录音录像档案整理要求及全流程规范

在档案管理工作中，录音录像档案以声音、影像为核心载体，真实记录着各项工作活动、重大事件、重要人物的原始面貌，是具有凭证、查考和保存价值的特殊档案类型，广泛应用于机关、团体、企事业单位及各类社会组织的职能履行过程中。不同于纸质档案，录音录像档案载体多样、易损坏、易失真，其整理工作需严格遵循行业标准，兼顾规范性、安全性与可用性。本文参考依据《录音录像档案管理规范》（DA/T78—2019），为大家全面拆解录音录像档案的整理要求与核心内容，帮你避开整理误区，实现规范化管理。

一、整理要求：把握4大核心原则

录音录像档案的整理，需以《录音录像档案管理规范》（DA/T78—2019）为准则，贯穿“集中管理、过程管理、便于利用、安全保密”四大基本原则，从技术与管理两个层面，确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性，为后续保管、利用、移交奠定基础。

同时，需明确各部门职责：形成部门负责录音录像文件的收集、整理、著录和归档；档案部门负责制定管理制度、指导规范操作，并承担接收、保管、利用等管理工作；信息化部门提供技术支撑；保密部门监督涉密档案管理，形成多方协同的管理体系。

二、核心整理内容：从收集到归档的全流程规范

录音录像档案的整理是一个系统性工程，涵盖“收集—分类—著录—编号—装订—归档”六大核心环节，每个环节都有明确的操作要求，缺一不可。

（一）收集环节：应归尽归，确保完整真实

收集是整理工作的前提，核心是“全面、真实、及时”，避免遗漏有价值的录音录像资料，同时杜绝无效、失真素材。

1.收集范围：需重点纳入具有保存价值的各类录音录像文件，主要包括：

工作核心类：本单位重要会议、外事活动、重点工程、工作调研、执法司法等职能活动形成的录音录像；

重大事件类：主办或承办的地区性政治、经济、文化、体育等重大活动，以及处置重大自然灾害、事故、突发事件形成的影像记录；

人物相关类：上级领导、著名人物来本单位检查视察，以及本单位重要人物、老员工访谈、工作场景等相关录音录像；

其他类：记录本地区地理概貌、城乡建设、民风民俗，以及其他具有凭证、查考价值的录音录像文件。

2.收集要求：

素材真实完整：录音录像文件需客观反映主题内容，画面完整端正、声音清晰无杂音，原始素材与后期编辑制作的文件需一并收集；

载体规范：优先收集原始载体（如录音带、录像带、一次写光盘等），同时同步收集数字副本，模拟信号文件需按规范完成数字化转换；

及时移交：各单位在履行职能活动中形成的、具有保存价值的录音录像文件应及时归档；

关联材料同步收集：重大活动的文字说明、会议纪要、照片等相关材料，需与录音录像文件一并收集，形成完整档案体系。

（二）分类环节：科学划分，条理清晰

分类的核心是“逻辑清晰、便于检索”，需结合本单位实际，遵循“同全宗内分类方法统一、不随意变更”的原则，常用分类方式有两种，可任选其一：

1.按“年度—保管期限”分类：先按形成年度划分，再在每个年度内，按保管期限（永久、定期30年、定期10年）划分，适用于多数单位；

2.按“保管期限—年度”分类：先按保管期限划分，再在每个保管期限内，按形成年度划分，适用于录音录像档案数量较多、保管期限差异明显的单位。

此外，可在上述分类基础上，按活动类型、载体类型（录音、录像）进一步细分，确保每一份档案都能精准归类，避免杂乱堆放。

（三）著录环节：精准填写，便于查考

著录是录音录像档案“可利用”的关键，需对每一份档案进行详细、准确的信息登记，相当于给档案“贴标签”，推荐使用电子档案管理系统完成，未配备系统的可使用通用电子表格手工著录。

核心著录项（必选）：

基本信息：档号、题名、形成单位、形成日期、载体类型、文件格式；

内容信息：主题内容、人物、地点、时长（录音/录像）；

管理信息：保管期限、归档日期、著录人、审核人、原始载体编号；

备注信息：特殊说明（如涉密等级、修复情况、数字化转换信息等）。

著录注意事项：需如实填写，不得遗漏、篡改，模拟信号文件的数字副本著录要求与电子文件一致，可根据实际需求增加扩展著录项。

（四）编号环节：唯一标识，规范统一

编号的核心是“唯一可识别”，确保每一份录音录像档案都有专属编号，便于后续保管、检索和移交，编号需遵循以下要求：

1.编号规则：结合分类方式，按“Z001全宗-录音档案·2025年度·永久·LL部门-第0001件”编制，示例：“Z001-LY·2025·Y·LL-0001”（Z001为全宗号，LY为录音，2025为年度，Y为永久，LL为部门，0001为顺序号）；

2.编号标注：编号需清晰标注在载体（如光盘、硬盘）和档案盒上，电子档案需在文件名中体现编号，确保与著录信息一致；

3.顺序连贯：同一分类类目下，编号需连续，不得跳号、重号，新增档案按顺序顺延编号。

（五）装订与载体保管：保护档案，延长寿命

录音录像档案的载体（光盘、磁带、硬盘等）易受环境影响损坏，装订与保管需重点做好防护：

1.载体装订：

光盘、磁带：放入专用保护盒，标注档号、题名、形成日期，避免划痕、挤压；

硬盘、U盘等移动载体：单独存放于防磁、防震保护套，做好防静电处理；

档案盒：选用防磁、防潮、防火的专用档案盒，盒内放置说明页，注明盒内档案的基本信息、数量、保管要求。

2.载体保管要求：

环境要求：存放于温度14-24℃、相对湿度45%-60%的专用档案柜，远离磁场、强光、高温、潮湿环境；

数字备份：电子档案实行“本地+云端+异地”三重备份，每月校验数据完整性，每2年对老旧文件进行转码、修复；

涉密档案：单独存放，标注涉密等级，严格执行保密管理规定，严禁擅自复制、传播。

（六）归档环节：规范移交，闭环管理

归档是整理工作的收尾，需完成交接手续，确保档案顺利移交至档案部门，实现闭环管理：

1.归档前审核：核对录音录像文件与著录信息的一致性，检测文件格式是否符合规范：

音频： 采样率不低于44.1kHz；

视频： 比特率不低于8Mbps；

录像格式包括 MPG、MP4、FLV、AVI 等，但MPG（MPEG-2）在档案领域通常被视为更长期保存的推荐格式之一，而MP4 是通用格式；

查杀病毒。

2.交接手续：填写《录音录像文件归档登记表》，明确移交人、接收人、移交日期、档案数量、载体情况等，双方签字确认。

3.电子归档：已在电子档案管理系统整理的电子文件，在线完成归档程序，系统自动赋予唯一标识符；原始载体离线归档，导入系统并完成挂接。

三、常见整理误区，避开这些坑！

在录音录像档案整理过程中，很多人容易陷入误区，导致档案失真、丢失或无法利用，重点避开以下3点：

误区1：只存电子文件，不保留原始载体。原始载体是档案真实性的重要凭证，即使有数字副本，也需妥善保存原始载体；

误区2：著录信息简略，仅标注文件名。著录信息不完整，会导致后续无法快速检索，失去档案的查考价值；

误区3：载体随意存放，不做防护。光盘、磁带等载体受环境影响大，随意存放易导致划痕、磁化，造成档案损坏。

四、总结：规范整理，让档案“活”起来

录音录像档案是历史的“活化石”，其整理工作不仅是对档案的保护，更是对历史记忆的传承。遵循《录音录像档案管理规范》，严格落实“收集全面、分类科学、著录准确、保管安全、归档规范”的要求，才能确保每一份录音录像档案都能长久保存、有效利用。

无论是机关单位的公务记录，还是企业的品牌留存、社会组织的活动纪实，规范整理录音录像档案，都能让这些珍贵的“声像记忆”发挥更大价值，为工作查考、历史追溯、文化传承提供有力支撑。

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