文书立卷的步骤

文书立卷就是将全宗内已经分类的同类文件材料进一步系统化，并按一定联系和规律，将若干单份文件材料组成案卷。文书立卷的步骤是将一个单位一定时间内的若干文件按照立卷方法和要求组成案卷，以便于管理和查找利用的一系列工作程序。文书立卷工作有以下几个步骤。

拟定立卷类目

立卷类目是详细、具体的立卷方案，包括类号、类目名称、条款号、条款名称、保管期限、备注等。立卷类目是平时文件立卷的指南，是整理归档的参考依据。立卷类目的拟订，是文书处理部门根据工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对可能形成的文件材料按立卷要求和方法，预先编制年度归档文件的类目表。

文件的归类和组卷

文件的归类就是文件处理部门根据文件的分类方案和立卷类目，将办理完毕的文件材料归入所属的类目中。组卷是按照一定的原则和方法，区分不同的保存价值，将已归类的、具有共同文件特征的文件组合成案卷。

卷内文件整理

文件组成案卷后，需要对卷内文件作进一步整理。卷内文件整理的主要工作内容是：整理卷内文件的排列、编号，填写卷内文件目录和备考表。

1.卷内文件的排列。卷内文件排列是将案卷内的文件材料按一定的规律进行系统排列，保持文件间的联系和有序性。

卷内文件可按时间、作者、问题、地区、文件的重要程度和文件名称排列。无论采取哪种方法排列，必须注意保持请示与批复、正件与附件、同一文件的各种不同稿本之间密不可分的联系。

2.编号。卷内文件材料排列后，要进行统一编号，固定次序，以便保管和查找利用。凡是载有文字、图表等内容的页面，均要逐张编页号。页号位置在文件正页的右上角。页号从卷内第一份文件的第一页的右上角编到最后一页。

3.填写卷内文件目录。卷内文件目录位于卷首，介绍卷内文件的内容和成分便于查找卷内文件。主要项目有顺序号、文号、责任者、题名、文件日期、页码、备注。卷内文件目录的填写一般是逐件登记，卷内文件目录各项均应进行逐项填写。

（1）顺序号。填写卷内每份文件排列顺序的编号

（2）文号。填写每份文件的发文字号。

（3）责任者。填写每份文件的作者，要用全称或规范化的简称。

（4）题名。填写每份文件的标题。一般填写原文的标题；原文标题若不能准确反映文件内容，则先写原文标题，然后写上自拟标题并加“[ ]”以示区别；原文若无标题，应根据文件内容自拟标题并加“[ ]”表示。

（5）日期。日期指文件的形成时间。填写文件生效日期（领导签发日期或文件落款日期），年、月、日可用“·”代替，如2006.12.12。年、月、日要齐全。

（6）所在页号。填写每份文件在案卷内的所在页号。

（7）备注。如有其他需要说明的情况则可填入备注。声像材料应用文字说明摄制的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

4.填写备考表。备考表位于卷末，用以说明卷内文件状况，便于管理人员和利用者了解案卷情况。备考表的项目主要有本卷情况说明、立卷人和检查人签名及立卷时间。

（1）本卷情况说明。填写卷内文件数量及缺损、修改、补充、移出、销毁等情况

（2）立卷人。由责任立卷者签名。

（3）检查人。由案卷质量审核者签名。

（4）立卷时间。填写完成立卷的日期，年、月、日要完整。

案卷封面的填写和装订

为了便于文件的保管和利用，要认真填写案卷封面，装订好案卷。

1.案卷封面的填写。卷内文件整理完毕后，要用钢笔或毛笔填写案卷封面，做到字体工整、美观案卷封面的主要项目有：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、档号。封面上的项目要填写齐全、清楚。

（1）全宗名称是立档单位的全称或人物的姓名。

（2）类目名称是全宗分类方案的第一级类目名称。填写一级类目及其下位类目名称。

（3）案卷题名即案卷标题，一般由作者、文件内容、名称组成，是对卷内文件的总概括，揭示卷内文件的内容和成分，为查找利用提供线索。案卷题名是封面中最主要的项目，是编制各种检索工具的基础。

拟写标题是档案编目的主要内容之一。拟写案卷标题的关键是熟悉卷内文件的内容，要求内容概括明确，表述事实准确，基本结构完整，文字简练通顺，概念准确。

2.案卷的装订。案卷的装订是为了固定文件之间的排列顺序，保护卷内文件材料不受损坏，防止散失，便于保管使用。

案卷装订前应注意进行卷内文件的修整，拆除文件上的金属物（包括订书钉、曲别针和大头针等），检查是否有页、重页和倒页等情况，修补受损文件，修复字迹褪色文件，裱糊破损的页面，折看过宽和超长的非规格的文件材料。字迹不清的页面要复制并与原件一同立卷。

文件材料整理取齐后按规定采用三孔一线的方法装订案卷，装订要结实、整齐、美观，不掉页，不倒页，不压字迹，不妨碍阅读。案卷装订后按规定向档案室移交档案。