声像类档案整理

1.1 声像类档案二级类目按媒体形式进行分类，具体细分为视频、音频、图像类，同一全宗应保持分类方案的一致和稳定。

1.2 声像类档案档号由全宗号、一级类目代号、二级类目代号、载体代号、保管号组成，各单位可根据需要添加自定义三级类目代号、年度等。

2 组卷(件)

2.1 声像类档案的保管单位为张、册、盘，可按卷或件进行管理。

2.2 对于需要永久、长期保存的以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的声像材料，立档单位还应当将其制成光盘保存。光盘与录音带、录像带和格带等分别组卷/件归档。

3 排列

音频、视频文件可结合专题或内容按照形成时间进行排序，同一年度的照片按顺序排列编号。一次活动或一个专题形成的照片可组成一个或若干个保管单位数量少的可将同一类目同一年度若干次活动或专题的照片组成一个保管单位。底片、照片可以统一保管，也可分开保管，统一保管时，需要满足底片保管要求分开保管时，需彼此形成互见号。接触底片时防止擦伤、损坏。

4 著录

归档单位应在档案管理系统中对归档文件进行著录，著录项内容说明如下。

4.1 题名：介绍声像类档案内容的文字，应简明概括、准确反映音像基本内容，事由、时间、地点、人物、背景等要素齐全(可在备注项中补充说明)。

4.2 责任者：应为声像类档案拍摄人、摄录者的姓名或所在单位名称。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4.3 归档单位：负责归档的单位或部门。

4.4 密级：声像类档案标注的密级。

4.5 保密期限：声像类档案标注的保密期限。

4.6 保管期限：依据归档范围档案划定的存留年限。

4.7 日期：声像类档案拍摄或录制日期。

4.8 归档日期：归档流程办结的时间，可以由档案管理系统自动记录。

4.9 年度：声像类档案形成年度。

4.10 载体类型：按照声像类档案载体类型在系统下拉菜单中选择。

4.11 数量：特殊载体的盘、张、套数等。

4.12 存放位置：实体档案存放的物理位置，库、排、架等。

4.13 时长：声像类档案中音频、视频的记录时间，计量单位为“分钟”。

4.14 电子文件数量：卷/卷内件/件中电子文件数量，特殊载体为载体内包含的电子文件数量。

4.15 电子文件大小：卷/卷内件/件中电子文件的大小，特殊载体为载体内包含的电子文件大小。

4.16 备注：照片、底片、数码照片和照片扫描后形成的图像文件应同的归档并附以文字说明，文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者6要素；音频、视频材料应附以文字说明，文字说明的内容包括事由、主要人物、背景、摄录地点、摄录时间、规格、长度(时间)、摄录者8项。

5 归档移交

5.1 归档时间：声像材料的归档时间与纸质档案保持一致，每年度产生的声像类档案最晚于次年上半年完成实体档案及电子档案的归档；同一事件或项目的声像类档案材料，可在事件或项目办结后，与事件或项目档案同时归档。

5.2 归档审核：归档部门应结合声像类档案归档范围进行认真审核，对声像类档案的真实性、完整性、可用性和准确性负责。审核通过后归档部门通过档案管理系统向档案部门提交归档数据。

5.3 归档交接：归档数据经档案部门核查后，打印《档案交接文据》《企业档案目录》，清点交接声像资料，双方在《档案交接文据》签字，各存一份以备查考。

5.4 对未能按时归档的，由档案部门下发《档案催交通知单》，予以催交。

6 档案整理

6.1 生成档号：档案部门对归档条目进行排序，赋予临时序号，通过档案管理系统既定规则生成档号。

6.2 档号标识：通过档案管理系统打印带档号的二维码，粘贴在声像类档案载体或外包装盒显著位置。

6.3 档案装盒：声像类档案在系统中不进行装盒操作，线下进行装盒管理。

6.4 盒脊背标签：以光盘为存储介质的声像类档案，可在系统中打印光盘封面和光盘盒脊背，进行粘贴。

6.5 归档办结：在档案管理系统中对已生成档号的条目进行归档办结，实体档案入库上架。