是科研数据的第一手来源，真实反映了实验和调查的过程和结果，整理记录则是对原始数据的进一步分析和归纳。
综合分析报告：基于原始记录和整理记录，对研究数据进行全面分析，得出研究结论，是研究成果的重要体现。
设计文件、图样，集成电路布图，工艺文件，计算文件，数据处理文件：设计文件和图样用于展示科研项目的设计思路和具体方案，集成电路布图、工艺文件等则是针对特定科研领域的技术文件，计算文件和数据处理文件记录了数据处理和分析的过程和方法。
科学数据：作为科研活动的核心产出之一，科学数据具有极高的价值，需要妥善归档保存。
研制的样机、样品、标本等的实物及其目录、图片等：样机、样品、标本等实物是科研成果的直观体现，其目录和图片则为实物的管理和使用提供了便利。
过程管理文件材料
中期、年度等阶段执行进展情况报告、总结报告、研究成果等：这些报告用于及时反馈项目在不同阶段的进展情况、取得的成果以及存在的问题，便于项目管理部门和科研人员对项目进行监控和调整。
项目、人员、进度、经费等的调整、变更文件材料：在项目实施过程中，可能会由于各种原因导致项目计划、人员安排、进度以及经费等方面的调整和变更，这些相关文件需要归档，以记录项目的变化过程。
撤销项目已开展工作、已使用经费、已购置设备仪器、阶段性成果、知识产权等情况文件材料：若项目因故撤销，需要对已开展的工作、经费使用情况、设备购置情况以及取得的阶段性成果和知识产权等进行详细记录和归档。
专家咨询、中期检查、中期评审、项目监督工作形成的文件材料：专家咨询意见、中期检查和评审结果以及项目监督过程中形成的文件，有助于保证项目的顺利进行和质量控制。
研究实施中形成的成果性的文件材料
建设的中试线、试验基地、示范点一览表、图片及数据等：中试线、试验基地和示范点是科研成果转化的重要环节，相关的一览表、图片和数据记录了其建设和运行情况，对于评估科研成果的应用价值具有重要意义。
（三）结题验收及绩效评价、成果管理阶段
项目验收文件材料
验收申请书：科研人员在项目完成后，向项目验收部门提交的申请验收的文件。
验收承诺书：承诺项目成果符合相关要求和标准，愿意接受验收审查。
工作总结报告：对项目的整体实施过程进行总结，包括项目的目标、任务完成情况、采取的措施以及取得的经验教训等。
技术报告：详细阐述项目的技术方案、技术创新点、技术指标完成情况等技术方面的内容。
项目经费决算等财务情况文件材料：对项目经费的使用情况进行决算，包括经费的收入和支出明细，确保经费使用的合规性和透明度。
验收通知：项目验收部门向项目承担单位发出的验收通知，明确了验收的时间、地点和要求等。
验收评审文件材料：记录了验收评审过程中的专家意见、评审结果等信息。
验收现场测试报告：在验收现场对项目成果进行测试后形成的报告，客观反映了项目成果的实际性能和指标。
第三方检测、测试、评估报告：由独立的第三方机构对项目成果进行检测、测试和评估后出具的报告，具有较高的权威性和公正性。
用户使用报告及证明、典型用户报告、产业化审核报告等：用户使用报告及证明体现了项目成果在实际应用中的效果和用户满意度，典型用户报告则选取具有代表性的用户案例进行详细分析，产业化审核报告用于评估项目成果的产业化前景和可行性。
验收结论书：明确了项目是否通过验收以及验收的具体结论。
结题书面通知：项目验收通过后，项目管理部门向项目承担单位发出的结题书面通知。
项目绩效评价文件材料
绩效自评价报告：项目承担单位对项目的绩效进行自我评估后形成的报告，包括项目的经济效益、社会效益、科研成果产出等方面的评价。
专家评议文件材料、评价结论等绩效评价工作文件材料：专家对项目绩效进行评议后形成的文件和评价结论，是对项目绩效的综合评价。
成果管理文件材料
研究报告、论文、专著、数据库等研究成果文件材料：这些是科研项目的主要成果形式，集中体现了科研人员的研究成果和学术水平。
自评价报告：科研人员或项目团队对自身研究成果的自我评价，有助于发现成果的优点和不足之处。
科技报告：全面、系统地描述科研项目的研究过程、方法、结果和结论等内容，是科研成果传播和共享的重要载体。
专利、软件及其他知识产权文件材料：专利文件用于保护科研项目的发明创造，软件著作权登记证书等其他知识产权文件则明确了科研成果的知识产权归属。
推广应用及获奖文件材料
产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖、宣传推广文件材料：产业化报告记录了科研成果转化为实际生产力的过程和效果，获奖证书体现了科研成果的认可度和价值，出版物等宣传推广文件则有助于扩大科研成果的影响力。
需要注意的是，各单位应当根据科研内容和科研管理程序，结合科研项目特点确定归档范围。不同性质的科研项目管理流程不同，所产生并需归档的文件材料也不同。
科研档案的保管期限
保管期限的划分是科研档案管理的重要一环。根据档案管理理论，科研项目形成档案鉴定宜采用宏观鉴定法。《科学技术研究档案管理规定》第十五条第三款规定：“科研文件材料归档时应当根据科研项目的性质、规模、创新性等确定保管期限。保管期限分为永久和定期，定期一般分为30年、10年。”
（一）按科研项目性质划分
国家级科研项目档案保管期限应高于地方和基层单位自筹资金项目。国家级科研项目通常具有重要的战略意义和广泛的社会影响，其研究成果对于国家的科技进步和经济发展具有关键作用，因此需要长期保存。而地方和基层单位自筹资金项目，虽然也有其价值，但在重要性和影响力方面相对较弱，保管期限可适当缩短。
（二）按科研项目规模划分
重大型科研项目档案保管期限应高于中小型科研项目档案保管期限。重大型科研项目往往投入大量的人力、物力和财力，研究周期长，涉及领域广，其研究成果对行业发展和社会进步可能产生深远影响，需要永久保存。中小型科研项目规模相对较小，影响范围有限，保管期限可根据实际情况确定为30年或10年。
（三）按科研项目的创新性划分
国际领先的科研档案保管期限应高于国际先进和国内领先的，国内领先的科研档案保管期限应高于国内先进和行业领先的。具有创新性的科研项目代表了科技发展的前沿水平，其研究成果具有较高的价值和潜在的应用前景，需要长期保存以供后续研究和参考。而创新性相对较低的科研项目，保管期限可适当缩短。
宏观档案鉴定法的优点在于保持了科研档案的完整性，不会将一个科研档案不同内容的档案划分为不同的保管期限，从而人为地将一个科研项目的档案分开保管。
科研档案的移交要求
（一）移交时间
科研项目完成或中止后，应当对所形成的科研文件材料加以系统整理，履行审查手续后及时归档。对于研究周期长的项目，可分阶段归档，确保科研档案的及时性和完整性。及时归档有助于科研档案的管理和利用，避免文件材料的丢失或损坏。
（二）参加单位与牵头承担单位的移交关系
参加单位在保存本单位承担任务所形成档案的同时，将副本或复制件送交牵头承担单位。这样可以保证牵头承担单位能够全面掌握整个科研项目的档案资料，便于项目的总结、评估和后续的成果推广应用。
如确系涉及参加单位或该单位科研人员合法权益而不宜向牵头承担单位送交副本或复制件，且有书面约定的，参加单位应当将本单位形成的科研档案目录送交牵头承担单位。通过这种方式，牵头承担单位能够了解参加单位所形成档案的基本情况，在需要时可以进一步协商获取相关档案资料的方式。
科研档案的归档范围、保管期限以及移交要求是科研档案管理工作的关键内容。准确界定归档范围，合理划分保管期限，严格执行移交要求，能够确保科研档案的完整、准确、系统、安全，为科研工作的持续发展和科研成果的有效利用提供坚实的保障。各科研单位和相关管理部门应高度重视科研档案管理工作，结合自身实际情况，制定切实可行的科研档案管理制度和操作流程，不断提高科研档案管理水平。 |
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