企业干部职工档案的编目

编号包括类别号、顺序号及页号的编制。具体编制要求是：企业干部职工档案应以一份为单位，每份档案单独编写流水页号。对已编写页号的，按最大的页号计页(履历表、专业技术职务任职资格评审表等);没有编写页号的，应使用铅笔在有内容的档案的每一页正面的右下角、反面的左下角编写页号。对表格凡有要求填写项目的，无论是否填写了内容，均应计页，但封面封底不计页。可用铅笔在每份档案的右上角编写类别号、顺序号、总页数。如3-2-7表示第三大类第二份档案共有7页。每份档案首页的类别号、顺序号、总页数必须与目录登记相符。案卷盒脊背可选择设置编号、姓名、部门、岗位、职称、籍贯等项目。

企业干部职工档案编号应按照一定的顺序对每一卷干部职工档案科学地编号，常用的编号方法有：

(1)姓氏笔画法。以一个人姓氏笔画多少为序，对干部职工档案案卷进行编号的方法。编号步骤是先按姓的笔画多少，由少到多顺序排列，然后在同一姓内按名字第一个字的笔画多少，由少到多顺序排列。

(2)笔形编号法。在“四角号码检字法”的基础上改进而成的一种编号方法。其基本步骤是:将姓按笔形号码分别取号，再将所取号码连成一定的数然后把姓名对其所对应的数字填写到档案盒上，并将档案盒以数字的大小顺序进行排列。

(3)汉语拼音编号法。根据“音序检字法”的原理为干部职工档案进行缩号的一种方法。具体步骤是：先按姓的拼音字母次序排列，然后对同姓的按其名字的第一个字的拼音字母次序排列。

(4)单位编号法。根据人员所在的单位进行编号存放的方法。其优点是便于零散文件归档，方便查找与核对；缺点是遇到有人员变动，档案就需要重新编号。因此，该种方法只适用于人员较少且相对稳定的单位。

(5)职务编号法。根据职务不同进行编号的一种方法。一般按职务的高低顺序排列，该方法便于对重要职工档案进行保护。

(6)分类编号法。按照实际工作的特点及档案的不同性质进行编号的一种方法。先要进行区分，然后再进行编号。

卷内目录表格的左上角应填写员工姓名，右上角填写档号，并应按照排列顺序和规定的格式逐份逐项登录，或逐份逐项录入企业档案信息管理系统。手写登录时，在十大类的每类目录之后要留出适当的空格，以供补充材料用。如通过计算机直接打印可以不留空，但每次增加新内容时须重新打印目录。

(1)类号或序号，即干部职工档案在一个人档案中的分类号或排列顺序号，并在材料右上角标注或盖章。

(2)名称一般照录，对没有题名的应拟定，题名太长的应简化，但必须反映主题内容或性质特点。凡是题文不符的须另行拟定或在目录上加以说明。

(3)时间以材料落款标明的时间为准。

(4)份数以每份完整的档案为一份(含附件)。

(5)页数以每份档案(含附件)为单位进行计数。

(6)备注应注明干部职工档案的变化状况，如抽出档案时，应注明时间及原因。

(7)手写登录时，应做到书写要工整、正确、清楚、美观，不得用圆珠笔、铅笔、荧光笔、红色及纯蓝墨水书写。

企业干部职工档案案卷经过排序后，应将排列好的案卷信息录入企业档案信息管理系统或手工登录到企业干部职工档案台账。录人(登录)项目应包括：编号、姓名、性别、出生年月、籍贯、政治面貌、部门、职务、职称、页数、备注等。

(1)应剔除档案材料上易老化的塑料和易氧化(生锈)的回形针、大头针、订书钉等装订物。

(2)对破损、折皱、卷角和字迹不符合要求的档案应进行必要的加工、修整、打印、抄写、复印、摄影、裱糊等。

(3)对纸张不规则，小于A4的档案应进行裱糊，衬纸一律用A4白纸；对大于A4纸张的档案材料应进行剪裁，但有重要内容不能裁剪的，应按 A4大小进行折叠。

(4)对左侧页边距太窄，无装订位置的材料应加边。

(5)原则上每份档案在整理时必须保持各自独立，不应将多份档案以裱糊或缝纫等形式装订在一起，不便利用和后续补充。

企业干部职工档案根据干部职工档案的多少必须装订成册。档案少，装成一册；档案多可装订成多册，但同一类档案必须保证在同一册。具体要求：

(1)卷内文件材料的排列顺序应与目录相符，目录在卷首，且每类文件材料之间应使用隔页纸区分开。

(2)统一在左侧采用棉线或麻线三孔一线装订，并在卷后系活扣。装订时应在左边留有20毫米~25毫米的装订边，厚度一般不要超过 30 毫米。

(3)装订后应做到结实、四面整齐(至少左、下两边对齐)、美观、不损坏文件、不压字、不倒页、不掉页。

(4)装订好的卷册，应装入牛皮纸档案袋或纸质档案盒，并填写好袋(盒)封面。封面一般应包括档案人的姓名、籍贯、卷号，且姓名不得用同音字或不规范的简化字。