文书档案整理工作的原则

总之，保持文件之间的历史联系是充分实现档案作用的重要条件。一般地说，只有档案所反映的形成过程体现在某项社会活动的文件有机体系之中，特定的档案文件的功能才能显现出来。反之，则会损害档案文件的保存价值和实际作用。因此，保持文件之间的历史联系，应当成为整理档案的一条基本准则。对于保持文件之间的历史联系，应该辩证地去看待和处理。一方面应该根据文件情况，善于找出和保持文件之间最紧密的联系;另一方面，又要从档案整理工作的全过程出发，力求从档案的来源、内容、时间和形式等各方面，全面地保持其联系。要把握保持文件联系的客观限度，又要发挥主观能动性，从特定的整理对象出发，对整理方法进行优选，才能使文件之间的历史联系保持到最佳状态。

2.整理应当充分利用原有的整理基础

我国档案界惯称的所谓“利用原基础”整理档案，是多年来实践已经证明的一种比较切实有效的办法，它的含义和要求主要表现在以下三个方面。

(1)充分地重视和利用先前的整理基础，不要轻易打乱重整。对于已经整理而有规可循、有目可查的档案，应力求保持其原有的整理体系，或者不再重新整理，而通过完善检索工具等其他环节进行弥补，或者只作必要的部分加工整理。如果只根据一时的需要和某种管理要求，改变原来的整理体系，则会对档案造成一定的损毁。

(2)在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。对于必须进行一定的整理的档案，要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的，对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。对先前整理不当以至明显错误的地方，也要经过仔细研究，掌握了有关情况之后，再加以改动和纠正。坚持充分利用原基础的原则，不仅体现了对前人劳动的尊重，而且也有利于提高档案整理工作的效率、保证档案整理的质量。它既是为实践所证明的一种比较切实的整理方法，亦是科学地组织整理工作的一条原则。

(3)整理后的档案必须便于保管和利用。便于保管和利用，是对档案整理工作提出的根本要求。在整理档案时，应当灵活地运用保持文件之间的历史联系的原则。但保持文件之间的联系不是整理档案的主要目的，便于保管和查找利用才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。因此，应从便于保管和利用的要求出发，选择恰当的整理方法。此外，为了实现这一根本性要求，还应综合考虑到文件的保管期限、机密性、载体类型、书写材料、数量方面的因素，以保证整理工作科学地进行。