在档案管理工作体系中，归档作为连接文件形成与档案保管利用的关键环节，其整理模式直接决定档案管理的规范化水平与利用效率。按卷归档与按件归档是我国档案管理领域两种核心的整理归档模式，分别对应不同历史阶段的档案管理需求与文件形成特征。二者在整理逻辑、操作规范、适用场景等方面存在显著差异，准确厘清其核心区别，对提升档案整理质量、优化档案资源利用效能具有重要实践意义。本文将从多维度系统剖析两种归档模式的差异，为档案管理实践中的模式选择提供专业参考。
按卷归档是传统档案管理中占据主导地位的归档模式，其核心定义为：将若干具有内在联系的文件材料，按照既定标准组合形成“案卷”，并以案卷为基本管理单元开展后续的编号、编目、保管等工作的归档方式。该模式以“保持文件之间的有机联系、维护档案的成套性与系统性”为核心整理原则，强调通过人工干预构建文件间的逻辑关联，确保档案能够完整反映特定工作活动的全过程。按件归档则是伴随信息化时代发展兴起的新型归档模式，依据《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）定义，其以“件”为基本管理单元，对办理完毕且具备保存价值的文件材料直接进行组件、分类、排列、编目等整理工作，无需经过组卷环节，核心优势在于简化整理流程、提升检索效率。
一、整理逻辑与核心原则的差异
按卷归档的整理逻辑呈现“系统化聚合”特征，核心遵循“来源原则”“事由原则”与“成套性原则”。在整理过程中，档案人员需深入分析文件形成的机构、职能活动、时间范围等要素，将分散的文件材料按照“年度—机构—问题—保管期限”的分类体系进行聚合组卷。例如在整理基建项目档案时，需将项目立项批复、规划设计方案、施工图纸、验收报告等分散文件整合为一个完整案卷，确保案卷能够全面反映项目从立项到竣工的全流程。这种整理逻辑强调人工对文件关联的主观判断，通过案卷的构建实现文件历史联系的固化，便于利用者系统查阅特定事件或项目的完整档案资料。
与按卷归档的系统化组卷逻辑不同，按件归档的整理逻辑呈现“个体化拆分”特征，核心遵循“简化整理、深化检索”原则。该模式弱化了人工对文件关联的主观聚合，以文件的自然形成状态为基础确定“件”的构成单元。根据《归档文件整理规则》，“件”的构成既可以是单份独立文件，也可以是具有紧密关联的文件组合，如正文与附件、正本与定稿、转发文与被转发文等可合为一件。按件归档无需构建案卷层级，直接以“件”为单位进行分类排列，其逻辑核心在于通过简化实体整理流程，将档案关联的构建任务转移至数字化检索系统，借助关键词、文号、责任者等多元检索要素实现文件的快速定位，更适应信息化时代档案管理的高效化需求。
二、操作流程与规范要求的差异
按卷归档的操作流程具有较强的繁琐性与规范性，需经过组件、分类、组卷、编页、拟写案卷题名、编制案卷目录等多个核心环节。在组卷环节，档案人员需根据文件的关联程度确定案卷的构成范围，确保卷内文件主题统一、逻辑清晰；编页环节需对卷内文件逐页用铅笔编制页码，标注于文件正面右上角或背面左上角，空白页不编页；拟写案卷题名是按卷归档的关键环节，要求准确概括卷内文件的核心内容、形成时间、形成机构等要素，如“2025年学校行政办公会会议记录及纪要”，题名的准确性直接影响后续检索效率；最后需编制案卷目录，详细记录案卷号、题名、起止时间、页数、保管期限等信息，形成系统化的检索工具。此外，按卷归档对案卷的装订形式也有严格要求，通常采用线装或胶装方式，确保案卷的整体性与耐久性。
按件归档的操作流程则呈现简化性与便捷性特征，核心环节包括组件、修整、装订、分类、排列、编号、编目等，省去了组卷、拟写案卷题名等繁琐环节。在组件环节，需严格按照“件”的构成标准确定整理单元，避免文件拆分或聚合不当；修整环节主要对字迹模糊、破损的文件进行修复，去除文件上的订书钉、曲别针等金属装订用品，对超大尺寸文件进行折叠；装订环节要求牢固、安全、简便，可采用不锈钢订书钉、胶装等方式，确保文件不损页、不倒页、不压字；编号环节需在分类方案最低一级类目内为每件文件编制件号，采用4位阿拉伯数字标识，不足4位的前面用“0”补足；编目环节需逐件编制归档文件目录，记录件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限等信息，目录可打印装订成册并保留电子版本。相较于按卷归档，按件归档大幅简化了人工操作流程，降低了对档案人员主观判断的依赖。
三、适用场景与文件类型的差异
按卷归档更适用于文件形成具有较强成套性、关联性的领域，尤其适配于教学类、科研类、基建类、招投标类、设备类、声像类等文件材料的整理。这类文件通常是围绕特定项目、任务或活动形成的，分散保存会破坏其历史联系与完整性。例如在科研项目档案整理中，需将项目申报书、可行性研究报告、实验记录、成果鉴定报告等文件组卷归档，才能完整反映科研项目的研究历程与成果；基建项目档案则需将立项批复、规划许可证、施工图纸、验收报告等文件整合为案卷，确保基建项目档案的成套性。此外，按卷归档也适用于历史档案的整理，能够有效维护历史文件的原始关联，便于研究者系统查阅特定历史时期的档案资料。
按件归档则更适用于文件形成分散、单体独立性强的文书档案，尤其适配于党群类、行政类、外事类、财会类、实物类等文件材料的整理。这类文件多为机关单位在日常职能活动中形成的，如通知、通报、报告、请示、批复、函等，单份文件即可完整反映特定事项。例如机关单位的日常行政通知、人事任免文件、财务报销凭证等，均适合以件为单位进行归档整理。随着信息化时代的发展，电子文件数量大幅增长，按件归档因其整理流程简化、便于数字化录入与检索的优势，也成为电子档案归档的主要模式。根据《归档文件整理规则》，按件归档的适用范围已扩展至各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的文书档案整理，成为当前档案管理的主流模式之一。
四、检索效率与管理成本的差异
按卷归档的检索模式呈现“层级化检索”特征，利用者需先通过案卷目录查找对应案卷，再通过卷内文件目录查找具体文件，检索流程相对繁琐。这种检索模式的效率受案卷题名准确性与目录完整性的影响较大，若案卷题名拟写不准确或目录信息不完整，极易导致检索偏差。同时，按卷归档的管理成本较高，组卷、拟写题名、编制多级目录等环节需要耗费大量的人工成本与时间成本，且案卷的保管需要占用更多的存储空间。在数字化转型过程中，按卷归档的案卷拆分与数字化录入工作量也相对较大，不利于档案资源的快速共享与利用。
按件归档的检索模式呈现“直接化检索”特征，利用者可通过归档文件目录中的文号、题名、责任者、时间等多元要素直接定位具体文件，无需经过案卷层级的检索，检索效率大幅提升。尤其在数字化档案管理系统中，按件归档的优势更为凸显，可通过关键词检索快速筛选出所需文件，有效降低了检索时间成本。在管理成本方面，按件归档省去了组卷等繁琐环节，人工整理成本显著降低；同时，以件为单位的保管方式也更节省存储空间，便于档案库房的优化管理。在数字化录入过程中，按件归档可直接对单份文件进行扫描、录入，数字化效率更高，更适应档案资源信息化共享的需求。
五、实践应用中的选择策略
在档案管理实践中，按卷归档与按件归档并非相互排斥，而是应根据文件类型、管理需求与利用场景灵活选择。对于成套性强、关联性高的项目类、专业类文件，如科研、基建、设备等档案，应优先采用按卷归档模式，确保文件的历史联系与完整性；对于日常行政文书、电子文件等分散性强、独立性高的文件，应采用按件归档模式，提升整理效率与检索便捷性。
需要注意的是，无论采用哪种归档模式，都必须严格遵循相关国家标准与行业规范，如按卷归档需遵循《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008），按件归档需遵循《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）。同时，在信息化时代背景下，档案管理应实现两种归档模式的优势互补，通过数字化技术将按卷归档的案卷信息与按件归档的文件信息整合至统一的档案管理系统，构建“实体整理规范化、检索利用数字化”的管理体系，最大化提升档案资源的管理效能与利用价值。
综上所述，按卷归档与按件归档在整理逻辑、操作流程、适用场景等方面存在显著差异，分别适应不同类型文件的管理需求。随着档案管理信息化水平的不断提升，按件归档已成为主流模式，但按卷归档在特定专业领域仍具有不可替代的价值。档案管理人员应准确把握两种归档模式的核心区别，结合实际工作需求科学选择归档方式，推动档案管理工作向规范化、高效化、数字化方向发展。 |
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