档案整理 | 归档文件如何分类和排列

一、归档文件的分类

应依据制定的分类方案和选定的分类方法，对已经装订的文件材料进行分类。

1、分年度：按照文件形成的时间，将不同时间形成的文件材料按照年度分开，严禁将不同年度的归档文件混在一起。分年度时要注意以下几种情况：第一、按照文件签发日期归入文件形成的年度，而不是归入文件内容针对的年度；

第二、跨年度召开的会议文件，应归入闭会年度；

第三、跨年度处理的案件文件，应归入结案年度；

第四、跨年度的工作项目文件，可归入项目结束年度，也可分年度归档；

第五、跨年度形成的会议记录本，归入结束年度；

第六、两份文件装订在一起作为一件时，应以装订在前面的文件日期为准，归入前面文件所属的年度。

2、分保管期限：按照文书档案保管期限表的规定，根据文件的利用价值，准确判定文件的保管期限，将不同保管期限的文件分开。

严禁将不同保管期限的归档文件混合在一起，文书档案保管期限分为“永久（Y）、30年（D30）、10年（D10）”三种。 

二、归档文件的排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。

1、按“保管期限“排列。将同一保管期限内的归档文件排在一起。

2、按“事由”排列。将同一事由的相关文件集中排列。

3、按“时间”排列。同一事由内或不同事由间的归档文件,应按时间先后排列，即时间早的在前，时间晚的在后。      

4、按“重要程度”排列。同一事由内或不同事由间的归档文件,应按重要程度排列，即重要的在前，次要的在后。

5、按“内容”排列。综合性的在前，专题性的在后。

6、按“相同属性排列”。将机构成立、人事任免、职称评聘、干部调动、工资调整、会议文件、统计报表、内部刊物、简报信息等集中排列。