综合档案室规范化管理

一、档案管理制度

一套完善且行之有效的档案管理制度，是综合档案室规范运行的基石。它涵盖了档案工作的各个环节，从文件材料的收集、整理，到档案的保管、利用，再到最后的鉴定、销毁等，均有明确的规定与操作流程。例如，在文件材料归档环节，明确规定哪些文件需归档、归档时间、归档方式等；在档案保管方面，对库房环境要求、档案装具使用、安全防护措施等予以详细说明。

常见的档案管理制度包括：

（1）岗位责任制：清晰界定档案工作各岗位的职责与权限，确保每个岗位人员各司其职，如档案管理员负责档案日常管理，档案收集员负责文件材料的收集等。

（2）归档制度：明确归档范围、时间、质量要求等。像文书档案，一般在次年上半年完成归档；科技档案则在项目结束后及时归档。

（3）整理制度：规范档案分类、编号、编目等整理流程。如文书档案可按年度-机构（问题）-保管期限进行分类。

（4）保管制度：对档案库房管理、温湿度控制、安全防护等提出要求。例如，档案库房温度应控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%。

（5）保密制度：明确档案保密级别划分、保密措施、借阅审批流程等，防止档案信息泄露。

（6）鉴定制度：规定档案鉴定的组织、标准、方法等，定期对档案进行鉴定，确定其保管期限。

（7）销毁制度：规范档案销毁的审批程序、销毁方式等，确保销毁档案的安全性与合规性。

（8）统计制度：对档案数量、利用情况、人员工作情况等进行统计，为档案工作决策提供数据支持。

（9）利用制度：明确档案借阅、复制、查阅的流程与要求，在保障档案安全的前提下，满足用户的利用需求。

（10）库房管理制度：涵盖库房日常管理、档案出入库登记、装具维护等内容。

（11）文件交接制度：规范文件在不同部门、人员之间交接的程序与要求，确保文件传递的完整性与准确性。

（12）离岗交接清点制度：员工离岗时，对其负责的档案及相关工作进行交接清点，保证工作的连续性。

（13）设施设备维护使用制度：对档案管理所需的设施设备，如密集架、空调、除湿机等，规定其维护保养要求与使用方法。

（14）数字化信息安全管理制度：针对档案数字化过程中的信息安全问题，制定数据备份、加密、访问控制等措施。

（15）重大活动（重点建设项目、重大科研项目）档案管理办法：对特定活动或项目产生的档案，从收集、整理到保管、利用，制定专门的管理办法。

二、档案存放位置索引

档案存放位置索引犹如综合档案室的“导航地图”，能帮助工作人员快速、准确地找到所需档案。它以表册或卡片的形式，记录档案在库房和装具中的存放次序。库房存放位置索引通常放置于档案库房入口和档案检索室，以库房和架（柜）为单位，标明档案存放位置。索引项目设置会因各单位实际情况而有所不同，例如，有多间库房与仅有一间库房的索引，使用档案柜与使用档案密集架的索引，在设计上都会有所差异。一般来说，索引内容包括库房编号、架（柜）编号、层号、档案类别、起止档号等。

三、档案移交清册

档案移交清册是档案在不同部门、单位之间交接时的重要凭证。当档案需要从一个部门移交至综合档案室，或因单位业务调整、档案进馆等原因进行移交时，都需编制档案移交清册。清册内容应详细记录移交档案的名称、数量、起止时间、档号、保管期限等信息，同时注明移交部门、接收部门、移交人、接收人、移交时间等。通过档案移交清册，可确保档案移交过程的清晰、准确，便于日后追溯与核查。

四、库房管理登记

库房管理登记是对档案库房日常管理情况的详细记录，有助于及时掌握库房动态，保障档案安全。主要包括以下内容：

（1）档案出入库登记：详细记录档案的入库时间、出库时间、档案名称、档号、用途、借阅人等信息，确保档案流向清晰可查。

（2）温湿度记录：定时记录库房内的温度和湿度数据，以便及时发现温湿度异常情况，并采取相应的调控措施。例如，当温度过高时，可开启空调制冷；湿度超标时，可使用除湿机除湿。

（3）库房安全检查记录：定期对库房进行安全检查，包括消防设施、电气设备、防盗门窗等，并将检查情况记录在案。如发现安全隐患，应详细记录隐患内容、发现时间、整改措施及整改期限等。

（4）设备维护记录：对库房内的设施设备，如密集架、空调、除湿机、灭火器等，记录其维护保养情况，包括维护时间、维护内容、维护人员等，确保设备正常运行。

五、档案利用介绍信

档案利用介绍信是用户到综合档案室查阅、借阅档案时的必备凭证，用于证明用户身份及查阅目的的合法性。介绍信一般由用户所在单位开具，内容包括用户姓名、单位名称、查阅档案的目的、查阅档案的范围（如某年度、某类别的档案）等。综合档案室工作人员在收到介绍信后，会对其进行审核，确认无误后，方可为用户提供档案利用服务。这一措施有助于保障档案的安全，防止档案被非法查阅或滥用。

六、档案目录样式

档案目录是档案检索的重要工具，它能帮助用户快速了解档案内容，定位所需档案。常见的档案目录样式包括归档文件目录、卷内文件目录等。归档文件目录一般包含件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限等项目；卷内文件目录则针对以卷为保管单位的档案，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等内容。规范统一的档案目录样式，有助于提高档案检索效率，方便用户利用档案。

七、档案盒作为档案的装具，其样式和规格也有一定要求。目前，常用的档案盒多采用无酸纸制作，以保证档案的长期保存。档案盒的尺寸一般根据档案纸张大小来确定，如A4规格的档案，适配相应尺寸的档案盒。档案盒封面和背脊应标注相关信息，如全宗名称、年度、保管期限、档号等，便于档案的分类存放与查找。不同类型的档案，如文书档案、科技档案、会计档案等，可能会采用不同样式或颜色的档案盒进行区分，以便于管理和识别。

八、归档章

归档章是用于在归档文件上标记相关信息的工具，一般加盖在文件首页右上角。归档章内容包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等。通过加盖归档章，可清晰地显示文件的归档信息，方便后续的整理、编目和检索工作。归档章的规格和样式应符合相关标准要求，确保标记信息的清晰、规范。

九、编研资料

编研资料是对档案内容进行深入研究和加工后形成的成果，它能为单位决策、业务开展等提供更有价值的信息服务。常见的编研资料包括：

（1）全宗指南：全面介绍一个全宗的立档单位历史、档案内容和成分等情况，帮助用户了解该全宗档案的整体状况。

（2）组织沿革：系统地记述一个单位的组织机构、人员编制、领导体制等方面的发展变化过程，为研究单位历史和发展提供参考。

（3）大事记：按照时间顺序，简要记录单位在一定时期内发生的重大事件和重要活动，是了解单位发展历程的重要资料。

（4）基础数字汇编：将单位在生产、经营、管理等方面的重要数据进行汇总、整理，为决策分析提供数据支持。

这些编研资料的编制，需要档案工作人员对档案内容进行深入挖掘和分析，运用科学的方法进行组织和编排，以确保编研资料的准确性、系统性和实用性。