在信息技术飞速发展的当下，档案数字化已然成为档案管理领域的关键趋势。档案数字化，即将传统介质的档案资料，借助扫描、数据录入等技术手段，转化为数字格式存储于计算机系统之中。这一转变显著提升了档案管理的效率与便捷性，为档案的长期保存与广泛利用奠定了坚实基础。然而，伴随档案数字化进程的不断推进，安全问题日益凸显，引发了广泛关注。档案数字化过程中的安全风险，涵盖档案信息泄露、数据丢失、篡改等诸多方面，一旦发生安全事故，将对个人隐私、企业商业秘密乃至国家安全造成难以估量的损害。
技术层面的风险
档案数字化高度依赖计算机技术、网络技术以及存储技术等一系列信息技术。这些技术在为档案数字化带来便利的同时，也潜藏着诸多风险。一方面，网络攻击手段层出不穷，黑客可通过恶意软件、网络钓鱼等方式，入侵档案数字化系统，窃取或篡改档案信息。例如，2024年某知名企业的档案数字化系统，遭受黑客攻击，大量重要商业机密泄露，给企业带来了巨大的经济损失。另一方面，存储设备故障也可能导致档案数据丢失。硬盘损坏、存储介质老化等问题，都可能使存储其中的档案数据无法读取。据相关统计，约有30%的数据丢失事件是由存储设备故障引发的。此外，计算机病毒同样是档案数字化安全的重大威胁，病毒可通过网络传播，感染档案数字化系统，破坏数据的完整性和可用性。
人为因素的影响
人为因素在档案数字化安全工作中扮演着至关重要的角色。部分工作人员缺乏足够的安全意识，在操作过程中未严格遵循安全规范，从而为安全事故埋下隐患。例如，在数据录入环节，若工作人员误将敏感信息录入错误的数据库，可能导致信息泄露。又如，一些工作人员随意设置简单密码，且长期不更换，极易被他人破解，进而获取系统访问权限。此外，内部人员的违规操作或故意破坏行为，也是档案数字化安全的重要风险源。个别人员可能出于私利，私自拷贝、传播档案信息，或者恶意删除、篡改数据，给档案管理工作带来严重影响。
管理与制度的漏洞
健全的管理机制和完善的制度体系，是档案数字化安全工作的重要保障。然而，在实际工作中，部分单位存在管理与制度方面的漏洞。一些单位缺乏明确的档案数字化安全管理制度，对于数据存储、访问权限、备份策略等关键环节，未作出详细规定，导致工作人员在操作过程中无章可循。部分单位虽有相关制度，但执行不力，未能对制度的落实情况进行有效监督和考核。例如，在档案数字化项目外包过程中，一些单位未对外包公司进行严格的资质审查和安全监管，致使外包公司在操作过程中出现违规行为，引发安全事故。
强化安全管理制度建设
建立健全档案数字化安全管理制度，是做好安全工作的基础。首先，要明确安全责任，将档案数字化安全工作纳入单位整体安全管理体系，明确各部门、各岗位在安全工作中的职责，确保责任落实到人。其次，制定详细的安全操作规范，对档案数字化过程中的数据采集、存储、传输、使用等各个环节，都要制定具体的操作流程和安全要求，工作人员必须严格按照规范执行。建立安全监督与考核机制，定期对档案数字化安全工作进行检查和评估，对违反安全制度的行为进行严肃处理。
加强人员安全意识培训
人员安全意识的高低，直接影响档案数字化安全工作的成效。因此，要加强对工作人员的安全意识培训。通过开展安全知识讲座、案例分析、模拟演练等活动，提高工作人员对档案数字化安全重要性的认识，使其熟悉常见的安全风险及防范措施。培训内容应涵盖网络安全知识、数据保护意识、安全操作规范等方面。同时，要加强对新入职人员的安全培训，使其在入职初期就树立正确的安全观念。此外，还可以通过设置安全奖励机制，对在安全工作中表现突出的人员进行表彰和奖励，激发工作人员参与安全工作的积极性。
提升技术安全防护水平
在技术层面，要采用先进的安全防护技术，构建全方位的安全防护体系。在网络安全方面，部署防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全设备，防止网络攻击和病毒感染。定期对网络进行安全扫描，及时发现并修复安全漏洞。对于存储安全，要采用可靠的存储设备，并建立数据备份与恢复机制。数据备份应采用多种方式，包括本地备份、异地备份和云备份等，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。同时，要对存储设备进行定期检测和维护，确保其正常运行。在数据加密方面，对敏感档案信息进行加密存储和传输，即使数据被窃取，也难以被破解和利用。采用先进的加密算法，如AES加密算法，保障数据的安全性。
严格设备管理与维护
档案数字化设备的安全管理与维护至关重要。对于用于档案数字化的计算机、扫描仪、存储设备等，要进行严格的登记和管理。设备应专人专用，禁止未经授权的人员使用。定期对设备进行安全检查，包括硬件检查和软件检查，确保设备运行正常，无安全隐患。对于存储有重要档案数据的设备，要采取物理安全防护措施，如将设备放置在专门的机房，安装门禁系统、监控设备等，防止设备被盗或被恶意破坏。此外，在设备报废处理时，要对设备中的数据进行彻底清除，防止数据泄露。
规范档案数字化项目外包管理
在档案数字化项目外包过程中，要严格对外包公司进行管理。首先，对外包公司进行全面的资质审查，包括其技术实力、信誉度、安全管理能力等方面。选择具有丰富经验和良好口碑的外包公司，降低安全风险。其次，与外包公司签订详细的安全保密协议，明确双方在安全方面的责任和义务。协议应涵盖数据保护、人员管理、安全操作规范等内容。在项目实施过程中，要加强对外包公司的监督和管理，定期对外包公司的工作进行检查和评估，确保其按照安全要求进行操作。同时，要限制外包公司对档案信息的访问权限，只授予其必要的操作权限，防止外包公司滥用权限，泄露档案信息。
档案数字化过程中的安全工作，是一项系统而复杂的工程，需要从技术、人员、管理等多个方面综合施策。只有充分认识到档案数字化安全工作面临的挑战，采取切实有效的措施加以防范和应对，才能确保档案数字化工作的顺利推进，保障档案信息的安全与完整。 |
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