机关文件材料归档与不归档范围的界定管理

在机关工作中，文件材料作为机关职能活动的历史记录，其归档管理工作至关重要。科学合理地界定归档范围与不归档范围，不仅是维护机关历史面貌、保障工作查考利用的基础，更是提升档案管理效率、优化信息资源配置的关键。

归档范围的原则与内容

（一）归档范围的界定原则

机关文件材料的归档范围，应当以反映本机关主要职能活动和基本历史面貌为核心，以对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值为导向，以在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值为重点。这一界定原则体现了档案作为历史记录的本质属性，也为实际工作中判断文件材料是否归档提供了基本依据。

（二）归档范围的具体内容

根据国家档案局的相关规定，机关文件材料的归档范围主要包括以下几个方面：

1.反映本机关主要职能活动的文件材料

本机关在履行职能过程中形成的重要业务文件材料，如法规政策性文件、重要会议记录、重大活动文件等，这些文件直接体现了机关的核心工作内容，是反映机关职能活动的关键史料。

机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料，如房屋买卖、土地征用的文件，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料，这些文件是解决纠纷、确认权益的重要依据，必须妥善归档保存。

3.上级、同级及下级机关的重要文件材料

本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，以及下级机关报送的重要文件材料。其中，上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，如同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料，都属于归档范围。

4.其他具有查考价值的文件材料

除上述几类外，其他对本机关工作具有查考价值的文件材料也应归档。

不归档范围的界定与情形

（一）不归档范围的界定依据

机关文件材料不归档范围的界定，主要基于文件材料的查考利用价值、重复性以及与本机关职能活动的相关性等因素。对于那些无实际查考利用价值、重复存在或与本机关工作无关的文件材料，可不纳入归档范围，以避免档案资源的冗余和管理成本的浪费。

（二）不归档范围的具体情形

根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，机关文件材料不归档范围主要包括以下几个方面：

上级机关的无关文件材料

上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。这类文件与本机关的具体工作无直接关联，不具备针对性的查考利用价值，因此无需归档。

本机关的无价值文件材料

本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料等。这些文件或因重复、或因价值较低、或因与本机关职能无关，均可不归档。

同级机关的无关文件材料

同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。此类文件对本机关工作无指导或执行意义，无需进行归档保存。

下级机关的参考性文件材料

下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。这些文件多为参考性信息，而非需要本机关作出具体处理或回复的正式文件，因此可不纳入归档范围。

归档文件材料的管理与实践

（一）归档管理的总体要求

凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。这一要求确保了档案资源的完整性和安全性，避免了文件材料的散失和个人垄断。

（二）保管期限的划分

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。其中，永久保管的文书档案主要包括本机关制定的法规政策性文件材料、本机关召开重要会议形成的主要文件材料、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料等对机关历史和工作具有长远价值的文件。定期保管的文书档案则包括一般性业务文件、一般性事务管理文件等，其保管期限根据文件的现实作用和历史作用确定为 10 年、30 年等不同期限。

（三）特殊文件材料的归档要求

对于机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料，其归档范围和档案保管期限按国家有关规定执行。同时，机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档，确保电子文件的完整性和可读性。此外，机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档，以全面反映文件的形成和处理过程。

（四）联合文件的归档规定

机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。这一规定明确了联合文件的归档责任，避免了归档工作中的推诿和遗漏。

归档范围与不归档范围

科学合理地界定机关文件材料的归档范围与不归档范围，具有多方面的重要意义。从档案管理角度看，它有助于优化档案资源结构，提高档案管理效率，使档案工作人员能够将更多精力集中在对重要档案的管理和利用上。从机关工作角度看，准确的归档范围界定确保了机关历史记录的完整性和准确性，为机关各项工作的开展提供了可靠的查考依据。从历史研究角度看，规范的归档工作为国家和社会保存了丰富的机关历史资料，为历史研究和文化传承奠定了坚实基础。

在实际工作中，各机关应根据国家档案局的统一规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。在编制过程中，应全面分析和鉴别本机关文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限，确保归档工作的科学性和规范性。

总之，机关文件材料归档范围与不归档范围的界定是一项基础性、系统性的工作，它不仅关系到档案管理工作的质量和效率，更关系到机关工作的顺利开展和历史记忆的传承。各机关应高度重视这一工作，严格按照相关规定和要求，做好文件材料的归档与不归档界定工作，为机关各项事业的发展提供有力的档案支持。