文书档案保管期限的划分规则

在档案管理工作中，文书档案保管期限的划分至关重要。它不仅关系到档案资源的有效管理与利用，还对维护机关单位的历史面貌和工作连续性有着深远意义。合理划分文书档案保管期限，能确保有价值的档案得以妥善保存，同时避免因保存过多无价值档案而造成资源浪费。

划分依据

《中华人民共和国档案法》明确规定，档案保管期限的标准应由国家档案主管部门负责制定。《中华人民共和国档案法实施条例》进一步细化，要求机关、群团组织、国有企业事业单位明确本单位的归档范围和档案保管期限，且需经同级档案主管部门审核同意后施行。当单位内设机构或工作职能发生重大变化时，应及时调整相关内容，并重新审核。国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，便是判断文书档案保管的文件材料归档范围和对应保管期限的重要标准。该规定指出，机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

划分类别

1.永久保管的文书档案

（1）法规政策性文件：本机关制定的法规政策性文件材料，因其对机关工作的长期指导作用，需永久保存。这些文件奠定了机关开展各项工作的基础和准则，对维护机关职能活动的稳定性和连贯性意义重大。

（2）重要会议与活动文件：本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料，如请示、批复、通知、议程、报告、领导人讲话、选举结果、决议、纪要等，是机关重要历史事件的记录，反映了机关在特定时期的核心工作和决策过程，具有不可替代的历史价值，应永久保管。

（3）重要业务文件：机关职能活动中形成的重要业务文件材料，关乎机关核心业务的开展和成果。这些文件记录了机关在履行主要职能时的关键工作环节和重要业务成果，对后续工作的参考和借鉴价值极高，需永久保存。

（4）重要请示批复与报告总结：本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等，体现了机关在处理重要事务时与上级的沟通以及自身工作的全面总结，对了解机关工作的决策过程和整体发展状况至关重要，应永久保管。

（5）机构与人事变动文件：本机关机构演变、人事任免等文件材料，记录了机关组织架构的调整和人员变动情况，是机关发展历程的重要组成部分，对于研究机关的历史变迁和人员管理具有重要意义，需永久保存。

（6）重要凭证性文件：本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料，涉及机关的重要资产和权益，具有长期的法律凭证作用，必须永久保管。

（7）上级重要业务文件：上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，对本机关工作具有重要指导和规范作用，反映了行业的重要政策和要求，应永久保存。

（8）重要业务往来文件：同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料，记录了机关在业务协作和指导过程中的重要沟通内容，对了解业务工作的协调和推进情况具有重要价值，需永久保管。

定期保管的文书档案

（1）一般性业务文件：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料，虽不如重要业务文件关键，但对机关日常业务的开展也有一定参考价值，可定期保存，一般为30年。这些文件反映了机关业务工作的常态情况和一般性工作成果。

（2）一般性会议与活动文件：本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，如典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等，记录了会议和活动的部分情况，有一定的资料价值，保管期限通常为30年。

（3）一般性人事管理文件：本机关人事管理工作形成的一般性文件材料，如员工日常考勤记录、一般性培训资料等，对机关人事管理工作有一定参考作用，可定期保存30年。

（4）一般性事务管理文件：本机关一般性事务管理文件材料，如办公设备采购记录、一般性的后勤保障文件等，反映了机关日常运转的一般性事务，保管期限一般为30年。

（5）一般性请示批复与报告总结：本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等，对了解机关一般性工作的进展和情况有一定帮助，保管期限为30年或10年，具体根据文件的实际重要性和参考价值确定。

（6）上级一般性业务文件：上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料，对本机关工作有一定指导意义，但重要性相对较低，保管期限为10年。

（7）需贯彻执行的非主管业务文件：上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，为机关执行相关政策提供依据，保管期限一般为10年。

（8）一般性业务往来文件：同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料，记录了一般性业务沟通情况，保管期限为30年或10年。

（9）下级报送的重要文件：下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料，对本机关了解下级工作情况和进行工作指导有一定作用，保管期限为30年或10年。

划分流程

1.明确归档范围

各机关单位应依据国家相关规定，结合自身职能和工作实际，明确文件材料的归档范围。这需要全面梳理机关工作中产生的各类文件，包括但不限于纸质文件、电子文件、图片、音像资料等，确保反映机关主要职能活动、具有利用价值和凭证价值的文件都能纳入归档范围。例如，某政府部门在制定归档范围时，需涵盖政策制定、行政审批、行政执法、公共服务等各项职能工作中形成的文件。

2.编制保管期限表

在明确归档范围后，机关单位要编制本机关的文书档案保管期限表。编制过程中，需全面分析和鉴别文件材料的现实作用和历史作用，准确划分保管期限。保管期限表应详细列举各类文件的名称、形成时间、保管期限等信息，具有清晰的条理和可操作性。如某企业在编制保管期限表时，将合同文件按金额大小和重要程度分为永久、30年、10年三个保管期限类别。

3.审核与执行

编制完成的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，需经同级档案行政管理部门审查同意后才能正式执行。经审核通过的保管期限表，将成为机关单位档案管理工作的重要依据，工作人员应严格按照表中规定对文件进行分类、整理和保管。同时，随着机关职能的变化和工作的发展，保管期限表也需适时调整和完善，以确保档案管理工作的科学性和有效性。

文书档案保管期限的划分是一项系统而严谨的工作，需要依据明确的法规政策，准确区分永久和定期保管的各类文件，并遵循规范的划分流程。只有这样，才能实现档案资源的科学管理，为机关单位的工作开展和历史研究提供有力支持。