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档案存放

发布者:  发布时间:2021-11-12  阅读:1243次

(一)基本要求

1.档案排架应按照从左至右、自上而下的方法,在同一保管期限内按卷号或盒号顺序排列,系统的反映档案类目设置的具体顺序。

2.档案要以全宗顺序按不同保管期限永久、30年、10年分别排放,原则上不同期限要另起一行。

档案在密集架内存放也要用迂回式,不论在密集架哪一面,在面对档案时,档案都是由左至右,从上到下的顺序,摆放密集架(档案橱)的顺序一样要从左至右排列,并且一个库房内,只能有一个顺序号。

3.档案在装具中的存放方式:

竖放:方便利用,通常档案都以这个形式存放;

平放:利于保护档案,但存取不方便。主要适用于珍贵档案、质地较软、幅面宽大的档案,如建筑类图纸,各单位或个人出版的大型画册和图册,大幅的照片,纸质比较软的报刊和字画等。

4.在调阅后要及时放回原处,按之前顺序有序排列。

这样做一是整齐规范,方便下一次继续查找,二是按照顺序排列一目了然,容易发现案卷是否缺失。

(二)档案库房的防尘和除尘措施

1.新接收的档案经除尘和消毒后方能入库。

案卷在入库之前一定要进行清理。除尘方法一般使用吸尘器或干抹布,去掉表面浮尘。如果有因长时间存放,凝固卷皮上去不掉的灰垢,可以用拧干的抹布轻轻擦掉,然后放在通风的阴凉处风干。

除尘后,档案在进入库房前还要进行消毒,消毒的方法:第一种是用消毒机进行消毒,档案消毒一般用柜式和壁挂式,属于气体消毒,用的是臭氧消毒,一般用于数量不是太多的

档案进库前消毒;第二种是紫外线消毒,一般用于一些实物档案的进库前消毒,用的是紫外线灯一般荧光灯灯座都可使用;第三种是熏蒸法,就是用一些药品产生大量挥发性烟雾,

使烟雾挥发到整个房间,优点是不会有死角,这是在大型档案库房、图书馆、展览馆常用的方法。

2.配备吸尘器,加密封门或过渡门,防止污染气体进入库房。有条件的单位应配备工作服和鞋套。

(三)档案库房的防火与防盗措施

1.档案库区必须配备适合档案用的消防器材,并按设备要求定期检查、更换。

2.安全使用电器设备,定期检查电器线路。库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品。

3.档案库房宜安装火警及防盗报警装置,并有切实可行的防盗措施。

(四)档案库区照明管理的要求

1.档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源,照度不超过

100勒克斯。如采用荧光灯时,应对紫外线进行过滤。

2.档案库房不宜采用自然光源,有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。

3.档案在任何情况下均应避免阳光直射。

 



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