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人事档案的收集与整理

发布者:  发布时间:2023-05-15  阅读:1781次
 一、人事档案的收集

 

人事档案的收集是人事档案工作的起点,收集工作的好坏直接影响到档案的质量和提供利用的效果。人事档案材料的收集渠道主要有以下五种:

 

(1)通过人事、组织、劳资及其他人事管理部门收集各有关人员的人事档案材料;

(2)通过员工所在的党团组织、政府机关、企业事业单位的有关部门收集有关党团材料;

(3)通过业务部门、科技部门及学校、培训部门收集学历、学识、才干及奖惩材料;

(4)通过纪检、监察、司法及有关部门收集处分或免予处分的决定、查证核实报告、上级批复、个人陈述或检查、法院判决书;

(5)通过本人或报纸杂志及有关部门收集发明创造、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等。

 

在人事档案的收集中,机关单位的干部人事档案有更严格的要求,为确保机关干部人事档案材料的完整与齐全、各机关单位必须建立健全人事档案管理制度,针对机关干部人事档案材料的收集主要包括以下五个方面:

 

(1)建立收集材料的联系制度,及时掌握人事工作动态和信息,通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、助、绩的材料,元实档案内容;

(2)建立常规联系制度,经常交流材料渠道,变“坐等”材料为“主动”索要,指定专人负责,定期或不定期收集干部档案材料,确保干部档案材料齐全;

(3)接到干部任免、工资变动通知后,要及时登记干部职务变动和工资变动情况:

(4)要定期查看干部档案,发现缺少材料和材料不符合要求的情况,要及时登记并向有关部门、单位索取;

(5)根据工作需要有计划地填写干部履历表等,及时充实干部档案内容。

 

新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:

第一,对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;

第二,按照材料的属性、内容确定其归档的具体位置;

第三,在目录上登记材料名称及有关内容;

第四,将新材料放入档案中。应严格按照中共中央组织部(关于印发(干部人事档案材料收集归档规定)的通知》(中组发(200912号)的规定做好干部人事档案材料的收集工作,及时将全面反映干部自然情况和德、能、勤、绩等方面的材料收集归档,元实档案内容。归档材料必须是办理完毕的正式材料,材料形成后需填写干部档案材料收集登记表,并在规定时间内送人事档案室。

收集归档的材料应对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备,要有承办单位或个人署名,有形成材料的时间。

归档材料必须手续完备,凡头尾不清、来源和时间不明的材料,要查清注明后再归档;凡查不清楚或对象不明确的材料,不能归档;凡不符合归档要求、手续不完备的材料,应补办完手续后归档。

凡规定由单位审查盖章的,必须有单位盖章;规定要由本人签字的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等),应有本人签字,本人未签字的,可由归档单位注明。

归档文字材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水书写,不得用复写纸书写。除电传材料、学历学位证书、获奖证书等复印存档外(人事部门与原件核对后盖章),其他归档材料不得用复印件代替原件存档。发现送交的归档材料不符合相关规定的要求的,人事档案管理人员有权通知材料形成部门,补送或补办有关手续。

涉及当事人政治历史问题或其他重要问题的,需要查清而未查清的材料以及未办理完毕的材料,不能归档,应及时移交有关组织处理。要严格清除虚假不实的档案材料,严肃查处伪造制假行为,坚决维护干部档案的真实性。对不属于所管干部的材料及不应归档的材料,应区分情况及时转给有关部门或干部本人。

 

二、人事档案的整理

 

对经鉴别应予归档的材料,应按照2012年中共中央组织部发布的《关于做好文件改版吸干部人事档案有关工作的通知)(组通字(2012]28号)及其他相关政策规范的要求去收集、整理归档。人事档案的整理工作是指对收集起来并经过鉴别的人事档案,按照有关要求,以个人为全宗,进行分类、排列、编号等,并在此基础上不断地对档案内容进行补充的活动。

 

整理方法有集中整理、经常性整理和补充性整理。人事档案整理工作应做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”,通过整理使每个档案达到完整、真实、条理精练、实用的要求。
完整,是指一个人的材料要全部集中在一起以反映全貌,档案中的每件文件材料要完整。
真实,是指人事材料必须经过组织认可方可归档,材料的内容应符合客观实际。
条理,是指人事材料的分类明确,有条有理。
精练,是指人事档案中的文件必须具有保存价值,重复的材料和不属于人事档案的材料均不能归人人事档案。
实用,是指方便利用。
人事档案整理工作的步骤如下所示:分类-复制一技术加工-排序编号-编制卷内目录-打孔与装订-书写卷名一检查验收。
人事档案整理装订成卷后,应进行认真细致的检查,经验收合格后方能入库。

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