在档案管理工作中，档案归档盖章是一项至关重要的基础操作，其中档号章与归档章发挥着关键作用。它们不仅是档案分类、检索与管理的重要标识，更关系到档案信息的准确性与完整性，影响着档案后续的利用与保存。
档号章与归档章的内容
档号章，是在归档文件整理过程中赋予档案的一组字符代码的直观体现，其核心作用在于精准体现归档文件的类别和排列顺序，如同为每一份档案赋予了一个独特的 “地址”，方便档案工作者在海量档案中快速定位与查找。而归档章，本质上与档号章紧密相关，它通过固定印模，将档号的关键组成部分清晰呈现，二者相互映衬、互为依托，共同为档案管理提供便利。
档号章与归档章的构成要素
1.档号章构成元素
全宗号：这是档案馆为立档单位编制的专属代号，用以明确档案的来源归属，是区分不同立档单位档案的重要标志。例如，在一个地区的档案馆中，为各个政府部门、企事业单位分别分配独一无二的全宗号，方便对不同单位的档案进行统一管理。
分类号：依据单位内部的档案分类方案设定，它将档案按照不同的类别进行划分，如文书档案、科技档案、会计档案等，使档案的分类更加清晰有序。
项目代号：当档案涉及特定的产品、课题、项目或设备仪器时，会采用相应的型号、代字或代号作为项目代号，以便精准定位与该项目相关的档案资料。
目录号：代表着档案目录的编号，有助于在同一类别档案中，按照目录的顺序对档案进行管理和查找。
案卷号：在科技档案等按卷整理的档案中，案卷号是对档案按一定顺序排列后的流水号，用于确定每一卷档案在整体中的位置。
2.归档章构成元素
全宗号：与档号章中的全宗号含义一致，强调档案的来源单位。
年度：明确文件形成的年份，以四位阿拉伯数字标注，如 “2023”，这有助于按照时间顺序对档案进行梳理和管理。
保管期限：表明该份档案需要保存的时间长度，常见的保管期限有永久、30 年、10 年等，以确保档案在规定时间内得到妥善保存与利用。
件号：作为文件排列顺序的序号，分为室编件号和馆编件号。室编件号在单位内部整理档案时编制，在分类方案的最低一级类目内，从 “1” 开始标注；馆编件号则在档案移交进馆时，按照档案馆的要求进行标注。
机构（问题）：可填写作为分类方案类目的机构名称或规范化简称，也可反映档案所涉及的问题类别，进一步细化档案的分类信息。
页数：指每一件归档文件有效页面的总页数，便于核对档案内容的完整性。
档号章与归档章的样式与规格
样式：档号章与归档章的样式通常为长方形，布局简洁明了，各构成元素按照一定的顺序排列，以便清晰展示档案的关键信息。例如，常见的归档章样式中，全宗号、年度、保管期限等元素从上到下依次排列在左侧，件号、机构（问题）、页数等元素排列在右侧。
规格：在实际应用中，档号章与归档章的规格并无全国统一的硬性标准，但在行业内存在一些较为常用的尺寸。以归档章为例，其长度一般在 40mm - 50mm 之间，宽度在 15mm - 20mm 之间。如《广州市 <归档文件整理规则> 实施细则》中规定，文书（按件）归档章式样长 45mm，宽 16mm 。不同地区、不同单位可根据实际需求与档案载体特点，对规格进行适当调整，但需确保章的大小适中，既能完整容纳各项信息，又不会在加盖时遮挡档案内容。
档号章与归档章的加盖与填写规范
1.加盖位置
归档章：一般应加盖在归档文件首页上端居中或右上角的空白处。若领导批示、收文章等占据了该位置，可选择在首页的其他空白位置加盖，但仍以上端为宜。当文件处理单作为首页时，可直接在文件处理单上加盖归档章。例如，在一份普通的公文首页，若右上角空白处无其他标记，归档章就应加盖在此处；若右上角已有领导批示，则可将归档章加盖在首页上端居中的空白区域。
档号章：对于装订的案卷，若按卷整理，卷内文件首页上端的空白处是加盖档号章的常见位置；对于不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章。在图纸等特殊档案中，档号章需加盖在图纸的空白处，且不能压到图上的文字、线条等关键信息，一般多选择在图纸的右上角空白处加盖。
2.加盖方式与要求
无论是档号章还是归档章，都需使用红色印泥加盖，以确保印章颜色醒目、持久，便于识别与保存。
盖章时要保证印章清晰、整洁、工整，避免出现模糊、重影、歪斜等情况。为达到这一要求，可使用专业的盖章工具，并在盖章前仔细调整印章位置与力度。在大规模档案整理工作中，也可采用归档章打印机等设备，通过导入相关信息，实现批量、精准打印盖章，提高工作效率与盖章质量。
3.填写规范
填写档号章与归档章内容时，需使用碳素墨水，严禁使用红、蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不规范用笔。这是因为碳素墨水具有良好的耐久性与稳定性，能保证档案信息长期保存，不易褪色或模糊。
各元素的填写应严格按照规定的格式与要求进行。例如，年度必须以四位阿拉伯数字完整填写，如 “2024”，不能简化为 “24”；保管期限应采用全称或规范简称，如 “永久”“30 年”“10 年”，不得随意简写或使用不规范表述；件号、页数等数字应准确无误，采用阿拉伯数字填写。
档号章与归档章在不同档案类型中的差异
1.文书档案
文书档案是单位日常工作中最常见的档案类型。在文书档案整理中，档号章与归档章的应用较为规范和统一。一般以件为单位进行整理，归档章加盖在文件首页，详细填写全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）等信息，为文书档案的分类、检索与管理提供了清晰的指引。例如，政府部门的发文、收文等文书档案，通过规范加盖档号章与归档章，方便工作人员快速查询特定年份、特定部门的文件，提高了政务工作的效率。
2.科技档案
科技档案往往涉及到工程项目、科研课题等专业领域，其档号章与归档章的应用具有一定特殊性。在科技档案中，除了全宗号、年度、保管期限等基本元素外，项目代号、案卷号等元素更为重要。对于按卷整理的科技档案，档号章需准确填写项目代号、案卷号等信息，以反映科技档案的项目归属与卷内顺序。在工程建设项目中，不同阶段的图纸、设计文件等科技档案，通过档号章与归档章标注的项目代号，可清晰区分不同项目的档案资料，便于工程建设过程中的查阅与参考。
3.照片档案、录音录像档案等特殊载体档案
对于照片档案，档号章或归档章一般标注在照片的背面或装具上，除了记录全宗号、年度、保管期限等信息外，还会注明照片的拍摄时间、主题、人物等关键信息，方便对照片进行分类管理与检索。录音录像档案则通常在存储介质的标签上标注类似的档号信息，以实现对这些特殊载体档案的有效管理。例如，在一个博物馆的照片档案管理中，通过在照片背面规范标注档号章信息，工作人员能够迅速找到特定时期、特定展览主题的照片资料，为展览策划、研究工作提供了有力支持。
总之，档号章与归档章虽然看似只是档案上的小小印章，但它们在档案管理工作中却发挥着不可替代的重要作用。从其内涵、构成元素、样式规格，到加盖与填写规范，再到在不同档案类型中的应用差异，每一个环节都紧密相连，共同构建起档案管理的有序体系。只有深入了解并严格遵循相关规范，才能确保档案工作的高效开展，为档案的长期保存与充分利用奠定坚实基础。 |
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