什么是建筑工程档案？

一、建筑工程档案的核心与本质

建筑工程档案（以下简称“工程档案”）是指在建筑工程全生命周期中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。它是工程建设活动的真实写照，是工程质量与安全的重要凭证，更是工程后续管理、维护、改造及争议解决的核心依据。

真实性：所有档案材料必须真实反映工程建设的实际过程和结果，不得虚构、篡改或伪造，这是其作为法律凭证和技术依据的基础。

系统性：工程档案并非零散材料的堆砌，而是按照工程建设的逻辑顺序和专业分类，形成的完整、连贯的记录体系。从项目建议书、可行性研究报告到施工图纸、验收文件，再到竣工图、维护记录，各个环节的档案相互衔接、互为补充，全面覆盖工程建设的全过程。

专业性：工程档案涉及建筑、结构、给排水、暖通、电气、智能化等多个专业领域，其编制、整理、归档需遵循各专业的技术标准和规范。

此外，工程档案还具有法定性、长期性等特征。

二、建筑工程档案的核心构成

（一）工程准备阶段档案

立项审批文件：项目建议书及批复文件、可行性研究报告及批复文件、项目核准或备案文件、建设用地规划许可证、国有土地使用证等。这类文件明确了工程的建设目的、规模、选址、用地性质等核心信息，是工程合法建设的前提。

勘察设计文件：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、地形测量图、初步设计文件及批复、施工图设计文件及审查合格书、设计变更文件及审批记录等。勘察文件为设计提供了地质、水文等基础数据，设计文件则明确了工程的结构形式、施工工艺、技术参数等核心内容，设计变更文件记录了设计方案的调整过程及依据。

招投标与合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、施工合同、监理合同、勘察设计合同、材料设备采购合同等。这类文件明确了建设单位、施工单位、监理单位等各方的权利和义务，是工程建设过程中各方合作的法律依据，也是解决合同争议的重要凭证。

开工审批文件：建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证、消防设计审核意见书、环保审批文件、施工组织设计审批文件等。这类文件标志着工程已具备开工条件，是工程合法开工的重要证明。

（二）施工阶段档案

施工管理文件：施工日志、监理日志、工程例会纪要、施工组织设计及专项施工方案及审批记录、技术交底记录、工程暂停令及复工报告、工程进度计划及执行情况报告等。这类文件记录了工程施工的组织管理过程，反映了施工进度、质量、安全等方面的控制情况。

技术与质量控制文件：原材料、构配件、设备的质量证明文件及进场检验记录、见证取样送检报告、隐蔽工程验收记录、分项工程检验批质量验收记录、分部工程质量验收记录、工程质量问题处理记录及整改报告等。这类文件是工程质量的直接反映，是确保工程质量符合规范要求的关键凭证。

安全与文明施工文件：安全生产责任制、安全施工规章制度、安全技术交底记录、施工现场安全检查记录、安全事故应急预案及演练记录、安全事故报告及处理记录、文明施工措施落实记录等。这类文件记录了工程施工过程中的安全管理和文明施工情况，是保障施工人员安全和施工现场环境的重要依据。

进度与投资控制文件：工程进度款支付申请及审批记录、工程量签证单、工程变更价款计算书、索赔文件及处理记录等。这类文件记录了工程进度和投资的控制过程，是工程价款结算的重要依据。

（三）竣工验收阶段档案

竣工报告与验收申请文件：施工单位编制的工程竣工报告、监理单位编制的工程质量评估报告、建设单位提出的竣工验收申请文件等。

竣工验收记录与报告：竣工验收会议纪要、单位工程竣工验收记录、专项验收报告、竣工验收备案表及备案文件。这类文件标志着工程已通过验收，符合使用条件，是工程正式投入使用的重要证明。

竣工图：竣工图是工程竣工后，根据实际施工情况对施工图进行修改或补充后形成的图纸，是工程实际状况的直观反映。竣工图需加盖竣工图章，注明修改依据、修改日期、编制人、审核人等信息，确保其准确性和有效性。竣工图包括建筑竣工图、结构竣工图、给排水竣工图、暖通竣工图、电气竣工图、智能化竣工图等各专业竣工图。

工程结算与审计文件：工程竣工结算书、结算审核报告、工程造价审计报告等。这类文件明确了工程的最终造价，是工程价款支付的最终依据。

（四）竣工后使用与维护阶段档案

使用说明书与技术资料：工程使用说明书、设备运行维护手册、材料使用说明等，为工程的日常使用和维护提供技术指导。

维护与维修记录：工程日常维护记录、设备检修记录、故障维修记录、更换零部件记录等，反映了工程使用过程中的维护情况，为后续维护和改造提供参考。

改造与扩建文件：工程后续改造、扩建过程中形成的勘察设计文件、施工文件、验收文件等，记录了工程的变更情况，确保改造、扩建工程与原工程的衔接。

报废文件：工程达到使用年限或因其他原因报废时形成的报废申请、审批文件、报废处置记录等，标志着工程生命周期的终结。

三、建筑工程档案的管理规范与要求

（一）管理依据

法律法规：《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》等，明确了工程档案管理的法定责任和要求。

行业标准：《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）、《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009）、《城市建设档案著录规则》（DA/T28-2018）等，规定了工程档案的归档范围、整理方法、著录规则、保管期限等具体要求。

地方规定：各省市根据国家法律法规和行业标准，制定了本地的工程档案管理规定，如《北京市城市建设档案管理办法》《上海市建设工程档案管理规定》等，需结合地方要求执行。

（二）管理责任主体

建设单位：是工程档案管理的总负责单位，负责组织、协调勘察、设计、施工、监理等单位的档案编制工作，对工程档案的真实性、完整性、规范性进行审核，最终向城建档案管理部门移交符合要求的工程档案。

施工单位：负责编制施工阶段的各类档案材料，确保材料的真实、完整、及时，接受建设单位和监理单位的监督检查，竣工后向建设单位移交施工档案。

监理单位：负责对施工单位编制的档案材料进行审核，编制监理日志、监理规划、监理实施细则、工程质量评估报告等监理档案，竣工后向建设单位移交监理档案。

勘察设计单位：负责编制勘察报告、设计文件、设计变更等勘察设计档案，竣工后向建设单位移交勘察设计档案。

城建档案管理部门：负责接收、保管、利用城建档案，对工程档案的移交进行审核，监督检查工程档案管理工作。

（三）归档范围与保管期限

归档范围：根据《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014），工程档案的归档范围包括工程准备阶段文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图、声像档案、电子档案等。凡对工程质量、安全、后续使用和管理具有保存价值的文件材料，均需纳入归档范围。

永久保管：指工程档案需永久保存，不得销毁，适用于对国家和社会具有重大意义的工程档案，如重点工程的立项审批文件、竣工验收文件、竣工图等。

长期保管：指工程档案的保管期限为工程的设计使用年限，一般为50年或更长，适用于对工程后续使用和管理具有重要参考价值的档案，如施工技术文件、质量控制文件、维护记录等。

短期保管：指工程档案的保管期限为10-20年，适用于对工程后续使用和管理参考价值较小的档案，如部分招投标文件、进度计划文件等。

（四）档案整理与归档要求

整理原则：工程档案的整理需遵循“分类科学、组卷合理、编号规范、装订整齐”的原则，确保档案的系统性和可查性。

分类方法：常用的分类方法有按专业分类、按阶段分类、按文件类型分类，可根据工程实际情况选择合适的分类方法。

组卷要求：将同一类别、同一阶段或同一问题的文件材料组成一卷，卷内文件需按形成时间或逻辑顺序排列，编写卷内目录和备考表。卷内目录需注明文件编号、文件名称、形成单位、形成日期、页数等信息，备考表需注明卷内文件的完整性、修改情况、立卷人、审核人等信息。

编号规则：档案编号需具有唯一性和可追溯性，一般由项目代码、分类代码、卷号、件号等组成。

装订要求：档案装订需牢固、整齐，便于查阅和保管。文字材料一般采用线装或胶装，图纸采用折叠式装订，折叠后的图纸尺寸需符合档案盒的规格。

电子档案要求：电子档案需与纸质档案保持一致，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案的格式需符合相关标准，需进行备份和加密处理，定期进行检测和迁移，防止数据丢失或损坏。

（五）档案移交与验收

移交时间：工程竣工验收合格后3个月内，建设单位需将整理合格的工程档案移交至城建档案管理部门或其他指定的档案保管单位。

移交内容：移交的档案包括纸质档案、电子档案、声像档案等，需同时提交档案移交清单，清单需注明档案的类别、卷数、件数、保管期限、移交单位、接收单位、移交日期等信息。

验收要求：城建档案管理部门对移交的档案进行审核验收，审核内容包括档案的完整性、真实性、规范性、准确性等。验收合格的，出具档案接收证明；验收不合格的，需退回建设单位限期整改，整改合格后重新移交。