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知识分享荣誉档案的整理

发布者：　　发布时间：2023-02-16　　阅读：2422次

荣誉档案是指反映单位主要职能、社会地位、技术力量、工作成果等方面的证书、奖旗、奖状、奖杯、奖牌、奖章及赠品等印证物。

(一)荣誉档案的归档范围

(1)奖品：奖旗、奖状、奖杯、奖牌、奖章等受奖物品。

(2)证书：荣誉证书、认可证书等。

(3)纪念品：纪念册、纪念杯、纪念画、题词，等等。

(二)荣誉档案的整理要求

(1) 必须完整、齐全。

(2)以物件为立档单位，一件一卷。

(3)统一编号，装盒、上柜、集中保管。按不同属类和载体放人存放位置。如奖旗、奖状等物品分别装盒编号、装箱上架，无法装盒的实物可摆放在阅览室资料柜中。有条件的单位，也可以建立专门的荣誉档案室(展览、库房两用)。

(4)荣誉档案要编制卷内目录一式二份，一份集中装成案卷目录册,一份粘贴在案卷盒内。

(5)荣誉档案盒封面要盖上大类号、属类号、件号。

(6)荣誉档案要分别拍成照片，按照片档案要求保存。

(7)荣誉档案作专门档案单独保管。

(三)荣誉档案的整理步骤

1. 分类

荣誉档案通常可分为证书、奖旗、奖状、奖杯、奖牌、奖章、赠品等七类。如果数量大，还可以再往下划分为世界级、国家级、省(部)级、市级、县级等不同的等级。

2.排列编号

荣誉档案按奖品、证书、纪念品颁发时间先后各编流水号，档号的模式仍然是分类号+顺序号，注意这里的顺序号是件号。荣誉档案的编号是自成一大类的。

3. 编写说明

要对每一件荣誉档案编制简要的说明，如时间、地点、获奖者、获奖项目、获奖级别等内容。

4. 拍成照片

荣誉档案编好件号和写好说明后，应将所有归档的证书、奖旗、奖杯等荣誉档案逐一拍成照片，纳入照片档案管理。

5. 编写目录

荣誉档案目录的项目有：

(1)序号：同类荣誉档案件号，用阿拉伯数字依次填写。

(2)档号：分类号+顺序号，如RY1-1。

(3)题名：获奖项目名称，如xx局xx年度xx先进单位奖牌。

(4)获奖者：指获奖部门或个人。

(5)获奖时间：以8位阿拉伯数字标注。例如，2011年12月25 日标注为：20111225。

(6)获奖等级：获得什么级别的奖，就填写什么级别，如“国家级”、“国家二级”、“省级”等。

(7)颁奖单位部门：指颁奖部门。

(8)备注：最好填写所获荣誉档案拍成照片的照片档案号。

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