文件处理单和发文稿纸作为重要的文书档案资料，其规范归档对于档案管理的完整性、系统性和可查性至关重要。为确保档案管理工作的规范化、科学化，现对文件处理单和发文稿纸的归档提出以下要求：
1.归档原则
齐全完整：所有文件处理单和发文稿纸必须完整收集，不得遗漏。无论是正式文件还是草稿、修改稿，都应归档，确保档案能全面反映文件形成的全过程。
真实准确：归档的文件处理单和发文稿纸上的内容、签署、日期等信息必须真实有效，不得随意篡改，保证档案的原始性和凭证价值。
遵循流程：严格按照档案管理规定和既定流程进行归档操作，确保归档工作有序进行。
2.整理要求
分类：依据文件的年度、机构（问题）、保管期限等要素进行科学分类。如按照年度将同一年度形成的文件处理单和发文稿纸归为一类；再根据机构或问题，将不同部门、不同主题的文件进一步细分；最后，按照永久、定期等保管期限进行归类存放。
排列：在分类基础上，按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列。对于同一类文件，先排文件处理单，再将对应的发文稿纸附后，确保文件处理单和发文稿纸一一对应，方便查阅。
编号：为每份文件处理单和发文稿纸编制唯一的档号。档号应包含全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、件号等要素，通过规范编号，便于档案的管理和检索。
装订：使用符合档案保护要求的装订材料，如棉线、不锈钢钉等，对文件处理单和发文稿纸进行装订。装订时要注意避免损坏文件内容，确保装订牢固、整齐。
3.质量要求
清晰可辨：文件处理单和发文稿纸上的字迹、印章、图表等必须清晰可辨。若存在字迹模糊、褪色等情况，应进行必要的修复或复制，确保档案信息能够准确读取。
格式规范：文件处理单和发文稿纸的格式应符合相关规定和标准，包括纸张大小、页面设置、文字排版等。对于不符合格式要求的文件，应进行适当调整。
签署完备：文件处理单上的拟办、批办、承办等环节的签署必须完整，相关人员应签署姓名和日期；发文稿纸上的签发、审核等签署也应齐全，确保文件处理和发文过程的责任可追溯。
4.保管要求
环境适宜：将归档后的文件处理单和发文稿纸存放在温度、湿度适宜，清洁、干燥、通风的档案库房中。库房温度应控制在 14 - 24℃，相对湿度控制在 45% - 60%，并采取防火、防潮、防虫、防鼠、防盗等措施，确保档案安全。
定期检查：定期对归档的文件处理单和发文稿纸进行检查，查看是否存在损坏、霉变、虫蛀等情况。如发现问题，应及时采取相应的修复和保护措施。
数字化管理：在条件允许的情况下，对文件处理单和发文稿纸进行数字化处理，建立电子档案数据库。通过数字化管理，提高档案的利用效率，同时实现档案的异地备份和长期保存。 |
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