涉密文件作为文件中的特殊类别，带有明确的密级标识，也被称作密级文件。依据国家保密法规，这类文件依据涉密程度，划分为 “绝密”“机密”“秘密” 三个等级，并标注相应的保密期限，以此界定文件的保密程度与管理要求。密级文件涉及国家秘密，与国家安全和利益紧密相连。这些文件是依照严格的法定程序确定的，在特定时间段内，仅对特定范围的人员开放知悉权限，目的在于维护国家核心利益，确保国家安全与社会稳定。密级文件是国家保密体系的重要组成部分，对保障国家信息安全、捍卫国家主权和尊严起着不可替代的作用。
涉密文件材料的规范归档，是维护国家安全和利益的重要环节，需严格遵循相关法规制度，从人员管理、场所设施配备到文件处理流程等多方面进行把控。
确定归档范围
密级文件属于文件材料的范畴，其是否需要归档，应依据文件材料的归档范围来判定。在归档时，需着重注意以下几点：
本单位自产生文件：本单位自行生成的密级文件材料，通常需要归档。这类文件记录了单位的工作过程与成果，是重要的工作记录，对后续工作的查阅、经验总结及业务追溯具有重要价值。比如单位制定的涉及核心业务的涉密规划、决策文件等。
需清退销毁的往来文件：在与上级、同级的业务往来中，若文件材料按规定需清退或销毁，务必严格按照要求及时执行。这一过程需严格遵循相关保密制度，对文件进行妥善处理，杜绝涉密信息泄露风险。清退和销毁工作需详细记录，以备后续查验。例如上级部门明确要求在特定时间节点清退的涉密政策解读文件。
无需清退销毁的往来文件：对于无需清退或销毁的上级、同级业务往来文件材料，要及时、妥善且安全地进行归档，保证文件的完整性与可追溯性，为单位业务活动的连续性和协同性提供有力支撑。像同级单位之间交流的非清退类涉密业务合作文件。
人员管理
明确指定机要文秘人员专门负责涉密文件材料的管理工作，并为其安排全面、深入的保密安全培训。培训内容涵盖国家保密法规、详细操作流程、应急处置预案等，以此提升其保密意识与专业素养，确保在文件收发、传递、使用、保管等各个环节，都能严格遵循保密规定。例如定期开展保密法规解读讲座、模拟文件泄密应急演练等。
场所与设施配备
设置机要保密室：机要保密室应具备完善的安全防护措施，如安装防盗门窗，选用坚固、防盗性能良好的门窗材质与锁具；配备视频监控设备，对保密室进行 24 小时实时监控，监控数据需妥善保存一定期限，以便追溯查询。
配备 “三铁一器” 设施设备：即铁门、铁窗、铁柜和报警器。铁门要具备良好的防盗、防火性能；铁窗需安装细密防护栏，防止外部非法侵入；铁柜用于存放涉密文件材料，应选用符合保密标准的专用保密柜，具备防火、防潮、防盗等功能；报警器连接安保系统，当保密室出现异常情况，如非法入侵、门窗异常开启时，能及时发出警报信号。
建立健全保密规章制度
文件收发制度：详细规定涉密文件收发流程，收到文件时，机要文秘人员需仔细核对文件数量、密级、收发单位等信息，在专门的涉密文件登记簿上进行准确登记，包括收到日期、文件编号、文件标题、密级、份数等，同时履行签字签收手续。发送文件时，同样要严格登记相关信息，并确保文件通过安全可靠的渠道传递，如机要交通、机要通信等。
文件传递制度：涉密文件传递过程必须全程处于安全监控之下，严禁通过普通邮政、快递或互联网等不安全渠道传递。传递人员要经过严格筛选与培训，确保其具备高度的保密意识与责任心。在传递过程中，文件应使用专用的密封文件袋或文件箱进行封装，防止文件被窃取、篡改或丢失。
文件使用制度：明确规定阅办涉密文件必须在办公室或者安全保密的场所进行，严禁在公共场所或私人空间阅办涉密文件。对密级文件实行专人保管、专册登记、专柜存放，个人不得私自保存涉密文件资料。借阅涉密文件时，需填写借阅申请表，说明借阅原因、借阅期限、借阅人信息等，经严格审批后，在规定时间内归还，并做好归还登记。
文件归档制度：涵盖归档流程、归档时间、档案整理要求等方面。需归档的涉密文件应在文件办理完后及时整理归档，确保文件的完整性与时效性。归档时，密级文件材料与普通文件材料应按照统一标准进行整理、编号、统一管理。若为进一步强化安全保密管理，也可在编制档号后，另行编制互见号，对密级档案实体进行单独管理。无论采用哪种方式，都要确保档案存放有序，方便快速检索与使用。
文件销毁制度：对于不再需要的涉密文件，需提交销毁申请，填写《涉密文件销毁申请表》，说明销毁理由及文件清单。审核部门需对销毁申请进行严格审核，确认文件是否符合销毁标准。销毁操作应在专门的销毁场所进行，采用符合国家相关规定的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复。销毁后需填写《涉密文件销毁记录》，并由相关人员签字确认，同时将销毁记录反馈给文件产生单位，并更新档案管理系统中的文件状态，确保信息的准确性和完整性。
归档流程操作
文件整理：
分类：按照文件的密级、年度、主题等因素进行分类，例如将绝密文件、机密文件、秘密文件分别归类，再按年份细分，同一年份内的文件根据主题进一步划分，如业务类、行政类等。
编号：为每一份涉密文件编制唯一的档号，档号应包含全宗号、类别号、年度号、保管期限代码、件号等信息，确保文件的唯一性与可检索性。
装订：对文件进行装订，去除易生锈的金属物，如订书钉、回形针等，采用不锈钢钉或 “三孔一线” 的装订方法，保证文件装订牢固、整齐，不易散落。对于大张的文件要折叠，残破的文件要进行修补裱糊，以保持文件的完整性。
填写归档表：所有经过审核的涉密文件需填写《涉密文件归档登记表》，详细记录文件名称、保密级别、归档日期、存放位置、文件编号、份数、页数、形成单位、形成日期等信息，以便后续查询与管理。
归档存储：
实体档案存储：归档的涉密文件实体需存放在专门的档案室或符合保密要求的安全柜中，档案室应具备防火、防潮、防盗、防虫、防鼠等基本安全设施，存放人员需经过培训并获得相应权限。档案存放要按照分类编号顺序有序排列，便于查找与取用。
电子档案存储：密级档案的电子目录和全文数字化扫描，严禁在普通局域网、政务网以及互联网上进行管理与传播。应专门建立符合国家相关涉密档案保管要求的涉密档案网络，采用先进的加密技术，如 AES 加密算法，对电子文件进行加密存储，同时配备防火墙、入侵检测系统等安全防护设备，确保数字化信息的安全存储与传输。存储电子档案的设备要定期进行维护、检查与数据备份，防止数据丢失或损坏。
定期检查：定期对存放的涉密文件进行全面检查，包括实体档案的完整性，查看文件是否有破损、霉变、虫蛀等情况；检查电子档案的可读性与安全性，通过读取测试确保电子文件能够正常打开，数据未被篡改。及时清理过期或不再需要的文件，并做好详细记录，检查内容包括文件完好性、存放位置是否规范等。例如每季度进行一次全面检查，形成检查报告，对发现的问题及时整改。
解密处理
当密级文件的保密期限到期后，需依照《国家秘密解密暂行办法》进行严格审核，履行规定程序后予以解密，使文件在符合规定的情况下能够合理流转与使用。解密过程必须严格依规执行，由原定密机关、单位或者其上级机关组织对保密期限即将届满的国家秘密进行审核，根据工作需要和实际情况，决定是否延长保密期限或者解密。解密后，文件的管理方式需相应调整，按照非涉密文件的管理要求进行处理，但仍需对其历史涉密属性进行记录与留存，避免出现失泄密事件。
涉密文件材料的归档工作，从确定范围到具体操作流程，再到后续的检查与解密，每个环节都紧密相连，任何一个环节出现疏漏，都可能导致涉密信息泄露，给国家安全和利益带来严重损害。各单位务必高度重视，严格落实各项保密措施，确保涉密文件材料归档工作的安全、规范、有序开展。 |
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