在当今科技飞速发展的时代，科技档案作为记录科研、生产、基建等活动的重要载体，其整理工作的重要性不言而喻。规范、科学的整理能让科技档案更好地服务于各项工作，发挥其应有的价值。
一、科技档案的定义与范围
科技档案，全称为科学技术档案，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的，具有保存价值并应归档保存的各类科技文件材料。其形式丰富多样，涵盖图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等。这些档案不仅是单位科研成果与生产实践的见证，更是未来工作可借鉴的宝贵资源。
二、科技档案整理的准备
（一）明确整理原则
遵循形成规律：科技档案的形成往往与特定的项目、活动紧密相连，有着自身的流程和逻辑。
保持有机联系：同一项目或活动中的科技文件材料相互关联，共同反映该项目的全貌。
便于保管利用：整理工作的最终目的是方便档案的长期保管以及日后高效地查询利用。因此，在整理过程中，要充分考虑档案的存放空间、检索方式等因素，使整理后的档案易于存取和查找。
（二）准备整理工具与材料
工具类：必备的工具有剪刀、裁纸刀、打孔器、装订机等。剪刀用于修剪文件边缘的多余部分；裁纸刀可对幅面过大的文件进行裁切；打孔器和装订机则用于文件的装订成册。
材料类：包括卷盒、卷皮、卷内目录、备考表、装订线等。卷盒用于存放案卷，有不同规格可供选择，需根据文件数量和厚度确定；卷皮分为硬卷皮和软卷皮，硬卷皮能更好地保护档案，软卷皮则相对轻便灵活；卷内目录用于登录卷内文件信息，方便查阅；备考表用于记录卷内文件的相关情况；装订线应选择质量较好的棉线或麻线，避免使用易生锈的金属钉。
三、科技档案整理的步骤
（一）组织案卷
组卷要求
内容准确真实：案卷内的科技文件材料必须精准反映科研、生产、基建等活动的实际情况，不能存在虚假或误导性信息。
文件齐全完整：确保该项目或活动所涉及的各类文件都被收集齐全并归入相应案卷。
载体与书写材料合规：科技文件材料的载体（如纸张、光盘等）和书写材料（如墨水、笔等）应具备耐久性，避免因材料质量问题导致文件内容模糊或损坏。严禁使用热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹，因为这些材料在长时间保存过程中容易褪色或变质。
组卷方法
按项目针对性组卷：直接针对具体项目的管理性科技文件材料，应放入所对应的项目案卷中。
按结构或阶段组卷：对于产品、科研课题、基建项目、设备仪器等方面的科技文件材料，可根据其结构组成或不同阶段分别组卷。
成套文件处理：引进项目中的成套科技文件材料，为保持其完整性，可不拆散直接组卷。同时，一个单位应保存一套通用图、标准图，并单独组卷。若其他项目采用了这些通用图、标准图，在组卷时需在卷内备考表中注明相关图号。
底图管理：底图具有特殊的保存价值，通常以张为单位单独保存和管理，不与其他文件混合组卷。
产品更新与设备维修文件处理：当产品进行更新换代或零部件更换时，新形成的科技文件材料应单独组卷，并排列在原产品案卷之后。设备维修过程中产生的科技文件材料也应单独组卷，而外购设备中的随机文件材料既可以单独组卷，也可根据实际情况与设备相关的其他文件一同组卷。
（二）案卷和案卷内科技文件材料的排列
按项目类型排列
产品类：产品类案卷一般按照产品开发设计（包括初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序进行排列，也可根据产品系列或结构进行排列。
科研类：科研类案卷依照课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段依次排列。以医学科研项目为例，先排列项目立项申请书、研究计划等准备阶段文件，接着是实验数据记录、研究过程中的分析报告等研究实验阶段文件，然后是项目总结报告、成果鉴定证书等总结鉴定阶段文件，最后是成果申报材料、推广应用案例等文件。
基建类：基建类案卷按项目依据性材料（如项目建议书、可行性研究报告）、基础性材料（如地质勘察报告）、工程设计（包括初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工（如施工日志、工程进度报表）、工程监理（如监理报告、质量检验记录）、工程竣工验收（如竣工验收报告、竣工图纸）等顺序排列。
设备类：设备类案卷按照设备依据性材料（如设备采购合同、技术规格说明书）、外购设备开箱验收（或自制设备的设计、制造、验收文件）、设备安装调试（如安装调试记录、试运行报告）、随机文件材料（如设备操作手册、维修指南）、设备运行（如设备运行记录、故障维修记录）、设备维护（如定期维护计划、维护记录）等顺序排列。
管理性文件排列：案卷内的管理性科技文件材料，可根据问题的相关性、时间先后顺序或重要程度进行排列。
文件类型排列：在案卷内，科技文件材料一般按照文字在前，图样在后的顺序排列。若有译文的外文资料，则译文在前，原文在后。这样的排列方式符合人们的阅读习惯，便于快速查找和理解文件内容。
（三）案卷的编目
卷内科技文件材料页号的编写
编写范围：案卷内所有具有书写内容的页面都要编写页号。对于空白页，则无需编写页号。
编写位置：单面书写的科技文件材料，页号应编写在右下角；双面书写的文件，正面页号在右下角，背面页号在左下角。对于图样文件，页号编写在标题栏外，避免覆盖重要信息。
特殊情况处理：如果是成套图样或印刷成册的科技文件材料，若自成一卷，其原目录可代替卷内目录，且不必重新编写页号；若与其他科技文件材料组成一卷，则应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，同样不必重新编写页号，但需在备注中注明总页数。另外，卷内目录和卷内备考表不编写页号。
案卷封面的编制
封面形式：案卷封面既可以印制在卷盒的正表面，也可采用内封面形式。内封面规格有相应的标准要求。
封面内容
案卷题名：应简洁明了且准确地概括卷内科技文件材料的核心内容。一般包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等信息。
立卷单位：填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。
起止日期：明确案卷内科技文件材料形成的最早和最晚时间，格式为年、月、日（年度需填写四位数字）。
保管期限：依据相关规定，在组卷时划定该案卷的保管期限，常见的保管期限有永久、定期（如30年、10年等）。
密级：按照保密规定，填写卷内科技文件材料的最高密级，如绝密、机密、秘密或非密。
档号：档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。全宗号由各单位根据自身法人变更情况等因素自行设定，若档案需向国家档案馆移交，则全宗号由接收档案馆给定；分类号是依据单位统一的分类规则划分全部档案后所确定的类别号；项目代号指科技档案所涉及的产品、工程、课题、设备的代字或代号；目录号一般为分类目录号；案卷号是科技档案按特定顺序排列后的流水号。
档案馆号：若档案将来会移交至档案馆，需填写国家档案行政管理部门赋予该档案馆的代码。
案卷脊背的编制：案卷脊背印制在卷盒侧面，其项目包括保管期限、档号、案卷题名等。保管期限的填写方式与案卷封面一致，也可通过色标进行区分，如红色代表永久，黄色代表长期，绿色代表短期；档号的填写方法与封面档号相同；案卷题名可根据各单位实际情况选择填写或不填，若填写，应与封面题名保持一致。
卷内目录的编制
目录样式：卷内目录有特定的样式要求，一般包含序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号等栏目。
各栏填写说明
序号：使用阿拉伯数字从1开始，依次标注卷内科技文件材料的排列顺序。
文件编号：填写科技文件材料的文号、图样的图号、设备代号、项目代号等，以便于准确识别文件。
责任者：注明文件的形成部门或主要责任人。
文件材料题名：填写文件的全称，若题名内容无法充分体现文件内容，需根据文件实际内容补充拟写完整的题名。
日期：填写文件的形成日期，一般采用八位阿拉伯数字表示，不足部分用“0”补齐，如“20230510”。
页号：填写每件文件材料首尾页上标注的页号，方便快速定位文件所在位置。卷内目录应排列在卷内科技文件材料首页之前。
卷内备考表的编制
备考表样式：卷内备考表也有标准样式，主要用于记录案卷内文件的相关情况。
填写内容
说明：详细说明案卷内科技文件材料的件数、页数，以及在组卷过程中或案卷提供使用过程中出现的需要说明的问题，如文件是否有缺损、修改、补充等情况。
立卷人：由负责立卷的人员签名，以明确责任。
立卷日期：填写完成立卷工作的具体日期。
检查人：由对案卷质量进行审核的人员签名。
检查日期：记录案卷质量审核的时间。
互见号：若存在反映同一内容但形式不同且另行保管的档案保管单位，需填写其档号，并注明档案载体形式，用括号括起。
（四）案卷的装订
装订方式选择：案卷可采用装订和不装订两种形式。通常情况下，建议采用装订方式，以便更好地保护文件和保持案卷的完整性。装订一般采用线装方式，使用棉线或麻线进行装订，严禁使用金属钉等易生锈的装订材料，防止因生锈腐蚀文件。对于幅面较大的图样文件，可先将其折叠成与案卷封面尺寸一致后再进行装订。
装订前文件整理：在装订前，需对卷内文件进行全面整理。去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，避免金属物生锈损坏文件；对破损的文件进行修补，可使用胶水、胶带等工具进行粘贴修复；对于幅面不符合要求的文件，进行折叠或裱糊处理，使其尺寸统一，便于装订和存放。折叠文件时，要注意保持文件内容的完整性和阅读的便利性，一般将图样文件的标题栏露在右下角。如果选择不装订的案卷形式，则应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章，档号章内档号的填写方法与案卷封面档号一致，序号填写方法与卷内目录序号相同。
四、科技档案整理的工作
（一）建立检索工具
整理好的科技档案需要建立有效的检索工具，以便快速准确地查找所需档案。常见的检索工具有目录、索引等。可以根据档案的分类体系、档号等信息编制总目录、分类目录、专题目录等，同时还可建立文件级的索引，如文号索引、责任者索引等，满足不同用户的检索需求。
（二）定期检查维护
定期对整理好的科技档案进行检查，查看档案的保管状况，包括卷盒是否损坏、文件是否有受潮、霉变、虫蛀等情况。如发现问题，及时采取相应的维护措施，如更换卷盒、对受潮文件进行干燥处理、对虫蛀文件进行杀虫消毒等，确保科技档案的安全和完整。
科技档案整理工作是一项系统而细致的工程，涉及多个环节和步骤。只有严格按照相关标准和规范，认真做好每一个环节的工作，才能实现科技档案的科学管理和有效利用，为单位的科研、生产、管理等各项工作提供有力的支持和保障。 |
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