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档案管理标准体系的基本特性

发布者:  发布时间:2023-05-22  阅读:2054次
                档案管理标准体系是各种档案管理标准相互依存、相互衔接所构成的有机整体。它是对整案管理标准体作体制和政策、档案管理水平及其标准化程度的综合反映。档案管理标准体系有下面几个基本特性:

档案管理标准体系是由全部档案管理标准共同构成的具有内在联系的整体,各项标准之间互相依存、互相补充,共同发挥作用。每种标准的制订和实施,都需要有关标准与之相配套,否则,其作用就会受到限制,不能产生应有的效果。例如,档案检索标准,就需要档案著录、标引、检索语言。目录组织等各方面标准的相互配合,并要制订相应的细则,才能达到整体效果,促进档案检索工作的发展。

 

 

 

2.协调一致

 

档案管理标准体系的协调性是指各项标准在相关的质的规定方面互相一致、互相衔接、互为条件、协调发展。
档案管理标准体系的协调一致包括档案标准体系之间的相关性协调和与外部标准体系之间的扩展性协调两种形式。
(1)相关性协调。相关性协调是指在某一系列档案管理标准中相关指标的协调一致,如档案分类标引规则和档案主题标引规则在对档案标引深度的规定上应是一致的。
(2)扩展性协调。扩展性协调反映了档案管理标准体系与其他标准体系的联系。如档案著录标引规则与图书等一般文献标引的著录标引规则在项目设置、指标规定上应有所对应,保持一定的协调性。其目的是为档案与图书、资料、网络资源等其他信息资源之间的交流和共享创造条件。

 

 

 

3.比例适当

 

不同种类和不同级别的档案管理标准在标准体系中存在着一定的数量比例关系,它是档案管理各个方面标准状况的量的反映。各项标准在档案管理标准体系中所占比例是由标准的适用面、各项档案管理业务和技术的特点及其工作内容的重要程度以及对标准的需求状况等因素决定的。
档案管理标准体系的构成体现了上述3个基本特性即配套性、协调性和比例性的结合。它是决定档案管理标准体系形成与发展的内在因素,除此以外,下列因素也会影响标准体系的构成:

(1)档案管理体制与政策法规。
(2)档案管理系统的结构特点。
(3)档案管理的发展水平与特点。
(4)档案管理标准化在广度和深度上的发展水平。

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