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档案发挥作用的规律性

发布者:  发布时间:2023-05-04  阅读:2417次
          档案的作用发挥是客观存在的,并且表现出一定的规律性。研究和掌握这些规律性,有助于科学地组织管理档案工作和进行业务处理。

 

(一)档案作用范围递增

 

当案对其形成单位和对社会的作用具有双重性和过渡性。在档案形成以后相当长的时期内,本单位为解决现实工作问题,需要较为频繁地查阅和利用档案。现时,档案发挥作用的主要对象是本单位,档案的利用者主要限于档案形成单位内。档案对形成单位的作用,是促使形成单位积累档案的动力。档案对其形成单位的作用发挥得越充分,形成单位积累档案的积极性就越高。随着时间的推移,档案的现行效用逐渐淡化以至完结,形成时间较长的档案的现实利用需求逐渐减少,利用率降低甚至消失。这时,档案应该从本单位向社会过渡,档案转移至国家设立的各级各类档案馆和相关的管理部门,利用者的范围从档案形成单位扩展至全社会,继续发挥其作用。

 

(二)档案作用方向转移

 

文件转化为档案以后,不仅从主要发挥现行效用转变为主要发挥历史查考作用,而且发挥作用的方向也会发生一些变化。原始文件的形成往往是出于行政或业务的单一目的或用途,比如:一个房地产契据是出于买卖成交的需要形成的,套基建技术图纸的设计是出于工程的需要形成的。但当它们成为档案后,发挥作用的方向则可能超越其档案形成者的预想,其目的和用途可以扩展到其他的领域比如:房地产契据、账册、员工名册可以作为研究社会或经济问题的资料;基建技术图纸有可能作为边界谈判时维护国家领土完整的证据。

 

(三)档案机密程度递减

 

档案是历史的产物,是在人类活动中产生的,人们的某些活动会涉及国家组织、个人的利益和安全。为了维护国家、集体、个人的利益,对具有机密性的档案需要采取保密措施,一般可分为绝密、机密、秘密等不同等级加以管理。档案作用和价值的实现被限制在可以接触这些档案的利用者范围内。在这方面我们应该按照国家的有关规定执行。
同时,我们又应该看到,档案的机密性不是一成不变的,随着时间的推移和条件的变化也会发生变化。除了有些涉及国家政治、军事机密和科学秘密的档案仍须保密以外,其他一些档案就可公之于众而不再保密了。一般来说,档案机密性的逐渐弱化是一个总的趋势,表现为档案机密性的强弱与档案保管时间成反比。档案管理者应该善于利用档案机密程度递减的规律,依法逐渐扩大档案的开放范围使档案的价值得到更广泛的实现。

 

(四)档案作用的发挥取决于一定的条件

 

档案的作用是客观存在的,但它是潜在的,不会自发地发挥出来。档案的作用——社会效益和经济效益发挥得如何,取决于一定的条件。

 

1.社会环境。社会环境包括社会制度、国家的法制情况和方针政策、社会的经济发展水平等,它们都直接地影响着档案作用发挥的程度、方向等。良好的社会环境能够使档案的作用得到充分的发挥。现在,在党的正确方针、路线的指引下,档案工作已走上正常发展的轨道,档案作用得到了较好的发挥。

2.社会的档案意识。档案意识是指人们对档案的认知水平和认识程度,表现为人们对档案的需求程度和档案工作者能满足需求的程度。人们若具有较强的档案意识,就会促进档案利用的需求,档案作用发挥得就好,产生的社会效益、经济效益就高;如果人们档案意识淡薄甚至没有档案意识,即使有利用档案的需求也难以转换为利用档案的现实行为。同时,档案工作部门服务意识强,档案的作用也就发挥得更充分。我们要加强档案的宣传工作,增加档案工作的透明度,通过各种形式提高人们对档案工作的认识。

3.档案的管理水平。要使档案更好地发挥作用,必须采用科学、现代化的管理方法,使档案在提供利用上保持良好的服务状态,提高档案的利用率。相反,如果档案管理不善,需要时无从查找,服务质量低下,查询手段落后,合理的拒用率很高,就会严重影响档案作用的发挥。因此,深入开发档案信息资源,提高档案科学管理水平,加速实现档案管理的现代化,提供优质高效的档案利用服务,是今后档案工作的重要任务。


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