涉密文件归档管理规范

归档原则

全程保密原则：从文件形成、流转到归档的全生命周期，均需严格遵守保密规定，采取必要的保密措施，防止涉密信息泄露。

完整准确原则：确保归档的涉密文件材料种类齐全、内容完整、信息准确，能真实反映工作活动的历史面貌。

便于管理与利用原则：合理分类、整理和编目，建立科学的归档体系，便于对涉密文件材料进行管理、检索和利用，同时保障信息安全。

归档范围

纸质文件：包括涉密的正式公文、内部文件、会议记录、调研报告、合同协议等纸质载体文件。

电子文件：含有涉密信息的电子文档、电子邮件、数据库文件、扫描件等，以及相关的元数据和支持软件。

其他载体文件：如涉密的录音带、录像带、光盘、移动硬盘等存储介质，以及图纸、图表等特殊载体文件。

归档流程

（一）文件收集

各部门指定专人负责本部门涉密文件材料的收集工作，按照归档范围，及时收集在工作活动中形成的涉密文件，确保文件不遗漏。

对于外来的涉密文件，如上级单位下发的涉密文件、外单位交换的涉密资料等，由文件接收部门及时登记，并在使用完毕后移交归档。

（二）文件整理

分类：按照文件的形成年度、机构（问题）、保管期限等进行分类。例如，按照年度将文件分为不同年份的类别；按照机构（问题），将同一部门或同一工作问题相关的文件归为一类；根据保密规定和文件价值，确定文件的保管期限，如永久、定期（30 年、10 年等） 。

排列：在分类的基础上，对文件进行排列。一般按照文件形成的时间先后顺序、重要程度或逻辑关系进行排列，确保文件排列有序。

编号：对排列好的文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于文件的管理和检索。编号方式可以采用 “全宗号 - 年度 - 机构（问题） - 案卷号 - 件号” 等形式。

编目：编制文件目录，目录应包括文件的序号、文号、题名、日期、页数、保管期限等信息，确保目录内容准确、详细。

（三）文件装订与装盒

装订：对纸质文件进行装订，装订应牢固、美观，不影响文件的阅读和利用。装订方式可采用线装、胶装等，装订时要注意避免损坏文件内容。

装盒：将装订好的文件按照分类和编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明相关信息，如全宗号、年度、机构（问题）、案卷号、保管期限等。

（四）电子文件归档

格式转换：将电子文件转换为统一的、便于长期保存和利用的格式，如 PDF、XML 等。同时，保留电子文件的原始格式，以备查证。

元数据收集：收集与电子文件相关的元数据，如文件创建者、创建时间、修改时间、文件大小、存储位置等，确保电子文件的完整性和可追溯性。

存储与备份：将归档的电子文件存储在符合保密要求的存储设备中，并进行定期备份，备份数据应与原始数据分开存放，防止数据丢失。

（五）移交归档

各部门将整理好的涉密文件材料，按照规定的时间和要求，向本单位档案管理部门移交。移交时，双方应填写移交清单，清单内容包括文件的名称、数量、编号、移交时间等，并签字确认。

档案管理部门对移交的涉密文件材料进行检查验收，确保文件材料符合归档要求。如发现问题，及时要求移交部门整改。

归档后的管理

存储管理：将归档的涉密文件材料存放在专门的保密档案室或保密柜中，确保存储环境安全、整洁、干燥，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等防护措施。

借阅管理：严格控制涉密文件材料的借阅，借阅人员需填写借阅申请，经相关领导审批同意后，方可借阅。借阅时，要登记借阅人员姓名、借阅时间、文件名称、数量等信息。借阅人员应在规定的时间内归还文件，归还时，档案管理人员要对文件进行检查，确保文件完整无损。

销毁管理：对于超过保管期限或失去保存价值的涉密文件材料，应按照规定的程序进行销毁。销毁前，需编制销毁清册，经单位领导审批同意后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁过程应采取安全保密措施，确保涉密信息不被泄露。

安全保密管理：定期对涉密文件材料的归档管理情况进行安全保密检查，及时发现和消除安全隐患。加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平，确保涉密文件材料的安全。