档案作为历史记忆的载体和组织运行的凭证，其收集与整理工作是档案管理的基础环节。随着数字化时代的到来，档案形态从传统纸质拓展到电子数据、音像资料等多元载体，对收集整理工作提出了更高要求。我国已构建起以《档案法》为核心，涵盖行政法规、部门规章、行业标准和技术规范的多层次规定体系，形成了覆盖机关、企业、社会组织等不同主体的档案管理规范。
档案收集整理的法律与制度
《中华人民共和国档案法》（2020修订）奠定了档案工作的法律基石，明确规定"档案管理应当遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用"。这一原则贯穿于档案收集整理的全过程，构成了制度设计的逻辑起点。该法要求各单位“建立健全档案管理制度，采取可靠的安全措施，保障档案的完整与安全”，并特别强调“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”，为数字化时代的档案管理提供了基本遵循。
在法律框架下，国家档案局及相关部门制定了一系列配套规章。《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）和《企业档案管理规定》（国家档案局令第21号）分别针对机关和企业两类主要档案形成主体，构建了系统化的管理规范。这两部规章均明确要求档案工作“与业务工作同步部署、同步实施、同步发展”，将档案收集整理纳入单位整体工作流程。值得注意的是，2025年3月实施的《经营主体登记档案管理办法》进一步细化了电子档案管理要求，规定“电子登记档案和传统载体登记档案具有同等法律效力”，并明确电子文件归档“一般采用在线实时归档方式”，体现了行业主管部门对新兴档案类型的规范探索。
从制度层级看，我国档案收集整理规定呈现“法律-行政法规-部门规章-行业标准”的金字塔结构。除法律规章外，国家档案局发布的《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《档案著录规则》（DA/T18—2022）、《档号编制规则》（DA/T13—2022）等行业标准，为具体操作提供了技术指南。
档案收集的核心与操作
档案收集作为管理工作的起点，其核心要求在于“齐全完整”和“及时准确”。《机关档案管理规定》明确指出，机关档案部门"应当对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导"，各业务部门则需指定专人“承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作”。这种“统一领导、分工负责”的机制确保了收集工作的组织保障。
收集范围的界定是档案收集工作的首要任务。机关档案涵盖文书、科技、人事、会计等传统类别，同时包括照片、录音、录像等音像档案，以及业务数据、公务电子邮件等电子档案。特别值得注意的是，实物档案如印章、奖牌、公务礼品等也被纳入收集范围，体现了对组织历史记忆多元载体的全面保护。企业档案则突出了生产经营特性，明确包括“研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的”各种记录，强调档案对企业核心业务的反映功能。
收集时机的把握直接影响档案的完整性。对于文书档案，通常采用“年度归档”制度，即在次年6月底前完成上一年度文件的收集归档；基建项目、科研课题等专项档案则实行“单项工程验收归档”或“课题结题归档”，确保项目全周期记录的完整保存。《经营主体登记档案管理办法》针对电子档案特点，规定“电子登记文件归档一般采用在线实时归档方式”，打破了传统定期归档的时间限制，实现了业务办理与档案形成的同步化。
收集质量控制方面，各规定均强调档案的“真实、完整、准确”。《档案法》明确禁止“篡改、损毁、伪造档案”，要求档案形成者对文件材料的真实性负责。在操作层面，收集时需检查文件的齐全性（如正件与附件、正本与定稿是否完整）、签署的规范性（是否有法定代表人签字或单位盖章）以及载体的有效性（如电子文件格式是否符合标准）。对于符合国家电子档案管理要求的电子文件，《经营主体登记档案管理办法》允许“以电子形式归档和移交，不再以纸质形式归档”，但同时要求“确保电子登记档案的真实性、完整性、可用性、安全性”。
档案整理的规范与技术
档案整理是将收集的零散文件系统化、有序化的过程，其核心目标是建立科学的检索体系，便于档案的保管和利用。我国档案整理规范以《归档文件整理规则》为基础，结合不同类型档案特点，形成了覆盖文书、科技、会计、电子等各类档案的整理体系。《机关档案管理规定》和《企业档案管理规定》均要求档案整理“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系”，并"符合国家和行业有关标准"。
分类是档案整理的基础环节。文书档案通常采用“年度-机构-问题-保管期限”或“年度-保管期限-机构-问题”的分类方法，确保同一事由的文件集中保存。《归档文件整理规则》推荐采用“件”作为整理单位，取代传统的“卷”，简化了整理流程，提高了利用效率。科技档案则按项目、课题、专业等特征分类，如基建档案按单项工程整理，设备档案按型号规格整理，确保档案与实体对象的对应关系。会计档案则按年度-形式（凭证、账簿、报表）-保管期限分类，符合会计业务的周期性特点。
编目与著录是实现档案检索的关键步骤。《档案著录规则》（DA/T18—2022）规定了档案著录的项目、格式和方法，要求著录内容包括题名、责任者、形成时间、档号等核心要素，确保“检索项的完整性和准确性”。电子档案的著录还需增加数据格式、软件环境、存储载体等元数据，以保证其长期可读性。档号编制方面，《档号编制规则》（DA/T13—2022）确立了“全宗号-档案门类代码-年度-保管期限-件号”的结构模式，为每一件档案赋予了唯一“身份标识”，便于系统化管理。
装订与装具的选择体现了档案保护的专业要求。《归档文件整理规则》规定，装订应“采用线装法或装订机装订，装订材料应符合档案保护要求”，避免使用回形针、大头针等易锈蚀的金属物。档案装具方面，《机关档案管理规定》明确要求“配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜等档案装具，不得采用木质柜、玻璃门柜等装具”，以确保档案存放环境的稳定性。装具的承重能力也有严格标准，采用密集架的库房“楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m²”，体现了对档案物理安全的重视。
电子档案整理呈现出与传统档案不同的技术特征。《经营主体登记档案管理办法》要求电子档案“归档格式应当符合国家标准规范，并且通用、开放、不绑定软硬件”，以避免格式锁定导致的读取障碍。整理过程中需进行格式转换、元数据捕获、数字签名等操作，确保电子档案的“四性”（真实性、完整性、可用性、安全性）。对于纸质档案数字化副本，该办法规定应“为符合国家标准的版式文件，与原件内容保持一致，逐页加载登记机关相关标识或者档案查询电子印章”，既保证了数字副本的法律效力，又防止了非法利用。
特殊类型档案的管理
随着信息技术的发展和社会记录方式的多元化，档案类型不断拓展，对特殊载体和专业领域档案的管理提出了新要求。我国档案规定体系在覆盖传统档案的同时，也逐步完善了对电子档案、音像档案、实物档案等特殊类型的规范，形成了专业化的管理路径。《机关档案管理规定》专门列出“照片、录音、录像等音像档案”和“印章、题词、奖牌等实物档案”作为独立类别，要求“按照不同载体类型的管理规范进行收集、整理和保管”。
电子档案管理代表了档案工作的前沿领域。《档案法》将电子档案纳入法定范畴，规定“电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交”，并强调“电子档案与传统载体档案具有同等效力”。《经营主体登记档案管理办法》进一步细化了电子档案的归档与移交流程，要求“以统一社会信用代码为索引，推动登记档案电子化、影像化”，并建立电子档案备份制度。在技术层面，电子档案整理需遵循《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894），重点控制元数据采集、格式转换、数字签名等环节，确保电子档案的长期可保存性。值得注意的是，该办法允许“通过互联网自助查询、下载登记档案数字化副本”，但要求“逐页标注查询人员相关信息水印标识”，实现了利用便利与安全保护的平衡。
音像档案的管理具有特殊技术要求。照片档案需收集底片、数码原片和冲印照片，文字说明应包括时间、地点、人物、事由等要素；录音录像档案则需记录设备型号、录制格式、时长等技术信息。《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）对磁带、磁盘等磁性载体档案的保存环境（温度15-27℃，湿度40-60%）、定期转存等作出具体规定，防止磁性消退导致的信息丢失。随着数码技术普及，音像档案正从模拟格式向数字格式转变，《归档文件整理规则》特别指出“数码照片归档时应同时保存JPEG格式和RAW格式”，确保图像质量的原始性。
实物档案的整理强调标识与展示功能。印章、奖牌、证书等实物档案需进行唯一性编号，拍摄多角度照片，并记录材质、尺寸、获得时间等信息。《机关档案管理规定》建议有条件的机关设置“展览用房”，将实物档案作为组织文化展示的重要载体。对于公务礼品等具有特殊意义的实物，还需补充捐赠人、赠送背景等说明材料，提升档案的历史价值。实物档案的保管需考虑防光、防尘、防霉变等特殊要求，对贵金属、木制品等不同材质采用差异化的保护措施。
专业领域档案体现了行业特色要求。如建设项目档案需遵循《重大建设项目档案验收办法》，在工程竣工验收前进行专项档案验收；会计档案则执行《会计档案管理办法》，对凭证、账簿、报表的保管期限（30年至永久）和销毁程序作出明确规定。2025年实施的《经营主体登记档案管理办法》针对市场监管领域特点，建立了以统一社会信用代码为核心的档案检索体系，实现了登记档案与市场主体的精准关联，为“放管服”改革提供了档案支撑。
档案管理的监督与责任
档案收集整理工作的有效实施离不开完善的监督机制和责任制度。我国档案规定体系通过明确管理职责、建立考核制度、强化法律责任等方式，构建了全方位的监督保障体系。《档案法》将“档案管理违法违纪行为”纳入法律追责范围，规定“损毁、丢失属于国家所有的档案的”或“不按规定归档或者不按期移交档案的”，将依法给予处分；构成犯罪的，还将追究刑事责任。
在组织保障层面，《机关档案管理规定》和《企业档案管理规定》均要求设立档案工作机构或指定负责部门，配备专职档案工作人员。机关需“建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）及相关部门负责人组成的档案工作协调机制”，企业则应“确定分管档案工作负责人、档案部门负责人”，形成层级分明的责任体系。特别值得注意的是，两部规章均强调“档案工作人员应当为机关/企业正式在编人员”，且“政治可靠、遵纪守法、忠于职守”，对涉密档案工作人员的调离还需执行特殊保密规定，从人员管理角度筑牢安全防线。
监督检查制度确保了档案规定的落地实施。档案行政管理部门有权“进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料”，对违反规定的行为责令整改。《企业档案管理规定》进一步明确“国有企业应当按照业务监督和指导关系向档案主管部门或母公司报送企业年度档案工作情况”，中央企业总部的档案管理制度需“报国家档案主管部门备案”，形成了常态化的报告机制。
外包服务的监管体现了新形势下的责任要求。随着档案数字化等业务外包的普及，《机关档案管理规定》特别规定“机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围”，仅限“档案整理、传统载体档案数字化”等辅助性工作，且“服务供方的信息安全保障能力和业务资质”需经严格审核。《企业档案管理规定》采用类似原则，要求“委托档案服务时，应当按照合法、安全、可控的原则选择受托方”，并“对受托方进行监督，保证服务质量，确保档案安全”。
信息化条件下的安全责任更加突出。《经营主体登记档案管理办法》要求登记机关“做好本级电子登记档案管理工作，确保电子登记档案的真实性、完整性、可用性、安全性，并做好数据备份”。在技术层面，电子档案管理需符合《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T29194），具备权限管理、操作审计、异地备份等功能；在制度层面，需建立电子档案管理岗位责任制，明确数据录入、审核、备份等各环节的责任主体。 |
您现在的位置：